Ένας εικονικός λογιστής είναι ένας επαγγελματίας στον τομέα του που εργάζεται από απομακρυσμένη τοποθεσία και όχι σε παραδοσιακό περιβάλλον γραφείου. Είναι γενικά ένας ανεξάρτητος εργολάβος που παρέχει μια πλήρη σειρά γενικών λογιστικών και λογιστικών υπηρεσιών στους πελάτες του μέσω προγραμμάτων λογισμικού, κοινής χρήσης βάσεων δεδομένων, e-mail και φαξ. Τα γραφεία στο σπίτι είναι συνήθως η μόνη φυσική τοποθεσία της επιχείρησης.
Ακριβώς όπως ένας παραδοσιακός λογιστής, ένας εικονικός λογιστής έχει συνήθως εμπειρία σε μεγάλη ποικιλία λογιστικών εφαρμογών. Κανονικά είναι ικανός στην επεξεργασία πληρωτέων λογαριασμών, απαιτήσεων, συμφιλίωσης λογαριασμών και μισθοδοσίας. Η διατήρηση γενικών βιβλίων και άλλων αρχείων συναλλαγών είναι συνήθως ένα κανονικό μέρος της δουλειάς του.
Εκτός από μια ολοκληρωμένη κατανόηση των λογιστικών αρχών και των λογιστικών αρχών, ένας εικονικός λογιστής έχει συχνά πρόσβαση και γνώση ενός ευρέος φάσματος λογιστικού λογισμικού. Ορισμένα προγράμματα λογισμικού είναι λογιστικά συστήματα που απλώς παρακολουθούν τα έσοδα και τις δαπάνες και δημιουργούν επιταγές. Τα πιο προηγμένα προγράμματα μπορούν να υπολογίζουν φόρους, να υπολογίζουν το κόστος εργασίας, να διαχειρίζονται έργα και να εργάζονται σε συνδυασμό με υπολογιστικά φύλλα ή λογισμικό επεξεργασίας κειμένου.
Ένα όλο και πιο δημοφιλές εργαλείο που χρησιμοποιείται από εικονικούς λογιστές είναι μια ηλεκτρονική συσκευή σάρωσης που σαρώνει, κατηγοριοποιεί και αποθηκεύει επαγγελματικές αποδείξεις, επαγγελματικές κάρτες και σημαντικά γράμματα και έγγραφα. Οι περισσότερες από αυτές τις συσκευές έχουν εγκριθεί από τοπικούς και περιφερειακούς ρυθμιστικούς οργανισμούς ώστε να είναι τόσο ακριβείς ώστε οι αρχικές αποδείξεις και έγγραφα να μπορούν να απορριφθούν μετά τη σάρωση και αποθήκευσή τους. Αυτό μειώνει τον χώρο που απαιτεί ένας εικονικός λογιστής για τη λειτουργία της επιχείρησής του και την ταυτόχρονη εξυπηρέτηση πολλών πελατών.
Ένα άτομο σε αυτόν τον τομέα καλείται συχνά να παρέχει βοηθητικές υπηρεσίες μοναδικές για τους κλάδους στους οποίους οι πελάτες του λειτουργούν επιχειρήσεις. Για παράδειγμα, μικρές ανεξάρτητες δραστηριότητες λιανικής και χονδρικής απαιτούν συχνά να παρακολουθεί τις παραγγελίες αγοράς ή να διατηρεί αντίγραφα τιμολογίων πελατών. Οι πωλητές και οι εκπρόσωποι του κατασκευαστή μπορούν να ζητήσουν από τον λογιστή να επεξεργαστεί αιτήσεις πίστωσης και να επαληθεύσει επίσης τις αναφορές. Οι πελάτες μπορούν επίσης να του ζητήσουν να ετοιμάσει εκθέσεις για το τέλος του έτους ή να εκδώσει φορολογικά έγγραφα W-9 ή 1099 στους υπαλλήλους.
Ένα δίπλωμα γυμνασίου είναι γενικά η ελάχιστη απαιτούμενη εκπαίδευση για να γίνει ένας εικονικός λογιστής, αλλά ένα πτυχίο συνεργάτη ή πτυχίου σε επιχειρήσεις, λογιστική ή σχετικό τομέα μπορεί να βελτιώσει τις υποψήφιες υποψήφιες προοπτικές εργασίας. Για να είναι επιτυχής ως εικονικός λογιστής, απαιτούνται συνήθως υποδειγματικές δεξιότητες μαθηματικών. Ένα υψηλό επίπεδο οργάνωσης και εξαιρετική προσοχή στη λεπτομέρεια είναι χρήσιμες ιδιότητες σε αυτή τη θέση. Δεδομένου ότι ένας εικονικός λογιστής εργάζεται συνήθως μόνος του, το να είναι κανείς με αυτοκινητικό κίνητρο και συγκεντρωμένος είναι συνήθως επιτακτικός και για την επιτυχία. Η αξιοπιστία, η ακεραιότητα και η διακριτικότητα είναι συνήθως χαρακτηριστικά που εκτιμώνται ιδιαίτερα λόγω της φύσης των πληροφοριών που οι πελάτες του εικονικού λογιστή υποχρεούνται να μοιράζονται τακτικά μαζί του.