Ένας ψηφιακός αντιγραφέας προσφέρει έναν παραγωγικό τρόπο εκτύπωσης σε διάφορα είδη μέσων χρησιμοποιώντας ένα περιστρεφόμενο τύμπανο και κερί. Είναι μια εναλλακτική λύση σε μια μηχανή αντιγραφής, αλλά είναι πιο οικονομική όταν εκτυπώνετε 25 αντίγραφα ή περισσότερα σε τυπικό χαρτί, φακέλους αρχείων και φακέλους. Όταν χρησιμοποιείται ψηφιακός αντιγραφέας, μια σελίδα τοποθετείται πάνω σε γυάλινη πλάκα ή αποστέλλεται ηλεκτρονικά από υπολογιστή. Ένα μοτίβο μικρών κουκκίδων καίγεται στο κύριο κερί, περνιέται γύρω από ένα τύμπανο γεμάτο με μελάνι και στη συνέχεια παράγεται το αντίγραφο καθώς το μελάνι ωθείται μέσα από τις οπές του πλοιάρχου. Ένας εκτυπωτής-αντιγραφέας μπορεί να παράγει έως και 130 αντίγραφα κάθε λεπτό μόλις ξεκινήσει η εκτύπωση.
Η πυκνότητα των κουκκίδων στην κύρια μονάδα καθορίζει την ανάλυση του ψηφιακού αντιγραφέα. Τα έγχρωμα τύμπανα εισάγονται στο μηχάνημα όπως απαιτείται. Εάν, για παράδειγμα, απαιτούνται μόνο κόκκινο και πράσινο, τότε μπορούν να προστεθούν αυτά τα συγκεκριμένα δοχεία. Αυτά περιέχονται επίσης πλήρως, επομένως ο κίνδυνος χυσίματος μελανιού μέσα στο μηχάνημα είναι πολύ μικρότερος από αυτόν ενός τυπικού εκτυπωτή και η αντιστοίχιση χρωμάτων έχει ρυθμιστεί σε συγκεκριμένες αποχρώσεις για να ελαχιστοποιηθεί η σπατάλη μελανιού.
Ο ψηφιακός αντιγραφέας είναι μια από τις πιο ενεργειακά αποδοτικές μορφές εξοπλισμού γραφείου. Καταναλώνει λίγη ή καθόλου ισχύ όταν βρίσκεται σε κατάσταση αναμονής, ανάλογα με τη λειτουργία εξοικονόμησης ενέργειας. Η έλλειψη ενός στοιχείου σύντηξης, το οποίο χρησιμοποιείται στις μηχανές αντιγραφής, μειώνει επίσης την ποσότητα ισχύος που χρησιμοποιεί το μηχάνημα.
Οι ψηφιακές συσκευές αναπαραγωγής δεν διαθέτουν ανεμιστήρες για να καθαρίζουν τα στεγνά σωματίδια μελανιού. Επίσης, δεν εκπέμπουν επικίνδυνες αναθυμιάσεις, όπως το όζον, και παράγουν τα ίδια επίπεδα θορύβου με ένα κανονικό φωτοαντιγραφικό μηχάνημα. Εκτός από την αποτελεσματικότητα και την ευκολία χρήσης, ένας ψηφιακός αντιγραφέας μπορεί επίσης να συνδεθεί σε ένα εταιρικό δίκτυο υπολογιστών όπως άλλοι τύποι συσκευών εκτύπωσης.
Ένας ψηφιακός αντιγραφέας μπορεί να χρησιμοποιηθεί με λογισμικό που τον συνδέει με έναν υπολογιστή για απευθείας μετάδοση εγγράφων. Στο μηχάνημα μπορούν να συνδεθούν αυτόματοι τροφοδότες εγγράφων με χωρητικότητα χιλιάδων σελίδων. Οι χρήστες μπορούν επίσης να αλλάξουν ηλεκτρονικά τις εκτυπώσεις από τα πρωτότυπα έγγραφα προσθέτοντας έναν πίνακα επεξεργασίας και ο αντιγραφέας μπορεί να τοποθετηθεί σε ντουλάπι με αποθηκευτικό χώρο για αναλώσιμα, όπως τα κερί και τα δοχεία μελάνης. Τα σχολεία, οι επιχειρήσεις και οι εκκλησίες που εκτυπώνουν μεγάλο όγκο από διάφορα είδη εγγράφων μπορούν όλα να κάνουν χρήση ενός ψηφιακού αντιγραφέα.