Επίσης γνωστό απλά ως αίτηση προσφοράς, ένα αίτημα για προσφορά είναι μια επίσημη παράκληση από έναν προμηθευτή να υποβάλει προσφορά σε έναν πιθανό πελάτη με την ελπίδα να διασφαλίσει την επιχείρηση αυτού του ατόμου, της εταιρείας ή του μη κερδοσκοπικού οργανισμού. Μερικές φορές αναφέρεται ως αίτημα για πρόταση ή RFP, το αίτημα προσφοράς περιλαμβάνει τους όρους και τις προϋποθέσεις που θα διέπουν τη σχέση εργασίας, καθώς και την τιμολόγηση που ο εκδότης είναι πιθανό να θεωρήσει επιθυμητή. Ενώ οι προσφορές μπορεί να είναι κάπως άτυπες, συχνά είναι καλά τεκμηριωμένες και δομημένες με τρόπο που επιτρέπει στην οντότητα που ζητά προσφορές να συγκρίνει όλες τις υποβολές με σχετική ευκολία.
Η διαδικασία δημιουργίας αιτήματος για προσφορά είναι σχετικά απλή. Η οντότητα έκδοσης προσδιορίζει ποια προϊόντα είναι απαραίτητα, περιλαμβάνει οποιεσδήποτε λεπτομέρειες σχετικά με ειδικές εφαρμογές ή λειτουργίες που απαιτούνται, κατόπιν καλεί επιλεγμένους προμηθευτές να υποβάλουν επίσημη προσφορά για την επιχείρηση. Συνήθως, υπάρχουν περιορισμοί στον τρόπο υποβολής της προσφοράς και προθεσμία μέχρι την οποία ο εκδότης πρέπει να λάβει την προσφορά για να την εξετάσει. Η μη τήρηση των οδηγιών που έχουν τεθεί από τον εκδότη συνήθως οδηγεί σε αυτόματο αποκλεισμό από την εξέταση όταν βρίσκεται σε εξέλιξη η αξιολόγηση των ληφθέντων προσφορών.
Στο επίκεντρο οποιουδήποτε αιτήματος για προσφορά είναι η τιμολόγηση για κάθε αγαθό ή υπηρεσία που πρόκειται να παρασχεθεί σύμφωνα με τους όρους της σύμβασης. Οι τιμές θα πρέπει να είναι σαφείς, συνοπτικές και απολύτως σχετικές με τις δηλωμένες και υπονοούμενες ανάγκες του εκδότη της προσφοράς. Ενώ συνήθως υπάρχει κάποιο περιθώριο στην απάντηση για τον προμηθευτή να συμπεριλάβει άλλα δεδομένα, η τιμολόγηση θα πρέπει πάντα να παρουσιάζεται σε μία μόνο μήτρα, κατά προτίμηση σε μία σελίδα εάν είναι δυνατόν. Δεν είναι ασυνήθιστο για τη μήτρα να δομείται ως προσάρτηση στο κύριο σώμα της απόκρισης.
Όταν αποφασίζετε πώς να ρυθμίσετε τον πίνακα τιμολόγησης και πού να συμπεριλάβετε τα στοιχεία στο σώμα της απάντησης στο αίτημα για προσφορά, είναι σημαντικό να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στο φύλλο πρότασης προσφοράς ή σε άλλα έγγραφα που δημιουργήθηκαν από τον εκδότη. Ο πίνακας τιμολόγησης πρέπει να είναι δομημένος με τρόπο που να επιτρέπει στον εκδότη να ακολουθεί την ίδια γενική ροή του αιτήματος κατά την αξιολόγηση των απαντήσεων. Εάν υπάρχουν συγκεκριμένες οδηγίες σχετικά με το πού στην απάντηση για να τοποθετήσετε τη μήτρα, βεβαιωθείτε ότι έχει γίνει. Με αυτόν τον τρόπο, αποδεικνύεται η προσοχή του προμηθευτή για λεπτομέρειες καθώς και διευκολύνει τον εκδότη να βρει γρήγορα τα δεδομένα που επιθυμεί να ελέγξει κατά τη διαδικασία επιλογής του τελικού προμηθευτή.
Σε περιπτώσεις όπου το αίτημα για προσφορά είναι πολύ βασικό και δεν παρέχει πολλές λεπτομέρειες σχετικά με τη δομή και την τοποθέτηση των πληροφοριών στην απάντηση, ο ερωτώμενος μπορεί να θέλει να χρησιμοποιήσει μια πρόταση boilerplate, γνωστή και ως πρότυπο πρότασης. Πολλές επιχειρήσεις διατηρούν λέβητες που μπορούν γρήγορα να προσαρμοστούν με τις τιμές και άλλες βασικές πληροφορίες που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο αίτημα προσφοράς. Υπάρχει επίσης μια σειρά από γενικά πρότυπα προτάσεων διαθέσιμα για λήψη, μερικά από αυτά χωρίς χρέωση. Ωστόσο, αυτοί οι γενικοί πόροι θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο όταν ο προμηθευτής που υποβάλλει το αίτημα για προσφορά δεν επιλέξει να συμπεριλάβει συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο δομής της απάντησης.
SmartAsset.