Γενικά, μόνο οι γονείς ή οι νόμιμοι κηδεμόνες ενός μαθητή έχουν πρόσβαση στα σχολικά αρχεία του μαθητή. Αυτά περιλαμβάνουν τα αρχεία δημοτικού, γυμνασίου και γυμνασίου. Πρωταρχικός στόχος είναι η προστασία της ιδιωτικής ζωής του μαθητή. Συνήθως είναι παράνομη η αποκάλυψη ορισμένων τύπων πληροφοριών σε τρίτους χωρίς τη συγκατάθεση του γονέα. Μπορούν να γίνουν ορισμένες εξαιρέσεις σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή άλλης έκτακτης περίστασης. Οι γονείς έχουν συνήθως δικαίωμα στην ενημέρωση, ακόμη κι αν είναι διαζευγμένοι και δεν έχουν την επιμέλεια του παιδιού από κοινού.
Στις ΗΠΑ, ο Νόμος για τα Εκπαιδευτικά Δικαιώματα και την Προστασία Προσωπικών Δεδομένων της Οικογένειας (FERPA) είναι ένας ομοσπονδιακός νόμος που περιγράφει τα δικαιώματα των γονέων και των μαθητών, μαζί με τις ευθύνες των σχολικών περιοχών, όσον αφορά τα σχολικά αρχεία. Υπάρχει επίσης ένα τμήμα του νόμου που ονομάζεται νόμος για την εκπαίδευση των ατόμων με αναπηρία (IDEA) που αφορά συγκεκριμένα τα δικαιώματα πρόσβασης ενός γονέα στα αρχεία ειδικής αγωγής ενός παιδιού. Εκτός από την τήρηση του ομοσπονδιακού νόμου, οι περισσότερες πολιτείες έχουν θεσπίσει τους δικούς τους κανόνες και κανονισμούς σχετικά με την πρόσβαση στα σχολικά αρχεία.
Η FERPA ορίζει τρεις βασικές ευθύνες των σχολικών περιφερειών σχετικά με τα αρχεία εκπαίδευσης: Πρέπει να παραχωρούν στους γονείς το δικαίωμα να βλέπουν τα αρχεία των παιδιών τους. Πρέπει επίσης να τους δώσουν το δικαίωμα να διορθώσουν τις πληροφορίες που περιέχονται στα αρχεία εάν είναι απαραίτητο. Τέλος, υποχρεούνται να ενημερώνουν τους γονείς όταν αποκαλύπτουν πληροφορίες σε τρίτους που μπορεί να θεωρηθούν επιβλαβείς ή παραβίαση της ιδιωτικής ζωής.
Εκτός από τους σχολικούς βαθμούς, τα περισσότερα σχολικά αρχεία περιέχουν αυτό που συνήθως αναφέρεται ως πληροφορίες καταλόγου. Αυτά είναι προσωπικά δεδομένα για έναν μαθητή που δεν θα θεωρούνταν επιβλαβή εάν κοινοποιηθούν σε τρίτους. Η παραβίαση του απορρήτου συνήθως δεν προκαλεί ανησυχία κατά την αποκάλυψη πληροφοριών καταλόγου. Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν το όνομα, τη διεύθυνση κατοικίας και τα στοιχεία επικοινωνίας του μαθητή, καθώς και τις ημερομηνίες που φοίτησε στο σχολείο. Σε πολλές περιπτώσεις, παρέχονται πληροφορίες ύψους και βάρους για μαθητές σε αθλητικές ομάδες, για σκοπούς πρόσληψης κολεγίων.
Οι γονείς συνήθως πρέπει να υποβάλουν γραπτό αίτημα για πρόσβαση στα σχολικά αρχεία του παιδιού τους. Οι κρατικοί νόμοι μπορεί να διαφέρουν, αλλά τα σχολεία έχουν συνήθως 45 ημέρες για να απαντήσουν στο αίτημα. Οι γονείς που δεν έχουν την επιμέλεια έχουν επίσης δικαίωμα στις πληροφορίες, αλλά το σχολείο δεν χρειάζεται απαραίτητα να τις παρέχει δωρεάν. Μπορούν να ζητήσουν από τον γονέα να δει τα σχολικά αρχεία αυτοπροσώπως ή μπορούν να χρεώσουν ένα ονομαστικό τέλος για την αντιγραφή και την αποστολή εγγράφων σε έναν γονέα που δεν μπορεί να ταξιδέψει στο σχολείο.
Μόλις ένας μαθητής γίνει 18 ετών ή αρχίσει να φοιτά σε μεταλυκειακό ίδρυμα, τα δικαιώματα των γονέων μεταβιβάζονται στον μαθητή. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες περιπτώσεις στις οποίες ο γονέας θα έχει συνεχόμενα δικαιώματα πρόσβασης στα σχολικά αρχεία του παιδιού. Ο μαθητής μπορεί να δώσει τη συγκατάθεσή του στους γονείς του να δουν οικονομικές πληροφορίες, για παράδειγμα, εάν θεωρείται εξαρτώμενος για φορολογικούς σκοπούς.