Κάποιοι θρηνούν για την έλλειψη βασικής τηλεφωνικής εθιμοτυπίας τόσο στις προσωπικές όσο και στις επαγγελματικές κλήσεις. Η εθιμοτυπία του τηλεφώνου προσφέρει έναν τρόπο στους ανθρώπους να λειτουργούν ευγενικά μαζί σε μια κοινωνία, εξαλείφοντας την απογοήτευση και τις ατυχίες στην επικοινωνία. Ωστόσο, η εθιμοτυπία του τηλεφώνου λειτουργεί καλύτερα όταν όλοι γνωρίζουν τους κανόνες.
Ξεκινήστε από νωρίς να διδάσκετε στα παιδιά την εθιμοτυπία του τηλεφώνου. Μην αφήνετε ένα παιδί να σηκώνει τηλέφωνο, εκτός εάν έχει καλή γνώση του τι να πει. Κανείς δεν θέλει μια απογοητευτική συζήτηση με ένα μόλις ενός έτους που δεν μιλάει. Αντίθετα, εκπαιδεύστε τα παιδιά ηλικίας τριών έως πέντε ετών, ανάλογα με την ικανότητα ομιλίας τους, να μάθουν πώς να απαντούν ευγενικά σε ένα τηλέφωνο.
Η απάντηση σε ένα τηλέφωνο ξεκινά με ένα απλό «Γεια». Για τα παιδιά, η βασική τηλεφωνική εθιμοτυπία περιλαμβάνει το να ρωτούν ευγενικά ποιος είναι ο καλών. Το άτομο στην άλλη άκρη της γραμμής θα πρέπει να αναγνωρίσει τον εαυτό του, αλλά συχνά αυτό δεν συμβαίνει. Καθοδηγήστε το παιδί να ακούσει μια εισαγωγή πριν ζητήσει μια εισαγωγή.
Ένα δείγμα μιας εγκεκριμένης τηλεφωνικής εθιμοτυπίας έναρξης είναι το ακόλουθο:
“Γεια?”
«Γεια, μπορώ να μιλήσω στη μητέρα σου;»
«Μπορώ να ρωτήσω ποιος καλεί;»
“Αυτός είναι ο Bob Shipley από το Auto Store.”
«Μπορείς σε παρακαλώ να κρατηθείς για μια στιγμή;
Σε αυτό το σημείο το παιδί θα πρέπει να μπορεί να πει στον γονέα που καλεί και να μην ουρλιάζει όσο πιο δυνατά γίνεται, «Γεια σου μαμά, ο Μπομπ Σάιπλεϊ είναι στο τηλέφωνο!» Εάν για κάποιο λόγο ο γονέας είναι απασχολημένος, αλλάζει πάνα ή βρίσκεται στο μπάνιο, το παιδί θα πρέπει να επιστρέψει στον καλούντα και να δηλώσει ότι το άτομο που ζητήθηκε δεν είναι διαθέσιμο. Σε αυτό το σημείο το παιδί πρέπει να λάβει έναν αριθμό ή ένα μήνυμα. Το παιδί δεν πρέπει να αποκαλύψει τις ενέργειες του ζητούμενου, όπως «Είναι στο μπάνιο». Θα πρέπει απλώς να δηλώσει ότι ο γονέας δεν μπορεί να έρθει στο τηλέφωνο και θα καλέσει πολύ σύντομα.
Η διδασκαλία αυτής της βασικής τηλεφωνικής εθιμοτυπίας στα μικρά παιδιά μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα δια βίου ήπιες συνήθειες προς τους καλούντες. Ο επόμενος κανόνας τηλεφωνικής εθιμοτυπίας είναι να κάνετε έγκαιρες επανακλήσεις. Εάν ένα παιδί έχει εγγυηθεί ότι ένας γονέας θα καλέσει γρήγορα, ο γονέας θα πρέπει να κάνει ακριβώς αυτό, εκτός εάν προκύψει έκτακτη ανάγκη.
Για τον καλούντα, η αναγνώριση είναι το κλειδί. Ένας χαιρετισμός από τον “καλλέ” θα πρέπει να ακολουθήσει με “Γεια σας, αυτό είναι το τάδε και το άλλο. Μπορώ να μιλήσω στην κυρία Τζόουνς;» Κάποιος πρέπει να παρουσιάζει αρκετές πληροφορίες για την επιχείρησή του εκ των προτέρων, όπου είναι δυνατόν. Τα ιατρικά γραφεία και οι εταιρείες πιστωτικών καρτών αποτελούν την εξαίρεση λόγω της νομοθεσίας περί εμπιστευτικότητας. Σε αυτήν την περίπτωση, όσοι καλούν μπορούν να δηλώσουν μόνο το όνομα και τον αριθμό τους.
Η εθιμοτυπία του τηλεφώνου απαιτεί τόσο ο καλών όσο και ο παραλήπτης να είναι έτοιμοι να σημειώσουν πληροφορίες όταν απαιτείται. Πριν πραγματοποιήσετε μια κλήση ή λάβετε μία, βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα λειτουργικό εργαλείο γραφής, οποιαδήποτε πληροφορία μπορεί να χρειαστεί να δώσει κάποιος και κάτι για το οποίο να γράψετε.
Για χάρη του ατόμου στην άλλη γραμμή, κρατήστε τις τηλεφωνικές κλήσεις σύντομες αλλά φιλικές. Μόλις ολοκληρωθεί η συναλλαγή της επιχείρησης, τερματίστε με απλές ευχαριστίες, είτε για τη χρήση μιας επιχείρησης είτε για την παροχή των απαραίτητων πληροφοριών. Οι ευχαριστίες πρέπει να ανταποδίδονται για την προώθηση της καλής εθιμοτυπίας στο τηλέφωνο. Επίσης, προσέξτε τις διαφορετικές ζώνες ώρας. Στόχος να τηλεφωνήσεις κατά τη διάρκεια της ημέρας. Αποφύγετε τις κλήσεις πριν τις 9 το πρωί και μετά τις 9 το βράδυ.
Η βασική τηλεφωνική εθιμοτυπία απαιτεί επίσης ευγένεια προς τους δικηγόρους. Δεν είναι απαραίτητο να ακούσετε ένα ολόκληρο βήμα πωλήσεων. Κάποιος μπορεί να ρωτήσει το όνομα και την επιχείρηση ενός δικηγόρου, ο οποίος συνήθως εργάζεται σε ένα σενάριο, και στη συνέχεια να εκφράσει αδιαφορία για την επιχείρηση ή τα προϊόντα. Κάποιος μπορεί επίσης να δηλώσει ότι δεν διεξάγει επιχειρηματικές δραστηριότητες μέσω τηλεφώνου. Κάποιος μπορεί επίσης να ζητήσει να μπει το όνομά του σε μια λίστα μη κλήσης στο μέλλον.
Ο έλεγχος κλήσεων με αναγνώριση κλήσης είναι αποδεκτός όταν κάποιος δεν έχει ούτε χρόνο ούτε διάθεση να μιλήσει με έναν καλούντα. Επίσης, δεν απαιτείται από τη βασική τηλεφωνική εθιμοτυπία να ανταποκρίνονται τηλεφωνικές κλήσεις από ανεπιθύμητους δικηγόρους. Ωστόσο, εάν κάποιος ελέγχει τις κλήσεις από την οικογένεια, τους φίλους ή τους επαγγελματικούς συνεργάτες του, θα πρέπει να προσπαθήσει να επιστρέψει τις κλήσεις έγκαιρα.