Η ανάκτηση πληρωμών είναι μια διαδικασία για την επίλυση σφαλμάτων πληρωμής και την ανάκτηση χρημάτων που έχουν καταβληθεί εσφαλμένα. Οι μεγάλες εταιρείες μπορούν να υποστούν σημαντικές απώλειες σε τυχαίες διπλές πληρωμές, υπερπληρωμές και λανθασμένες πληρωμές. Αυτές οι εταιρείες βασίζονται στην ανάκτηση πληρωμών για να καλύψουν όσο το δυνατόν περισσότερες ζημίες. Οι μικρότερες επιχειρήσεις μπορούν επίσης να επωφεληθούν, αν και μπορεί να βασίζονται σε μια εξειδικευμένη εταιρεία για αυτήν την υπηρεσία αντί να κυνηγούν μόνες τους χαμένα κεφάλαια.
Εσφαλμένες πληρωμές μπορεί να προκύψουν για διάφορους λόγους. Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα πληρωμών μπορεί να πραγματοποιήσει διπλή πληρωμή ή να μην καταλάβει ότι ένα διπλό τιμολόγιο είναι λάθος και να πληρώσει τόσο στο δεύτερο τιμολόγιο όσο και στο πρώτο. Οι πληρωμές μπορεί να πάνε σε λάθος μέρος, οπότε η εταιρεία πρέπει να πληρώσει τον σωστό δικαιούχο και να ανακτήσει τα χρήματα που στάλθηκαν σε λάθος μέρος. Μπορεί να προκύψουν υπερπληρωμές σε πολλές ρυθμίσεις ή μια εταιρεία μπορεί να πληρώσει χρήματα σε μια κατάθεση και να μην τα πάρει ποτέ πίσω ή να λάβει πίστωση.
Κατά την ανάκτηση πληρωμών, ένας τεχνικός αναζητά όλες αυτές τις λανθασμένες πληρωμές και λαμβάνει μέτρα για να τις ανακτήσει. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει εντολή επιστροφής κεφαλαίων, αίτηση πίστωσης για χρήση έναντι μελλοντικών πληρωμών ή τοποθέτηση εμπράγματων δεσμεύσεων για να καταστεί αδύνατη η πώληση ή η μεταφορά περιουσιακών στοιχείων μέχρι να επιλυθεί το πρόβλημα. Οι ειδικοί ανάκτησης πληρωμών μπορεί να επικεντρωθούν σε αυτό όλη την ημέρα, ενώ σε μικρότερες εταιρείες ένα μέλος του λογιστικού προσωπικού μπορεί να είναι υπεύθυνο για αυτό και για μια ποικιλία άλλων εργασιών.
Υπάρχουν ορισμένα ειδικά παραδείγματα ανάκτησης πληρωμών που μπορεί να συναντήσουν οι καταναλωτές. Το ένα είναι η υποκατάσταση, μια τακτική που χρησιμοποιείται από τις ασφαλιστικές εταιρείες για την ανάκτηση κεφαλαίων που πληρώνουν σε περιπτώσεις όπου ένα ατύχημα είναι υπαιτιότητα άλλου μέρους. Η ασφαλιστική εταιρεία θα καταθέσει αξίωση κατά άλλης ασφαλιστικής εταιρείας για να καλύψει ό,τι πλήρωσε, καθώς και την έκπτωση του πελάτη. Οι ασφαλιστικές εταιρείες χρησιμοποιούν υποκατάσταση για να βεβαιωθούν ότι το σωστό μέρος πληρώνει για ατυχήματα από αμέλεια και υπαιτιότητα.
Αυτή η εργασία μπορεί να απαιτεί υπομονή και επιμονή. Οι παραλήπτες λανθασμένων πληρωμών μπορεί να διστάζουν να τις επιστρέψουν, ακόμη και αν ελήφθησαν σαφώς κατά λάθος. Μερικές φορές είναι απαραίτητο να υποβάλετε αίτηση ή να χρησιμοποιήσετε επιθετικές τακτικές συλλογής. Οι συνολικές απώλειες από μη ανακτηθείσες πληρωμές μπορεί να ποικίλλουν αλλά μπορεί να είναι εξαιρετικά υψηλές. Αυτό είναι ένα ιδιαίτερα μεγάλο πρόβλημα με τις κρατικές υπηρεσίες σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, καθώς μπορεί να πληρώσουν σημαντικά ποσά για να αντιμετωπίσουν την κατάσταση και πρέπει να περάσουν μήνες ή χρόνια για να ανακτήσουν τις κακές πληρωμές μόλις τελειώσει η κρίση.