Τα logistics αντιπροσωπεύουν τις δραστηριότητες στις οποίες πραγματοποιεί μια εταιρεία για τη μεταφορά αγαθών μέσω διαφορετικών σημείων διανομής. Ο έλεγχος φορτίου επιτρέπει σε μια εταιρεία να εξετάζει, να προσαρμόζει και να επαληθεύει τους λογαριασμούς φορτίου για ακρίβεια. Αυτή η διαδικασία ξεκινά με τη συλλογή λογαριασμών ναύλων από τους πωλητές. Στη συνέχεια, οι υπάλληλοι της εταιρείας εισάγουν τους λογαριασμούς σε ένα μηχανογραφικό λογιστικό σύστημα. Οι λογιστές εξετάζουν κάθε λογαριασμό για στοιχεία όπως το ποσοστό χιλιομέτρων, τα πρόσθετα έξοδα και τα τιμολόγια. Ο σκοπός του ελέγχου φορτίου είναι να διασφαλίσει την εγκυρότητα και την ακρίβεια κάθε λογαριασμού.
Η ναυτιλία και η μεταφορά μπορεί να είναι μεγάλα έξοδα για ορισμένες εταιρείες. Όσοι δραστηριοποιούνται στον κλάδο του λιανικού εμπορίου ή στον κλάδο των υπηρεσιών τροφίμων είναι εκείνοι που επηρεάζονται περισσότερο από τις μεταφορές εμπορευμάτων. Η αύξηση των τιμών του πετρελαίου και του φυσικού αερίου μπορεί επίσης να καταστήσει σημαντικότερο τον έλεγχο των φορτίων. Οι εταιρείες συχνά μεταφέρουν τα έξοδα αποστολής και ναύλων στους πελάτες. Η αποτυχία διατήρησης ακριβών αρχείων για αυτές τις χρεώσεις μπορεί να οδηγήσει σε υψηλότερο κόστος χωρίς αντισταθμιστικές αυξήσεις τιμών για να διασφαλιστούν κέρδη σε επίπεδο.
Ο έλεγχος φορτίου μπορεί να είναι μια διαδικασία περιοδικής επανεξέτασης. Οι λογιστές μπορούν να ελέγχουν ορισμένα τιμολόγια κάθε μήνα για να διασφαλίσουν ότι δεν υπάρχουν επιπλέον χρεώσεις. Οι μεγάλες εταιρείες συχνά απασχολούν έναν αναλυτή εμπορευμάτων ή logistics. Αυτός ο υπάλληλος είναι ο ενδιάμεσος μεταξύ των εταιρειών μεταφοράς εμπορευμάτων και της εταιρείας. Η δουλειά του/της είναι να εισάγει όλα τα εγκεκριμένα από τη διαχείριση τιμολόγια στο σύστημα κατά την παραλαβή. Τα αμφίβολα τιμολόγια απαιτούν διόρθωση πριν την εισαγωγή τους στο σύστημα.
Υπάρχουν τρεις διαφορετικές μέθοδοι για τη διενέργεια διαδικασιών ελέγχου φορτίου. Η μη αυτόματη αντιστοίχιση απαιτεί από τους λογιστές να ελέγχουν κάθε τιμολόγιο με το χέρι για εντοπισμένα στοιχεία. Το λογισμικό μπορεί να είναι προγραμματιζόμενο για να αναφέρει εξαιρέσεις όταν το κόστος μεταφοράς είναι πάνω από ένα ορισμένο επίπεδο. Η εξωτερική ανάθεση είναι η τρίτη επιλογή. Οι εταιρείες μπορούν να προσλάβουν μια εξωτερική εταιρεία για να εργαστεί μέσω τιμολογίων μεταφοράς και αποστολής για να αναζητήσει αποκλίσεις.
Ένας άλλος σκοπός του ελέγχου φορτίου είναι να διασφαλίσει ότι μια εταιρεία λαμβάνει όλες τις εκπτώσεις που δίνονται από τους πωλητές. Οι περισσότεροι πωλητές φορτίων προσφέρουν ποσοστιαίες εκπτώσεις για συγκεκριμένους όγκους αποστολής. Ο έλεγχος εμπορευμάτων διασφαλίζει ότι δεν γίνονται λογαριασμοί χωρίς τη λήψη της κατάλληλης έκπτωσης. Οι ειδικές χρεώσεις που ισχύουν για τους λογαριασμούς ναύλων υπόκεινται επίσης σε έλεγχο. Οι λογιστές πρέπει να διακρίνουν γιατί αυτά περιλαμβάνονται στον λογαριασμό φορτίου και πώς να τα κωδικοποιήσουν στο γενικό καθολικό.
Τα μηχανογραφικά συστήματα λογιστικής ή διαχείρισης είναι συνήθως απαραίτητα για τη διαδικασία ελέγχου φορτίου. Αυτό επιτρέπει τη σχεδόν άμεση παραλαβή λογαριασμών και τιμολογίων για έλεγχο. Οι λογιστές μπορούν να λάβουν τους λογαριασμούς εγκαίρως για να διασφαλίσουν ότι η εταιρεία δεν πληρώνει πάρα πολλά χρήματα πριν ελέγξουν τους λογαριασμούς ναύλων.