Οι επιστολές προσδιορισμού είναι έγγραφα που εκδίδονται από την Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων στις Ηνωμένες Πολιτείες. Ουσιαστικά, η επιστολή προσδιορισμού είναι μια επίσημη απόφαση σχετικά με το εάν ένα πρόγραμμα συνταξιοδότησης ή συνταξιοδότησης που έχει τεθεί σε εφαρμογή από έναν εργοδότη πληροί ή όχι όλα τα κριτήρια που ορίζονται από την IRS για τη δομή και τη λειτουργία των συνταξιοδοτικών προγραμμάτων. Γενικά, εκδίδεται μια επιστολή αποφασιστικότητας είτε για την επιβεβαίωση της πλήρους συμμόρφωσης του συνταξιοδοτικού προγράμματος είτε για την ενημέρωση του εργοδότη ότι το πρόγραμμα δεν συμμορφώνεται και ότι απαιτείται περισσότερη δουλειά για να μπορέσει να εγκριθεί επίσημα το πρόγραμμα.
Η λήψη μιας επιστολής αποφασιστικότητας συνήθως απαιτεί την επικοινωνία με το περιφερειακό γραφείο της IRS που καλύπτει τη γεωγραφική τοποθεσία των κεντρικών γραφείων του εργοδότη. Το προτεινόμενο συνταξιοδοτικό ή συνταξιοδοτικό πρόγραμμα παρέχεται με πλήρη λεπτομέρεια στην Εφορία. Με τη σειρά του, το IRS αξιολογεί κάθε πτυχή του προτεινόμενου σχεδίου και καθορίζει εάν η δομή πληροί τα τρέχοντα προσόντα για έγκριση. Εάν όλα είναι εντάξει, ο Περιφερειακός Διευθυντής εκδίδει ένα επίσημο έγγραφο που επιβεβαιώνει ότι το σχέδιο συμμορφώνεται πλήρως. Διενεργούνται περιοδικές αναθεωρήσεις του σχεδίου για να διασφαλιστεί ότι τυχόν αλλαγές στη βασική δομή συμμορφώνονται επίσης με τα τρέχοντα κριτήρια.
Εάν το προτεινόμενο σχέδιο δεν πληροί τα τρέχοντα προσόντα που ορίζονται από την IRS, η επιστολή προσδιορισμού συνήθως αναφέρει ποιες περιοχές του σχεδίου δεν συμμορφώνονται. Αυτό δίνει τη δυνατότητα στον εργοδότη να επιστρέψει και να βελτιώσει το τρέχον σχέδιο. Μόλις το αναθεωρημένο σχέδιο είναι έτοιμο, υποβάλλεται στο IRS για δεύτερη φορά. Εάν όλα τα ανοιχτά ζητήματα με το πρόγραμμα απευθύνονται προς ικανοποίηση της IRS, επιστρέφεται στον εργοδότη μια επιστολή απόφασης που χορηγεί επίσημη έγκριση του προγράμματος.
Ενώ το IRS μπορεί να επανεξετάζει περιοδικά τα συνταξιοδοτικά προγράμματα που εγκρίνονται επί του παρόντος με μια επιστολή προσδιορισμού, είναι συνήθως συνετό για τον εργοδότη να ενημερώνεται για τυχόν αλλαγές στους κανονισμούς που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την κατάσταση του προγράμματος. Ταυτόχρονα, είναι επίσης καλή ιδέα να συμβουλευτείτε την IRS για τυχόν προτεινόμενες αλλαγές στο σχέδιο πριν τις εφαρμόσετε. Κάτι τέτοιο συμβάλλει στη διασφάλιση της καλής λειτουργίας του σχεδίου εντός των καθιερωμένων προσόντων.
Μαζί με την επίσημη αναγνώριση ενός συνταξιοδοτικού προγράμματος, η IRS εκδίδει επίσης μια επιστολή αποφασιστικότητας σε μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς για να επιβεβαιώσουν την αφορολόγησή τους. Το κείμενο της επιστολής παραθέτει την ενότητα του Κώδικα Εσωτερικών Εσόδων που ισχύει για τον οργανισμό και χρησιμεύει ως επίσημη επιβεβαίωση ότι η οντότητα αναγνωρίζεται ως οργανισμός απαλλασσόμενος από φόρους.