Σε γενικές γραμμές, η ελάχιστη προετοιμασία που απαιτείται για να γίνει ένας εικονικός βοηθός γραφείου είναι ένα πτυχίο λυκείου που ακολουθείται από κάποια εκπαίδευση γραφείου. Υπάρχουν κοινοτικά προγράμματα κολλεγίων και επαγγελματικών σχολείων, καθώς και διαδικτυακές εκπαιδευτικές επιλογές για κάποιον που θέλει να γίνει εικονικός βοηθός γραφείου και πολλά άτομα με παραδοσιακά πτυχία επιχειρήσεων ή διοίκησης μπορούν να γίνουν εικονικοί βοηθοί γραφείου. Για να εξειδικευτεί ή να προχωρήσει σε νομική ή ιατρική θέση, μπορεί να ακολουθήσει επιπρόσθετη εκπαίδευση και, σε πολλές περιπτώσεις, πιστοποίηση. Εάν κάποιος είναι ελεύθερος επαγγελματίας, ορισμένες πρόσθετες απαιτήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν την επένδυση σε εξοπλισμό γραφείου.
Ένας εικονικός βοηθός γραφείου έχει ουσιαστικά την ίδια περιγραφή εργασίας με έναν παραδοσιακό βοηθό γραφείου, εκτός από το ότι συνήθως εργάζεται εκτός γραφείου στο σπίτι του ως ελεύθερος επαγγελματίας. Σε πολλές περιπτώσεις, ένα εικονικό γραφείο έχει πολλά πλεονεκτήματα σε σχέση με ένα παραδοσιακό περιβάλλον γραφείου. Για παράδειγμα, η τηλεργασία είναι συχνά πιο βολική για τους εργαζόμενους και μπορεί να είναι πιο αποδοτική για τα δύο μέρη.
Τα τυπικά καθήκοντα του βοηθού γραφείου περιλαμβάνουν διοικητικές εργασίες, όπως η εκτέλεση βασικών δεδομένων και η διατήρηση αρχείων και αρχείων. Άλλες κοινές δραστηριότητες περιλαμβάνουν αποστολή, αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αποστολή φαξ, μαζί με τη σύνταξη επαγγελματικών επιστολών και αναφορών. Οι βοηθοί γραφείου είναι συχνά υπεύθυνοι για την παρακολούθηση πληροφοριών προϋπολογισμού και για τον προγραμματισμό ραντεβού και ταξιδιωτικών ρυθμίσεων και για τους επόπτες τους. Ένας εικονικός βοηθός μπορεί επίσης να επικεντρωθεί σε μια συγκεκριμένη θέση – για παράδειγμα, μπορεί να εργαστεί στη δημοσίευση ως βοηθός εικονικού συγγραφέα. άλλοι προσλαμβάνονται ειδικά για νομική ή ιατρική μεταγραφή.
Για να γίνετε εικονικός βοηθός γραφείου, μπορείτε να εκπαιδεύεστε ακολουθώντας τη συμβατική διαδρομή εκμάθησης γραμματειακών δεξιοτήτων στο λύκειο και στη συνέχεια ολοκληρώνοντας ένα έως δύο χρόνια πρόγραμμα διοίκησης γραφείου σε επαγγελματικό-τεχνικό σχολείο ή κοινοτικό κολέγιο. Όλο και περισσότερο, τα κοινοτικά κολέγια προσφέρουν επίσης προγράμματα ειδικά για εικονικούς βοηθούς γραφείου. Ορισμένα παραδείγματα μαθημάτων περιλαμβάνουν τεχνολογία υπολογιστών και σχεδιασμό ιστοσελίδων, μαζί με παραδοσιακές δεξιότητες, όπως μεταγραφή και λογιστική.
Αντί να παρακολουθήσει ένα τοπικό σχολείο, κάποιος που θέλει να γίνει εικονικός βοηθός γραφείου μπορεί να ολοκληρώσει ολόκληρο το μάθημα σπουδών του στο διαδίκτυο. Αρκετοί οργανισμοί προσφέρουν προγράμματα καθοδήγησης και κατάρτισης με διαφορετικό κόστος. Παρόλο που η πιστοποίηση δεν απαιτείται για να γίνει ένας εικονικός βοηθός γραφείου, μπορεί κανείς να πιστοποιηθεί μέσω της International Virtual Assistants Association (IVAA). Προσφέρει τις ονομασίες Certified Virtual Assistant, Ethics Checked Virtual Assistant και Real Estate Virtual Assistant. Υπάρχουν επίσης αρκετά προγράμματα πιστοποίησης νομικών γραμματέων.
Ορισμένες βασικές δεξιότητες που απαιτούνται γενικά για να γίνει ένας εικονικός βοηθός γραφείου περιλαμβάνουν καλή προφορική και γραπτή επικοινωνία, μαζί με τη γνώση της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας. Για πολλές εργασίες γραφείου, απαιτούνται συχνά αποτελεσματικές δεξιότητες πληκτρολόγησης, και η προσοχή στη λεπτομέρεια και η δυνατότητα πολλαπλών εργασιών θεωρούνται επίσης σημαντικά. Επιπλέον, ένας ελεύθερος επαγγελματίας συνήθως χρειάζεται συγκεκριμένο εξοπλισμό για να δημιουργήσει ένα γραφείο στο σπίτι του. Τουλάχιστον, συνήθως χρησιμοποιεί έναν υπολογιστή, έναν εκτυπωτή, ένα τηλέφωνο και μια συσκευή φαξ.