Λέγεται ότι κάτι έχει διαρκή αξία όταν έχει ιστορική σημασία ή άλλη μορφή αξίας που αναμένεται να διαρκέσει και στο μέλλον. Ενώ πολλά καλλιτεχνικά έγγραφα έχουν διαρκή αξία, συμπεριλαμβανομένων των μανιφέστων και των λογοτεχνικών έργων καλλιτεχνών, αυτός ο όρος χρησιμοποιείται επίσης συχνά για νομικά και επαγγελματικά έγγραφα. Οι λόγοι διατήρησης ενός εγγράφου είναι ποικίλοι, αλλά συνήθως περιλαμβάνουν το έγγραφο που περιέχει πληροφορίες που είναι νέες, επαναστατικές ή αναμένεται να είναι χρήσιμες στο μέλλον. Κατά μέσο όρο, τα έγγραφα με διαρκή αξία είναι λιγότερο από το 5 τοις εκατό όλων των εγγράφων που έχουν δημιουργηθεί. Οι οργανισμοί που είναι υπεύθυνοι για τα έγγραφα κανονικά δεν καθορίζουν ποια έγγραφα είναι πολύτιμα. αυτό συνήθως αφήνεται στους αρχειοθέτες.
Πολλοί τύποι εγγράφων μπορούν να ειπωθεί ότι έχουν διαρκή αξία. Ενώ αυτός ο όρος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για λογοτεχνικά έργα και σχέδια, χρησιμοποιείται συχνότερα για επαγγελματικά και νομικά έγγραφα. Αυτά τα έγγραφα σπάνια επιλέγονται για την αξία τους αμέσως μετά τη σύνταξή τους. οι αρχειοθέτες συνήθως περιμένουν αρκετά χρόνια για να δουν πόσο ανθεκτικές είναι οι επιπτώσεις τους για να διαπιστώσουν εάν αυτά τα έγγραφα έχουν πραγματική αρχειακή αξία.
Τα συνηθισμένα έγγραφα δεν θεωρούνται ότι έχουν διαρκή αξία. μόνο έκτακτα έγγραφα αρχειοθετούνται μόνιμα για μεταγενέστερη χρήση και έρευνα. Υπάρχουν πολλοί λόγοι για να συμβεί αυτό, αλλά συνήθως συμβαίνει επειδή τα έγγραφα περιέχουν πληροφορίες που είναι απαραίτητες ή επαναστατικές. Για παράδειγμα, νομικά έγγραφα που περιγράφουν λεπτομερώς μια δικαστική απόφαση που άλλαξε δραματικά τον τρόπο με τον οποίο τα άλλα δικαστήρια βλέπουν το εν λόγω ζήτημα θα θεωρηθούν ότι έχουν διαρκή αξία. νομικά έγγραφα σχετικά με κοινή δικαστική υπόθεση δεν θα θεωρηθούν ότι έχουν μόνιμη αξία.
Πολύ λίγα έγγραφα θεωρούνται ότι έχουν διαρκή αξία, επειδή τα περισσότερα έγγραφα περιγράφουν τα κοινά γεγονότα που, αν και χρήσιμα για την επιχείρηση ή το γραφείο που συντάσσει τα έγγραφα, δεν είναι χρήσιμα για τον κόσμο γενικά. Κατά μέσο όρο, λιγότερο από το 5 τοις εκατό όλων των εγγράφων που δημιουργήθηκαν θεωρείται ότι έχουν αρχειακή αξία. Άλλα έγγραφα μπορεί να αρχειοθετούνται από μια επιχείρηση για αρκετά χρόνια, αλλά συνήθως καταστρέφονται όταν δεν είναι πλέον χρήσιμα. Ακόμα κι αν η εγκατάσταση διατηρεί τα έγγραφα μόνιμα αρχειοθετημένα, θεωρείται ότι έχουν μόνιμη αξία μόνο εάν ένα ίδρυμα αρχειοθέτησης συμφωνεί για την αξία τους.
Ενώ η εγκατάσταση που είναι υπεύθυνη για ένα έγγραφο μπορεί να είναι σε θέση να το επιλέξει για διαρκή αξία, αυτό είναι σπάνιο. Οι αρχειοφύλακες είναι συνήθως υπεύθυνοι για την εύρεση και τον προσδιορισμό των εγγράφων που είναι χρήσιμα για το μέλλον. Μια ομάδα αρχειοθετών συνήθως λαμβάνει αυτήν την απόφαση αφού ελέγξει τις πληροφορίες ενός εγγράφου, τη διαρκή επίδρασή του και αν το έγγραφο είναι το πρώτο που περιγράφει λεπτομερώς τις πολύτιμες πληροφορίες. Ορισμένα έγγραφα που δεν είναι τα πρώτα που αναφέρουν πολύτιμες πληροφορίες αρχειοθετούνται, αλλά συνήθως δεν θεωρούνται πολύτιμα.
SmartAsset.