Pentru a crea o politică de păstrare a e-mailurilor, mai întâi trebuie să precizați motivul pentru care scrieți politica – pentru a respecta cerințele legale, pentru a păstra dovezile documentelor comerciale sau pentru a vă asigura că informațiile importante nu se pierd. Documentul ar trebui să explice, de asemenea, ce angajați îi afectează politica și ce tipuri de e-mailuri sunt incluse. De asemenea, trebuie să decideți cât timp trebuie păstrate e-mailurile; este posibil să vi se solicite legal să păstrați anumite e-mailuri pentru o anumită perioadă de timp. Desemnarea unui angajat să fie responsabil pentru monitorizarea politicii vă poate ajuta să vă asigurați că politica dvs. este aplicată în mod corespunzător.
O politică de păstrare a e-mailului este o procedură scrisă despre modul în care o companie dorește ca angajații săi să gestioneze comunicările prin e-mail. Politicile de păstrare a e-mailurilor stabilesc, de obicei, ce e-mailuri ar trebui să rețină angajații, pentru cât timp și cum să stocheze e-mailurile. În multe jurisdicții, există cerințe legale pentru cât timp trebuie păstrate comunicările companiei, inclusiv e-mailurile, așa că este important să existe o politică clară de păstrare a e-mailurilor.
Când scrieți politica dvs., explicați ce angajați ai companiei acoperă politica de păstrare a e-mailurilor. În funcție de scopul implementării politicii în primul rând, este posibil să nu se aplice tuturor din organizația dvs. De exemplu, angajații din depozit care nu se ocupă de corespondența electronică ar putea să nu fie obligați să respecte politica. Pe de altă parte, reprezentanților serviciului pentru clienți li se poate cere să păstreze majoritatea e-mailurilor.
Descrieți ce tipuri de corespondență prin e-mail intră sub incidența politicii de păstrare a e-mailului. De exemplu, unele companii scriu politici de păstrare a e-mailurilor care se referă la e-mailurile care se ocupă de chestiuni administrative, fiscale, generale și efemere. Politica companiei dvs. se poate ocupa în mod specific de e-mailurile care tratează chestiuni care au cerințe legale. Indiferent de e-mailurile pe care le alegeți să fie acoperite de poliță, asigurați-vă că sunteți clar și concis cu privire la subiect.
Politica ar trebui să descrie, de asemenea, cât timp trebuie păstrate e-mailurile și modul în care angajații ar trebui să păstreze e-mailurile. Pentru respectarea înregistrărilor, este posibil să fiți obligat din punct de vedere legal să păstrați corespondența clienților pentru o perioadă de cinci ani. Pe lângă faptul că este stocat într-o arhivă de e-mail de pe serverul dvs., legea poate cere, de asemenea, să tipăriți e-mailul și să păstrați o copie pe hârtie în fișierul clientului. Oricare ar fi procedura de păstrare a acestor înregistrări, asigurați-vă că o descrieți în detaliu atunci când scrieți politica de păstrare a e-mailurilor.
O bună politică de păstrare a e-mailurilor ar trebui să includă departamentul sau titlul angajatului responsabil cu monitorizarea cerințelor. Compania dvs. poate avea un departament de conformitate sau un angajat responsabil să se asigure că procesele companiei sunt în conformitate cu legea. Aceasta poate fi persoana fizică pe care să o aibă responsabilă cu monitorizarea și aplicarea politicii de păstrare a e-mailurilor. Spuneți clar cine este responsabil pentru gestionarea politicii, astfel încât angajații să știe la cine să apeleze dacă au întrebări sau probleme.
După crearea politicii, unul dintre cei mai importanți pași este diseminarea acesteia. O politică nu poate fi respectată dacă angajații care trebuie să o implementeze nu știu că există. Poate doriți să organizați o întâlnire sau o sesiune de formare și pentru angajații afectați. Acest lucru asigură că primesc informațiile de care au nevoie pentru a adera la politica de păstrare a e-mailurilor.