Η ηλεκτρονική μεταγραφή είναι ένας όρος που μπορεί να αναφέρεται σε διάφορους τύπους δραστηριότητας. Το ένα είναι μια διαδικασία με την οποία ένας άνθρωπος χρησιμοποιεί ηλεκτρονικό εξοπλισμό στη διαδικασία πληκτρολόγησης ενός εγγράφου που περιέχει τις λέξεις που χρησιμοποιούνται από ένα άτομο που μιλάει. Αυτή η διαδικασία μπορεί να αυτοματοποιηθεί πλήρως χρησιμοποιώντας μια ηλεκτρονική εφαρμογή φωνής σε κείμενο. Η ηλεκτρονική μεταγραφή μπορεί επίσης να είναι η διαδικασία παραγωγής ενός ψηφιακού αντιγράφου ενός τυπωμένου εγγράφου, ιδιαίτερα ενός ιστορικού εγγράφου.
Στην απλούστερη μορφή της, η ηλεκτρονική μεταγραφή είναι μια εργασία που περιλαμβάνει την ακρόαση της ομιλίας και τη μετατροπή της σε κείμενο. Σε αυτό το πλαίσιο, το ηλεκτρονικό μπορεί να αναφέρεται στον εξοπλισμό που χρησιμοποιείται για την πραγματοποίηση της εγγραφής ή στο γεγονός ότι το τελικό προϊόν είναι ένα ψηφιακό αρχείο υπολογιστή. Ενώ μερικές φορές ο εξοπλισμός μπορεί να μην είναι τίποτα περισσότερο από μια κασέτα ή ένα δικτάφωνο και έναν υπολογιστή, μπορεί να περιλαμβάνει πιο περίπλοκο ηλεκτρονικό εξοπλισμό. Για παράδειγμα, ορισμένοι οπτικοτυπικοί χρησιμοποιούν ένα πεντάλ για παύση και επανεκκίνηση της εγγραφής, πράγμα που σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να βγάλουν τα χέρια τους από το πληκτρολόγιο.
Ορισμένες μορφές αυτού του έργου ηλεκτρονικής μεταγραφής είναι πιο προηγμένες. Ένα βασικό παράδειγμα είναι η ιατρική μεταγραφή, η οποία απαιτεί καλή κατανόηση της ιατρικής ορολογίας. Η ακρίβεια είναι ιδιαίτερα σημαντική εδώ για να αποφευχθούν λάθη που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε λανθασμένη διάγνωση ή δοσολογία. Ένα άλλο παράδειγμα είναι στα δικαστήρια, όπου ένας ειδικός δακτυλογράφος παίρνει μια κατά λέξη μεταγραφή των όσων λέγονται από μάρτυρες, συχνά χρησιμοποιώντας μια ειδική έκδοση μιας γραφομηχανής όπου τα κλειδιά αντιπροσωπεύουν φωνητικούς ήχους και όχι γράμματα.
Η πλήρως αυτοματοποιημένη ηλεκτρονική μεταγραφή χρησιμοποιεί ειδικό λογισμικό για να “ακούει” ήχο και να τον μετατρέπει σε κείμενο, χρησιμοποιώντας την αυτόματη αναγνώριση φωνής. Το κύριο πλεονέκτημα είναι ότι οι υπολογιστές μπορούν να αναλύσουν το περιεχόμενο ενός ηλεκτρονικού αρχείου ήχου πολύ γρήγορα αντί να χρειάζεται να το αναπαράγουν σε πραγματικό χρόνο. Το κύριο μειονέκτημα είναι ότι οι υπολογιστές είναι πιο πιθανό να κάνουν λάθη στην αναγνώριση λέξεων, αν και υπάρχει μεγάλη διαφορά στην ακρίβεια μεταξύ των διαφορετικών εφαρμογών.
Η φράση ηλεκτρονική μεταγραφή μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως ουσιαστικό. Σε αυτό το πλαίσιο σημαίνει ένα ψηφιακό αντίγραφο ενός εγγράφου, συχνά ένα πολύ παλιό έγγραφο που ανήκει σε ένα μουσείο. Η μεταγραφή σημαίνει ότι οι άνθρωποι μπορούν να δουν το περιεχόμενο του εγγράφου χωρίς να χρειάζεται να μεταβούν σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία για να δουν το πρωτότυπο αντίγραφο. Διευκολύνει επίσης την γρήγορη αναζήτηση ή ανάλυση εγγράφων, για παράδειγμα στην παρακολούθηση της ανάπτυξης της γλώσσας.