Η απόκτηση αρχείων υιοθεσίας μπορεί να είναι μια μακρά και δύσκολη εργασία, καθώς η πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία προορίζεται γενικά για τα μέρη που συμμετέχουν στη διαδικασία υιοθεσίας. Η ευκολία πρόσβασης στα αρχεία υιοθεσίας εξαρτάται συχνά από το είδος των πληροφοριών που αναζητούνται και από το ποιος κάνει την αναζήτηση. Οι νόμοι που διέπουν την πρόσβαση στα αρχεία υιοθεσίας διαφέρουν από πολιτεία σε πολιτεία, με ορισμένες πολιτείες να εφαρμόζουν αυστηρότερους νομικούς περιορισμούς από άλλες.
Οι περισσότερες πολιτείες περιορίζουν την πρόσβαση του κοινού στα αρχεία υιοθεσίας μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία υιοθεσίας, έτσι ώστε να διατηρηθεί η εμπιστευτικότητα των εμπλεκομένων μερών. Τα αρχεία υιοθεσίας μπορεί να έχουν σφραγιστεί και να είναι προσβάσιμα μόνο σε εκείνους που συμμετείχαν άμεσα στη διαδικασία της υιοθεσίας, όπως η γενέτειρα, ο θετός γονέας ή ο υιοθετημένος. Ακόμη και σε αυτά τα άτομα παρέχεται πρόσβαση μόνο με ορισμένες προϋποθέσεις. Όλα τα κράτη έχουν διαδικασίες που μπορούν να ακολουθήσουν τα μέρη σε μια υιοθεσία προκειμένου να αποκτήσουν πρόσβαση σε συγκεκριμένες, περιορισμένες πληροφορίες από τα αρχεία υιοθεσίας. Ορισμένες πολιτείες, συμπεριλαμβανομένης της Νέας Υόρκης και του Ρόουντ Άιλαντ, ενδέχεται να απαιτήσουν από το ενδιαφερόμενο μέρος να ακολουθεί αυστηρότερες απαιτήσεις, όπως εγγραφή στο μητρώο υιοθεσίας ή υποβολή αίτησης στο δικαστήριο, προτού αποσφραγιστούν αυτές οι πληροφορίες.
Ορισμένες μη ταυτοποιητικές πληροφορίες από τα αρχεία υιοθεσιών, συμπεριλαμβανομένων των φυσικών πληροφοριών των γονέων γέννησης και του ιατρικού ιστορικού, μπορούν συνήθως να προσπελαστούν από τους θετούς γονείς, τους υιοθετούμενους ή τους γονείς γέννησης. Γενικά, ένας υιοθετημένος μπορεί να έχει πρόσβαση στις μη αναγνωριστικές πληροφορίες κατόπιν γραπτού αιτήματος, εάν ο υιοθετημένος είναι τουλάχιστον 18 ετών. Οι θετοί γονείς μπορούν να έχουν πρόσβαση σε μη αναγνωριστικές πληροφορίες σε όλες τις πολιτείες. Εάν απαιτηθούν περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με την υγεία των γονέων που γεννιούνται από τους θετούς γονείς για ιατρικούς λόγους, ορισμένες πολιτείες θα επιτρέψουν στο μητρώο υιοθεσίας να επικοινωνήσει με τους γονείς γέννησης εκ μέρους των θετών γονέων για να ζητήσει περισσότερες πληροφορίες. Η πρόσβαση των γονέων που γεννιούνται σε μη αναγνωριστικές πληροφορίες, όπως η υγεία του υιοθετούμενου επιτρέπεται σε 28 πολιτείες, και 15 πολιτείες θα επιτρέψουν στα ενήλικα βιολογικά αδέρφια να λάβουν αυτές τις πληροφορίες.
Πρόσβαση σε πληροφορίες ταυτοποίησης ή πληροφορίες που μπορούν να αποκαλύψουν ποιοι είναι οι γεννημένοι γονείς και ο υιοθετημένος, μπορεί να παραχωρηθεί στις περισσότερες πολιτείες σε θετούς γονείς, γονείς γέννησης ή υιοθετούμενο, εάν έχει καταγραφεί η προηγούμενη συγκατάθεση του ατόμου του οποίου ζητούνται οι πληροφορίες. Εάν απουσιάζει η προηγούμενη συναίνεση, τα κράτη μπορούν να περιορίσουν την πρόσβαση σε αρχεία υιοθεσίας που μπορεί να αποκαλύπτουν την ταυτότητα των μερών στην υιοθεσία, εκτός εάν αποδειχθεί βάσιμος λόγος. Σε 36 πολιτείες, τα βιολογικά αδέρφια του υιοθετούμενου μπορούν να ζητήσουν και να τους παραχωρηθεί πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία εάν δοθεί αμοιβαία συναίνεση.
Προκειμένου να καθοριστεί εάν έχει χορηγηθεί η συγκατάθεση, 30 πολιτείες έχουν δημιουργήσει μητρώα αμοιβαίας συναίνεσης που επιτρέπουν στα μέρη που αναζητούν πληροφορίες να προσδιορίσουν εάν τα αρχεία υιοθεσίας μπορούν να τους αποκαλυφθούν μέσω κοινής συναίνεσης που έχει κατατεθεί στο κράτος. Σε ορισμένες πολιτείες που δεν έχουν ακόμη εφαρμόσει μητρώο αμοιβαίας συναίνεσης, ένα τρίτο άτομο ή οργανισμός, γνωστός ως εμπιστευτικός διαμεσολαβητής, μπορεί να εξουσιοδοτηθεί νομικά να έχει πρόσβαση σε σφραγισμένα αρχεία υιοθεσίας με σκοπό την εύρεση των γονέων ή των συγγενών που γεννήθηκαν και τη συγκατάθεσή τους .