Η απόδειξη κατάθεσης είναι η επίσημη απόδειξη της ημερομηνίας και, ενδεχομένως, της ώρας κατά την οποία ένα έγγραφο παρουσιάστηκε για επεξεργασία σε δικαστήριο ή κρατική υπηρεσία. Κάθε φορά που ένα έγγραφο πρέπει να υποβληθεί σε επίσημη οντότητα εντός προθεσμίας και η έλλειψη αυτής της προθεσμίας θα έχει ως αποτέλεσμα την άρνηση των παροχών ή την επιβολή κυρώσεων, μια απόδειξη κατάθεσης διασφαλίζει ότι το άτομο που κινδυνεύει έχει απτές αποδείξεις συμμόρφωσης. Αυτός ο τύπος απόδειξης χρησιμοποιείται σε διάφορες περιπτώσεις τόσο για ιδιώτες όσο και για επιχειρηματικές οντότητες.
Συνήθως, μια απόδειξη κατάθεσης είναι ένα απόκομμα χαρτιού που είτε φέρει σφραγίδα με την ώρα και την ημερομηνία από την οντότητα που αποδέχεται το έγγραφο είτε συμπληρώνεται με το χέρι και υπογράφεται από εξουσιοδοτημένο άτομο που έλαβε το έγγραφο. Χρησιμεύει ως επίσημη απόδειξη της κατάστασης της κατάθεσης και δεν μπορεί να αμφισβητηθεί από άλλες συνθήκες, όπως ο ισχυρισμός μιας υπηρεσίας ότι η κατάθεση δεν έγινε ποτέ ή ότι η γραφική εργασία δεν μπορεί να βρεθεί. Πολλές υποχρεώσεις που απαιτούν καταθέσεις είναι ευαίσθητες στις προθεσμίες και αυτή η ολίσθηση μπορεί να αποτρέψει τη διοικητική σύγχυση και τις επιζήμιες συνέπειες.
Στις ΗΠΑ, οι επιχειρήσεις εγγράφονται στο γραφείο του Υπουργού Εξωτερικών καταθέτοντας έγγραφα και πληρώνοντας ένα τέλος. Το γραφείο εκδίδει απόδειξη κατάθεσης που καθορίζει την ημερομηνία έναρξης ισχύος της κατάθεσης. Αυτή θεωρείται η ημερομηνία που η επιχείρηση ξεκινά επίσημα την ύπαρξή της. Εάν ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης εναχθεί, η ημερομηνία έναρξης της επίσημης ζωής της επιχείρησης ως ανεξάρτητη οντότητα θα μπορούσε να καθορίσει εάν ο ιδιοκτήτης είναι προσωπικά υπεύθυνος για ζημίες.
Οι καταχωρίσεις πνευματικής ιδιοκτησίας σε όλες τις κομητείες χρησιμοποιούν κάποιου είδους σύστημα αποδείξεων αρχειοθέτησης για να καθορίσουν ποιος είναι πρώτος εγκαίρως για δικαιώματα βάσει του νόμου. Εάν ένα άτομο δημιουργεί ένα καλλιτεχνικό έργο ή μια εφεύρεση, τα δικαιώματά του εξαρτώνται συχνά από την κρατική εγγραφή. Μια απόδειξη κατάθεσης καθορίζει πότε καταχωρήθηκε το αντικείμενο, έτσι ώστε μια διαφορά ή ένα ζήτημα παράβασης μπορεί να διευθετηθεί εάν υπάρχει ανταγωνιστική αξίωση.
Μια απόδειξη για την υποβολή φόρων είναι ένα άλλο παράδειγμα που είναι σχετικό τόσο για ιδιώτες όσο και για επιχειρήσεις. Η απώλεια φορολογικής προθεσμίας συχνά συνεπάγεται σημαντικές κυρώσεις και κυρώσεις. Η γραφειοκρατία γύρω από τη φορολογική διοίκηση σημαίνει ότι μια κατάθεση μπορεί να χαθεί στο σύστημα ανά πάσα στιγμή. Στις ΗΠΑ, για παράδειγμα, η απόσυρση φορολογικής δήλωσης στο ταχυδρομείο θεωρείται παράδοση στην κυβέρνηση και οποιαδήποτε απόδειξη αποστολής που εκδίδεται από υπάλληλο ταχυδρομείου θεωρείται επίσημη απόδειξη κατάθεσης.
Οι γραμματείς του δικαστηρίου εκδίδουν επίσης αποδείξεις κατάθεσης όταν οι διάδικοι υποβάλλουν αιτήματα μέχρι την προθεσμία. Πολλά δικαστήρια σφραγίζουν το υπόμνημα με την ημερομηνία και την ώρα που ελήφθησαν αντί να χρησιμοποιούν ξεχωριστό κομμάτι χαρτί. Ο διάδικος διατηρεί αντίγραφο της κατάθεσης με τη σφραγίδα του δικαστηρίου ως απόδειξη συμμόρφωσης με τις ημερομηνίες λήξης.