Cunoscută și sub denumirea de scrisoare de cerere de rambursare, o scrisoare de rambursare este un document care citează o situație financiară specifică care există între două părți și identifică necesitatea ca una dintre acele părți să primească o rambursare a totalității sau a unei părți a unei contribuții financiare făcute ca parte a unei tranzacții financiare. Conținutul real al scrisorii poate fi oarecum informal sau poate fi foarte detaliat și formal, în funcție de circumstanțele din jurul tranzacției. Există o listă de bază de elemente de abordat în textul scrisorii, inclusiv furnizarea de informații de identificare cu privire la tranzacția în cauză, valoarea rambursării solicitate și tipul de condiții de plată considerate acceptabile.
Cu majoritatea formatelor de scrisori de rambursare, prima sarcină este identificarea motivului rambursării. De exemplu, dacă un membru al unui club de sănătate a oferit plata pentru un an de membru și trebuie să se mute pentru muncă spre sfârșitul primului trimestru al acelui an, el sau ea poate notifica clubul despre această schimbare a statutului. Presupunând că termenii și condițiile de membru permit rambursarea parțială a cotizațiilor de membru din cauza relocării unui membru, furnizarea acestor date vă ajută să rețineți că această situație particulară este acoperită și se datorează un fel de rambursare.
Pe lângă indicarea motivelor cererii, o scrisoare de rambursare ar trebui să identifice și suma anticipată a rambursării. Acest lucru permite destinatarului posibilitatea de a verifica din nou cifrele și de a determina dacă acea sumă este corectă. Presupunând că ambele părți interpretează cu acuratețe prevederile acordului dintre ele, această curtoazie pur și simplu ajută la transmiterea înțelegerii că toți cei implicați au același nivel de așteptări.
O a treia componentă cheie a oricărei scrisori de rambursare este identificarea metodelor acceptabile de furnizare a acelei rambursări părții solicitante. Expeditorul poate solicita plata sub forma unui cec, a unui credit emis într-un cont de card de credit sau a unui transfer electronic de fonduri în contul său bancar. Acest lucru ajută adesea la accelerarea plății, deoarece nu este necesar să se emită comunicări suplimentare pentru a determina modul în care ar trebui procesată plata.
Odată ce scrisoarea de rambursare a fost trimisă și primită, multe companii vor răspunde cu o confirmare a cererii și o prezentare a momentului în care va fi emisă plata rambursării. În mod obișnuit, valoarea rambursării va fi notă în răspuns, făcând posibil să știți exact cât va fi rambursat prin cec, credit sau transfer de fonduri. Presupunând că suma solicitată și suma aprobată sunt aceleași, tranzacția este considerată finalizată odată ce plata a fost oferită.