Μια φόρμα προσφοράς απαιτείται συνήθως από κάθε εταιρεία που ανταποκρίνεται σε μια διαδικασία υποβολής προσφορών για έργα κατασκευής ή ανακαίνισης. Η πραγματική διάταξη του εντύπου και οι απαιτούμενες πληροφορίες παρέχονται από τον οργανισμό του διαγωνισμού. Σε έργα κατασκευής και ανακαίνισης, είναι πολύ συνηθισμένο οι απαντήσεις των προσφορών να περιλαμβάνουν προσχέδια, σχέδια έργων, κοστολόγηση, λεπτομερείς προδιαγραφές και μια σειρά από άλλες πληροφορίες. Σκοπός αυτού του εντύπου είναι να παρέχει μια περίληψη σε μία σελίδα των βασικών πληροφοριών που σχετίζονται με την προσφορά.
Αν και οι λεπτομέρειες μπορεί να διαφέρουν, η φόρμα προσφοράς χωρίζεται σε τέσσερις ενότητες: υποβολή των στοιχείων επικοινωνίας της εταιρείας, λεπτομέρειες έργου, λεπτομέρειες προσφοράς και βασικές σημειώσεις. Οι έμπειρες εταιρείες απαιτούν από τους πωλητές να προετοιμάσουν δύο αντίγραφα του εντύπου προσφοράς πριν από την υποβολή. Με την παραλαβή της απάντησης της προσφοράς, και τα δύο αντίγραφα φέρουν σφραγίδα με την ώρα και την ημερομηνία παραλαβής και υπογράφονται από δεόντως εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπο της εταιρείας που υποβάλλει την προσφορά. Το ένα αντίγραφο επισυνάπτεται στην υποβολή και το άλλο επιστρέφεται στον πωλητή. Αυτό το έντυπο προσφοράς αποτελεί μέρος του συνολικού πακέτου, παρέχοντας απόδειξη παραλαβής, σε περίπτωση που υπάρξει διαφωνία αργότερα.
Το πρώτο τμήμα της φόρμας προσφοράς περιλαμβάνει τις σχετικές πληροφορίες για την εταιρεία που υποβάλλει. Αυτό περιλαμβάνει τη νομική και λειτουργική επωνυμία της εταιρείας, τη διεύθυνση της έδρας, τον αριθμό φορολογικού λογαριασμού, τις κύριες και δευτερεύουσες επαφές, καθώς και αριθμούς τηλεφώνου, email και φαξ. Εάν το κράτος απαιτεί από όλες τις εταιρείες κατασκευών ή ανακαινίσεων να διαθέτουν άδειες ή άδειες, οι αριθμοί θα πρέπει να περιλαμβάνονται στο έντυπο προσφοράς. Εάν η εταιρεία είναι ατομική επιχείρηση ή εταιρεία, θα πρέπει να αναφέρονται και τα ονόματα των ιδιοκτητών. Αυτές οι πληροφορίες δεν απαιτούνται για εταιρείες που έχουν συσταθεί.
Τα στοιχεία του έργου θα πρέπει να περιλαμβάνουν τον αριθμό της προσφοράς, το όνομα της διαγωνιζόμενης εταιρείας και τα στοιχεία επικοινωνίας. Πολλές εταιρείες περιλαμβάνουν την επισκόπηση ή τη σύνοψη του έργου σε αυτήν την ενότητα, αντιγραμμένη απευθείας από τα έγγραφα του διαγωνισμού. Ο σκοπός της συμπερίληψης της σύνοψης είναι να προσδιοριστεί με σαφήνεια το έργο για το οποίο απευθύνεται η προσφορά.
Οι λεπτομέρειες σχετικά με την προσφορά είναι συνήθως η συνολική αξία σε δολάρια και οποιαδήποτε συγκεκριμένη εξαίρεση. Για παράδειγμα, ένα διαγωνιζόμενο έργο για τη σχεδίαση και την κατασκευή μιας γέφυρας μπορεί να περιλαμβάνει τη συνολική αξία του έργου σε δολάρια, συν μια δήλωση ότι δεν περιλαμβάνονται τα έξοδα για την περιβαλλοντική εκτίμηση και έγκριση. Αυτές οι πληροφορίες αποτελούν ουσιαστικό μέρος της προσφοράς και πρέπει να ορίζονται σαφώς.
Οι βασικές σημειώσεις παρέχουν πληροφορίες που αποτελούν μέρος της προσφοράς, αλλά υπόκεινται σε αλλαγές. Πληροφορίες σχετικά με πιθανές καθυστερήσεις στην ώρα έναρξης του έργου, λόγω συνεχιζόμενης απεργίας ή μη διαθεσιμότητας υλικών, περιλαμβάνονται συνήθως σε αυτήν την ενότητα. Αυτές οι προϋποθέσεις είναι οι ίδιες για όλους τους παρόχους, αλλά πρέπει να ορίζονται στην απάντηση.