Μια απόδειξη φύλαξης είναι μια δήλωση από ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα που επιβεβαιώνει ότι διατηρεί περιουσιακά στοιχεία για φύλαξη και ότι θα τα διατηρήσει χωριστά από άλλα περιουσιακά στοιχεία και θα τα επιστρέψει κατόπιν ζήτησης. Οι υπηρεσίες φύλαξης διατίθενται από πολλά χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, συνήθως έναντι αμοιβής, καθώς δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτά τα περιουσιακά στοιχεία σε επενδυτικές δραστηριότητες και, επομένως, δεν έχουν τρόπο να αποκομίσουν κέρδος από αυτά. Η απόδειξη φύλαξης θα πρέπει να φυλάσσεται σε ασφαλές μέρος καθώς παρέχει νομικό αρχείο της κατάθεσης.
Τα περιουσιακά στοιχεία σε αποθήκευση μπορεί να περιλαμβάνουν μετοχές, ομόλογα, πολύτιμα μέταλλα και μετρητά. Στην απόδειξη φύλαξης, το χρηματοπιστωτικό ίδρυμα δηλώνει ότι κατέχει αυτά τα περιουσιακά στοιχεία για λογαριασμό του ιδιοκτήτη, δεν τα θεωρεί μέρος των δικών του περιουσιακών στοιχείων και δεν μπορεί να τα χρησιμοποιήσει σε χρηματοοικονομικές δραστηριότητες. Αναγνωρίζει επίσης την ευθύνη να επιστρέψει αυτά τα περιουσιακά στοιχεία κατόπιν αιτήματος. Με κάτι σαν χρηματοκιβώτιο όπου το ίδρυμα δεν γνωρίζει τα περιεχόμενα, η απόδειξη φύλαξης μπορεί να περιλαμβάνει απαλλαγή υποχρέωσης. Εάν κάτι στο χρηματοκιβώτιο καταστραφεί, η τράπεζα δεν φέρει ευθύνη επειδή δεν μπορούσε να ελέγξει το περιεχόμενο.
Αυτό το έγγραφο δημιουργεί υποχρέωση καταπιστεύματος εκ μέρους του ιδρύματος. Είναι υπεύθυνο για τη λήψη εύλογων μέτρων για την προστασία των περιουσιακών στοιχείων που βρίσκονται στην αποθήκευση. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν τη χρήση μέτρων ασφαλείας, μοναδικούς κωδικούς αναγνώρισης για την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης και άλλα βήματα που συνιστώνται και εφαρμόζονται από τον κλάδο. Εάν το ίδρυμα δεν προστατεύσει τα περιουσιακά στοιχεία, μπορεί να θεωρηθεί νομικά υπεύθυνο και μπορεί να μηνυθεί για αποζημίωση για την αντικατάσταση των περιουσιακών στοιχείων ή την αποζημίωση του ιδιοκτήτη για τη χαμένη αξία.
Όσο τα περιουσιακά στοιχεία βρίσκονται σε φύλαξη, ο ιδιοκτήτης πρέπει να κρατήσει την απόδειξη. Συνιστάται να διατηρείτε αποδείξεις που τεκμηριώνουν καταθέσεις, περιουσιακά στοιχεία σε φύλαξη και παρόμοιες χρηματοοικονομικές δραστηριότητες σε μια τοποθεσία. Εάν ένας ιδιοκτήτης πεθάνει, αυτό θα διευκολύνει τον εντοπισμό όλων των περιουσιακών στοιχείων του και θα διασφαλίσει ότι θα υπολογίζονται ως μέρος της περιουσίας. Η απόδειξη φύλαξης μπορεί επίσης να είναι σημαντική σε περίπτωση θανάτου, καθώς το ίδρυμα μπορεί να θέλει να το δει, μαζί με ένα πιστοποιητικό θανάτου, προτού αποδεσμεύσει τα περιουσιακά στοιχεία.
Εάν ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα δεν παρέχει αυτόματα απόδειξη φύλαξης, ο πελάτης μπορεί να ζητήσει μια απόδειξη. Είναι επίσης δυνατό να ζητήσετε αντίγραφο ή αντίγραφο αντικατάστασης. Το ίδρυμα μπορεί να χρεώσει μια αμοιβή για αυτό. Όταν οι τράπεζες πωλούν ή συγχωνεύονται με άλλες, όλα τα περιουσιακά στοιχεία που βρίσκονται σε φύλαξη θα πρέπει να μεταφέρονται ομαλά. Οι πελάτες θα πρέπει να λάβουν μια ειδοποίηση σχετικά με τη νέα ιδιοκτησία με νέα στοιχεία επικοινωνίας.