Η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών ή BPA, είναι μια στρατηγική που χρησιμοποιείται για τη βελτιστοποίηση και τον εξορθολογισμό των βασικών διαδικασιών που χρησιμοποιούνται για τη λειτουργία μιας επιχείρησης, χρησιμοποιώντας την τελευταία λέξη της τεχνολογίας για την αυτοματοποίηση των λειτουργιών που εμπλέκονται στην εκτέλεση αυτών των διαδικασιών. Η ιδέα πίσω από την BPA είναι να επιτρέψει στην εταιρεία να λάβει το μεγαλύτερο όφελος χρησιμοποιώντας όλους τους διαθέσιμους πόρους προς το καλύτερο πλεονέκτημα, διατηρώντας παράλληλα το κόστος λειτουργίας όσο το δυνατόν χαμηλότερο. Κάτι τέτοιο βοηθά στην επιχείρηση να παράγει μεγαλύτερα κέρδη και να επιτύχει ένα επίπεδο σταθερότητας που θα ήταν δύσκολο να πραγματοποιηθεί χωρίς τη χρήση αυτοματισμού.
Ενώ υπάρχουν πολλές διαφορετικές προσεγγίσεις για τον αυτοματισμό της επιχειρηματικής διαδικασίας, οι περισσότερες στρατηγικές προσδιορίζουν τρία βασικά στάδια που πρέπει να λάβουν χώρα για να είναι επιτυχής ο αυτοματισμός. Το πρώτο στάδιο είναι γνωστό ως ενορχήστρωση. Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, οι διευθυντές συνεργάζονται με επαγγελματίες αυτοματισμών, όπως προγραμματιστές τεχνολογίας πληροφοριών, για να αξιολογήσουν τις ανάγκες της επιχείρησης, να διερευνήσουν τις ιδιαιτερότητες κάθε τομέα της επιχειρηματικής λειτουργίας και να προσδιορίσουν πού η τεχνολογία μπορεί να εξορθολογήσει τα βήματα που εμπλέκονται σε κάθε έναν από αυτούς τους τομείς Το Κατά την ενορχήστρωση, όλα τα εμπλεκόμενα μέρη επιδιώκουν επίσης να καθορίσουν πώς κάθε τομέας μπορεί να διασυνδεθεί πιο αποτελεσματικά με τη χρήση του σωστού υλικού και λογισμικού και με τη σειρά του να έχει θετικό αντίκτυπο στη συνολική προσπάθεια παραγωγής. Εδώ καθορίζεται και προετοιμάζεται η στρατηγική αυτοματισμού για εφαρμογή εντός της κουλτούρας της εταιρείας.
Μετά την ενορχήστρωση, η επόμενη φάση του αυτοματισμού της επιχειρηματικής διαδικασίας είναι γνωστή ως ολοκλήρωση. Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, κάθε τμήμα της εταιρείας εισάγεται σταδιακά στη νέα τεχνολογία. Μόλις οι προόδους είναι σε θέση και λειτουργούν, αντιμετωπίζεται το επόμενο τμήμα στη διαδικασία υλοποίησης, με τη σειρά να συνεχίζεται έως ότου όλοι οι τομείς της εταιρείας δεν ασχολούνται με τον αυτοματισμό. Αυτή η σταδιακή προσέγγιση καθιστά δυνατή την ταχεία αναγνώριση και εφαρμογή τυχόν απρόβλεπτων λειτουργικών ζητημάτων που υλοποιούνται σε κάθε επίπεδο τμήματος, πριν επεκταθεί ο αυτοματισμός σε περισσότερα τμήματα. Ιδανικά, αυτό σημαίνει ότι όταν ολοκληρωθεί η εφαρμογή, κάθε τμήμα ανταποκρίνεται θετικά με αυξημένη παραγωγικότητα ως αποτέλεσμα των νέων αυτοματοποιημένων διαδικασιών.
Η τελική φάση του αυτοματισμού της επιχειρηματικής διαδικασίας αναφέρεται μερικές φορές ως δυναμική ολοκλήρωση ή εκτέλεση. Αυτή είναι η φάση κατά την οποία οι πλέον καθιερωμένες αυτοματοποιημένες διαδικασίες σε κάθε τμήμα ενσωματώνονται περαιτέρω για την παροχή δεδομένων σε άλλα τμήματα. Για παράδειγμα, σε μια πλήρως λειτουργική κατάσταση αυτοματισμού επιχειρησιακών διαδικασιών, τα δεδομένα από το τμήμα πωλήσεων ρέουν αυτόματα στους εισπρακτέους λογαριασμούς, οι οποίοι με τη σειρά τους μοιράζονται δεδομένα για τιμολογημένες παραγγελίες με πωλήσεις, διάφορα επίπεδα διοίκησης και άλλα μέσα στον οργανισμό που χρειάζονται πρόσβαση σε αυτά τα δεδομένα Το Η εκτέλεση σε αυτό το επίπεδο δημιουργεί επίσης μια αμφίδρομη ροή δεδομένων, επιτρέποντας στους πωλητές και τους διευθυντές πωλήσεων να λαμβάνουν εύκολα δεδομένα σχετικά με τις παραγγελίες που έχουν υποβληθεί από τους πελάτες τους, συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών αποστολής, των ημερομηνιών τιμολόγησης και του χρόνου πληρωμής αυτών των τιμολογίων.
Επιχειρήσεις οποιουδήποτε μεγέθους μπορούν να επωφεληθούν από τη χρήση αυτοματισμού επιχειρηματικών διαδικασιών. Υποθέτοντας ότι οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες βοηθούν στην εκτέλεση λειτουργιών με τρόπο πιο αποδοτικό από τις χειροκίνητες διαδικασίες, η εταιρεία μειώνει τα λειτουργικά έξοδα και είναι σε θέση να παρέχει προϊόντα με χαμηλότερο κόστος. Αυτό με τη σειρά του σημαίνει ότι κερδίζεται περισσότερο κέρδος από κάθε πωλούμενη μονάδα, παράγοντας που είναι σημαντικός για την επιτυχία σχεδόν κάθε επιχείρησης.
SmartAsset.