Eticheta prin e-mail, denumită uneori netiquette în termeni largi, este un lucru complicat. Cu siguranță nu este potrivit să nu răspundem la e-mailuri, în special de la persoane fizice, dar toți suntem ocupați uneori și este posibil să nu putem face altceva decât să confirmăm primirea e-mailurilor și să promitem că vom scrie mai detaliat la un moment dat. Întrebarea dacă este adecvat să trimiteți un răspuns automat la toate e-mailurile este, de asemenea, complexă.
În general, este considerat nepotrivit să trimiteți un răspuns automat la toate e-mailurile atunci când sunteți pe deplin capabil să returnați un răspuns. Practica devine din ce în ce mai comună chiar și atunci când oamenii sunt capabili să răspundă la e-mail, iar acest lucru ar părea o încălcare a etichetei e-mailului. Pe de altă parte, dacă intenționați să vă luați o vacanță și sunteți o persoană fizică, lucrați pentru o mică afacere sau aveți un cabinet privat ca avocat sau medic, oamenii ar putea aștepta câteva zile până la câteva săptămâni în speranța unui răspuns de la tine, asta poate dura mai mult decât se așteptau. Dacă primiți cantități mari de e-mailuri, experții în e-mailuri vă recomandă să compuneți un răspuns adecvat și să trimiteți un răspuns automat la toate e-mailurile dacă intenționați să lipsiți de pe computer sau de la o sursă de e-mail mai mult de 48 de ore în timpul săptămânii de lucru.
Răspunsul pe care îl încadrați ar trebui să fie politicos și de afaceri, deoarece este posibil să primiți scrisori de la prieteni sau profesioniști. Indicați absența dvs., deși nu este nevoie să precizați de ce și oferiți o estimare a timpului când intenționați să începeți să răspundeți la e-mailuri. Acordați-vă câteva zile de timp suplimentar, mai ales dacă primiți, în general, un număr mare de e-mailuri. În acest fel, vă puteți îndeplini obligațiile de a răspunde la e-mailuri, oferindu-vă în același timp timp să vă reîncărcați după ce ați fost plecat câteva zile.
Rețineți că este posibil ca unele dintre e-mailurile dvs. să revină atunci când utilizați un răspuns automat, mai ales dacă primiți o mulțime de e-mailuri SPAM sau Bacn. De fapt, dacă vă abonați la grupuri de știri sau la site-uri de rețele sociale, este posibil să doriți să vă dezabonați în timp ce sunteți în vacanță. În acest fel, nu umpleți cutiile poștale ale altora cu mai multe mesaje despre cum sunteți plecat, ceea ce este considerat nepoliticos. Teoretic, dacă veți folosi un răspuns automat la toate e-mailurile în timp ce sunteți plecat, ar trebui să vă asigurați că veți primi doar mesaje de natură personală sau de afaceri. Dacă nu doriți să pierdeți e-mailurile de grup de știri sau Bacn, abonați-vă la acestea sub o altă adresă de e-mail decât cea pe care o utilizați pentru corespondența personală sau de afaceri.
Companiile mari sau companiile care primesc o cantitate considerabilă de e-mail pot utiliza un sistem de răspuns automat pentru a confirma primirea e-mailului. Este considerat politicos ca orice companie să trimită un răspuns automat la toate e-mailurile, deoarece confirmă primirea acestora. Această situație este analogă cu o chelneriță ocupată care vă dă din cap la un restaurant. Ea te anunță că te vede și va ajunge la masa ta cât de curând poate. O companie mare care va răspunde în cele din urmă la e-mailul dvs. oferă, în esență, acea încuviințare prietenoasă cu promisiunea unui răspuns personal în câteva zile sau săptămâni.
Este deosebit de important pentru medici, terapeuți și orice profesioniști din domeniul sănătății care folosesc corespondența prin e-mail cu pacienții să trimită un răspuns automat la toate e-mailurile atunci când vor pleca în oraș în timpul săptămânii de lucru pentru mai mult de două zile. Dacă un pacient are o îngrijorare imediată, profesioniștii din domeniul sănătății pot indica un contact alternativ, astfel încât pacientul să nu aștepte câteva zile și să nu rezolve o problemă de sănătate care ar putea necesita atenție imediată.