Ένα έγγραφο διαπραγμάτευσης είναι ένα έγγραφο που συντάσσουν δύο ή περισσότερες αντίπαλες πλευρές και το οποίο αναφέρει τους εγκεκριμένους όρους ενός συμβιβασμού ή συμφωνίας μεταξύ των μερών που εμπλέκονται σε κάποιο είδος σύγκρουσης, όπως ένα επιχειρηματικό ζήτημα. Δημιουργείται όταν δύο ή περισσότερες αντίπαλες πλευρές που εμπλέκονται σε μια σύγκρουση έχουν διαπραγματευτεί για την επίτευξη τελικής επίλυσης. Ένα έγγραφο διαπραγμάτευσης είναι παρόμοιο με ένα συμβόλαιο επειδή όλα τα εμπλεκόμενα μέρη πρέπει να δώσουν κάτι για να λάβουν οτιδήποτε στον τελικό συμβιβασμό. Κάθε κατάσταση που απαιτεί τη δημιουργία ενός διαπραγματευτικού εγγράφου είναι μοναδική, αλλά υπάρχουν γενικές οδηγίες που πρέπει να ακολουθούνται όταν δημιουργείται το έγγραφο.
Όταν δημιουργείται ένα έγγραφο διαπραγμάτευσης, για παράδειγμα, τα επιχειρήματα κάθε μέρους θα πρέπει να δηλώνονται με σαφήνεια και οι συμβιβασμοί σε αυτά τα επιχειρήματα θα πρέπει στη συνέχεια να διευκρινίζονται. Αφού αναγνωριστούν τα επιχειρήματα και καταγραφούν οι συμβιβασμοί, οι συμβιβασμοί πρέπει να εγκριθούν από όλα τα μέρη ή τους εκπροσώπους κάθε πλευράς. Εάν εγκριθεί, τα εμπλεκόμενα μέρη έχουν στη συνέχεια αναγνωρίσει το έγγραφο και συμφωνούν ότι θα ακολουθηθεί από όλα τα εμπλεκόμενα μέρη.
Τα έγγραφα διαπραγμάτευσης χρησιμοποιούνται κυρίως για την επίλυση μεγάλων συγκρούσεων και είναι συνήθως το τελικό αποτέλεσμα μιας επιτυχημένης διαπραγμάτευσης. Υπάρχουν περιπτώσεις, ωστόσο, που μπορεί κανείς να χρησιμοποιήσει ένα χαρτί διαπραγμάτευσης για να αποτρέψει μια διαμάχη ή σύγκρουση. Η διαδικασία δημιουργίας ενός διαπραγματευτικού εγγράφου για την αποφυγή επιχειρημάτων είναι πολύ παρόμοια με ένα συνηθισμένο διαπραγματευτικό έγγραφο που χρησιμοποιείται για την επίλυση επιχειρημάτων αφού προκύψουν, εκτός από το ότι θα παρουσιαστούν επιχειρήματα ή πιθανές συγκρούσεις που ενδέχεται να συμβούν στο μέλλον και οι συμβιβασμοί θα επιβάλλεται μόνο εάν όντως συμβεί η πιθανή σύγκρουση. Κάθε κατάσταση που απαιτεί τη δημιουργία ενός διαπραγματευτικού εγγράφου είναι μοναδική, αλλά όλα τα έγγραφα διαπραγμάτευσης περιστρέφονται γύρω από τον συμβιβασμό προκειμένου να επιτευχθεί μια τελική επίλυση μιας σύγκρουσης.