Μια τηλεδιάσκεψη είναι μια μέθοδος συνάντησης που χρησιμοποιείται στις επιχειρήσεις όταν όλοι ή μερικοί από τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη βρίσκονται σε διαφορετικές φυσικές τοποθεσίες. Κάθε συμμετέχων σε μια τηλεδιάσκεψη πιθανότατα θα κληθεί να καλέσει σε μια κεντρική τοποθεσία, είτε σε έναν προκαθορισμένο, δωρεάν τηλεφωνικό αριθμό συνδιάσκεψης, είτε απλώς σε έναν αριθμό εντός της επιχείρησης. Αυτός ο τύπος τηλεδιάσκεψης γίνεται όλο και πιο συνηθισμένος τώρα που η τηλεργασία είναι μια δημοφιλής πρακτική, καθώς και μεταξύ επιχειρήσεων με διάφορες εθνικές ή διεθνείς τοποθεσίες.
Υπάρχει μεγάλη ευελιξία που σχετίζεται με μια τηλεδιάσκεψη. Για παράδειγμα, κάθε συμμετέχων στην κλήση μου παραμένει στο δικό του γραφείο χωρίς να χρειάζεται να περάσει την ημέρα σε μια αίθουσα συνεδριάσεων. Επιπλέον, η κλήση μπορεί να προγραμματιστεί με βάση το πρόγραμμα όλων, αν και αυτό μπορεί να είναι λίγο πιο περίπλοκο εάν οι συμμετέχοντες της συνάντησης ζουν σε διαφορετικές ζώνες ώρας.
Γενικά, μια κλήση συνδιάσκεψης όπως αυτή πραγματοποιείται μέσω τηλεφώνου, χωρίς πρόσωπο με πρόσωπο, αλλά ορισμένες επιχειρήσεις ενδέχεται να έχουν εγκατεστημένες κάμερες ή λογισμικό συναντήσεων στους υπολογιστές των υπαλλήλων τους. Αυτό μπορεί να επιτρέψει κάποια πρόσωπο με πρόσωπο επικοινωνία ή τουλάχιστον να επιτρέψει σε όλους να βλέπουν την ίδια οθόνη στον υπολογιστή. Σε γενικές γραμμές, μια τηλεδιάσκεψη θα ξεκινήσει απλώς όταν θα έχουν καλέσει όλοι. Γενικά θα υπάρχει ένας ηγέτης της κλήσης που θα φτάνει πριν από όλους τους άλλους και θα μπορεί να βοηθήσει στην εισαγωγή καθώς φθάνουν άλλοι.
Στη συνέχεια, ο ηγέτης θα διαχειριστεί γενικά την τηλεδιάσκεψη, αναφέροντας μεμονωμένα σημεία συζήτησης και θέματα που πρέπει να συζητηθούν. Θα πρέπει επίσης να ενθαρρύνει όλους να μιλήσουν και να κάνει ερωτήσεις εάν κάποιος φαίνεται σιωπηλός ή φαίνεται να αποσπάται από την κλήση. δηλαδή, έλεγχος email. Εάν η τηλεδιάσκεψη διαρκεί περισσότερο από μία ή δύο ώρες, είναι ο ηγέτης που θα πρέπει να δηλώσει ότι θα υπάρξει ένα σύντομο διάλειμμα από την πρόσκληση για τους ανθρώπους να επισκεφθούν την τουαλέτα ή να πάρουν ένα ποτό.
Αν και ορισμένοι θεωρούν ότι μια τηλεδιάσκεψη είναι λιγότερο αποτελεσματική και επιτυγχάνει λιγότερο από μια παραδοσιακή συνάντηση, δεν υπάρχει αμφιβολία ότι είναι λιγότερο δαπανηρή και πιο βολική για τις επιχειρήσεις. Εάν οι κλήσεις τηλεδιάσκεψης διατηρούνται σχετικά μικρές και όλοι μπορούν να συμμετέχουν και να ενδιαφέρονται για την κλήση, μπορούν να επιτύχουν πολλά. Μπορεί να είναι χρήσιμο να έχετε μια προγραμματισμένη δομή, με διαφορετικούς ομιλητές και παρουσιαστές καθ ‘όλη τη διάρκεια της κλήσης για να αποφύγετε την πλήξη, καθώς και να αναφέρετε όλοι το όνομά τους πριν αρχίσουν να μιλούν για να αποφευχθεί η σύγχυση, η οποία μπορεί να προκαλέσει απώλεια ενδιαφέροντος.
SmartAsset.