Ο όρος «δέουσα επιμέλεια προμηθευτή» είναι ένας όρος που περιγράφει τις προσπάθειες ενός πωλητή να εξετάσει τις διαδικασίες και τις διαδικασίες που είναι απαραίτητες για να συμμορφωθούν τόσο με τις νομικές απαιτήσεις όσο και με τις τυπικές και συνήθεις απαιτήσεις για προϊόντα ή υπηρεσίες από πελάτες. Η ιδέα πίσω από αυτόν τον τύπο δέουσας επιμέλειας είναι να βεβαιωθείτε ότι ο πωλητής λειτουργεί εντός των ορίων νομικών περιορισμών και κανονισμών, ενώ παράλληλα παρέχει υποστήριξη στους πελάτες με τρόπο που θεωρείται επαγγελματικός και ηθικός. Αυτός ο τύπος δέουσας επιμέλειας προμηθευτή ξεκινά μερικές φορές κατόπιν αιτήματος τρίτου, αλλά μπορεί επίσης να αναληφθεί ως μέρος της εσωτερικής επανεξέτασης του προμηθευτή.
Η ακριβής στρατηγική της δέουσας επιμέλειας των προμηθευτών θα εξαρτηθεί σε μεγάλο βαθμό από τον τύπο των αγαθών ή των υπηρεσιών που προσφέρει ο προμηθευτής και το μέγεθος της πραγματικής λειτουργίας. Είτε πρόκειται για μια μεγάλη είτε για μια μικρή εταιρεία, η διαδικασία της δέουσας επιμέλειας θα επικεντρώνεται συχνά σε βασικές επιχειρηματικές λειτουργίες όπως η συλλογή και επεξεργασία παραγγελιών, οι πολιτικές και οι διαδικασίες απογραφής, η διαδικασία παραγωγής και η εκπλήρωση παραγγελιών. Δίνεται επίσης προσοχή σε παράγοντες όπως η διοικητική υποστήριξη, οι διαδικασίες μάρκετινγκ και η συνεχής υποστήριξη πελατών. Σε κάθε έναν από αυτούς τους τομείς, η εκτίμηση του κόστους και της αποτελεσματικότητας που συμβάλλει στη διατήρηση αυτών των δαπανών εντός λογικής αξιολογείται επίσης προσεκτικά.
Υπάρχουν πολλά οφέλη από τη συμμετοχή στη δέουσα επιμέλεια των προμηθευτών. Κάποιος έχει να κάνει με την επιτάχυνση της διαδικασίας κλεισίματος με έναν νέο πελάτη, καθώς η έκθεση δέουσας επιμέλειας του προμηθευτή θα βοηθήσει τους πιθανούς πελάτες να προχωρήσουν με τη δική τους αξιολόγηση του προμηθευτή και τη λειτουργία του. Από αυτή την οπτική γωνία, οι πόροι που αφιερώνονται στην αξιολόγηση της λειτουργίας αντισταθμίζονται τελικά από την ικανότητα να φέρουν τους πελάτες νωρίτερα παρά αργότερα, καθιστώντας δυνατή τη δημιουργία εσόδων από τη σχέση χωρίς σημαντική καθυστέρηση.
Ένα άλλο όφελος για τη δέουσα επιμέλεια των προμηθευτών είναι να διασφαλιστεί ότι η εταιρεία συμμορφώνεται με όλους τους ισχύοντες κυβερνητικούς κανονισμούς, καθώς και ότι λειτουργεί σύμφωνα με τα βιομηχανικά πρότυπα. Το γεγονός ότι πολλές εταιρείες εμπλέκουν νομικούς συμβούλους καθώς και λογιστές στην προετοιμασία μιας αναφοράς δέουσας επιμέλειας καθιστούν επίσης το έγγραφο χρήσιμο για να προσελκύσει νέους πελάτες με πιο αποτελεσματικό τρόπο. Όταν προετοιμαστούν σωστά, τα αποτελέσματα της δέουσας επιμέλειας του προμηθευτή θα καλύψουν πολλούς από τους τομείς ενδιαφέροντος και ανησυχίας που θα είχε κάθε νέος πελάτης. Το γεγονός ότι τα αποτελέσματα αναθεωρήθηκαν και βρέθηκαν σε συμμόρφωση από εξωτερικούς επαγγελματίες, όπως ένα νομικό και ένα λογιστικό γραφείο, συμβάλλει στην ενίσχυση της νομιμότητας των λεπτομερειών που αναφέρονται στην έκθεση.
Η διαδικασία της δέουσας επιμέλειας του προμηθευτή μπορεί επίσης να βοηθήσει στον εντοπισμό των τομέων στους οποίους η εταιρεία θα μπορούσε να κάνει κάποιες βελτιώσεις. Σε αυτό το σενάριο, τα δεδομένα που συλλέγονται μπορούν να αναλυθούν και να χρησιμοποιηθούν για να μειώσουν τα απόβλητα, να βελτιώσουν τις διαδικασίες συλλογής και εκπλήρωσης παραγγελιών και επίσης να βοηθήσουν στην ενίσχυση των εκστρατειών μάρκετινγκ. Ενώ ο κύριος σκοπός μιας έκθεσης δέουσας επιμέλειας προμηθευτή είναι να παρέχει άμεσες και πλήρεις απαντήσεις σε ερωτήσεις που ενδέχεται να έχουν οι δυνητικοί πελάτες, η χρήση αυτών των αποτελεσμάτων για τη βελτίωση της λειτουργίας της εταιρείας μπορεί να συμβάλει σημαντικά στην αποφυγή προβληματικών καταστάσεων αργότερα και να βοηθήσει την επιχείρηση παραμένουν ανταγωνιστικοί.
SmartAsset.