Ανοικτές συναλλαγές είναι κάθε είδους χρηματοοικονομικές δραστηριότητες που δεν θεωρείται ότι έχουν εξοφληθεί πλήρως στο τέλος μιας καθορισμένης λογιστικής περιόδου. Οι επιχειρηματικές συναλλαγές αυτού του τύπου παραμένουν ανοικτές έως ότου οριστικοποιηθούν πλήρως στο τέλος σε μεταγενέστερη περίοδο. Δεδομένου ότι πολλοί τύποι εταιρειών λειτουργούν με μια διαδικασία που δημιουργεί εκκρεμείς συναλλαγές που μπορεί να παραμείνουν άστατες για μια περίοδο αρκετών εβδομάδων ή και περισσότερο, τα περισσότερα λογιστικά συστήματα παρέχουν κάποια μέσα παρακολούθησης της άμπωτης και της ροής σε ανοικτές συναλλαγές ως μέρος της διαδικασίας είσπραξης και να ενημερώνεστε για το είδος του εισοδήματος που μπορεί να δημιουργηθεί σε μία ή περισσότερες προσεχείς περιόδους.
Ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να κατανοήσετε τις ανοιχτές συναλλαγές είναι να εξετάσετε την αγορά αγαθών ή υπηρεσιών από μια εταιρεία στην οποία το χρέος δεν ρυθμίζεται αμέσως από τον αγοραστή που υποβάλλει προσφορά σε μετρητά κατά τη στιγμή της αγοράς. Σε αυτόν τον τύπο ρύθμισης, ο πωλητής θα εκδίδει συνήθως ένα τιμολόγιο στον αγοραστή, ο οποίος στη συνέχεια έχει έναν συγκεκριμένο αριθμό ημερολογιακών ημερών για την πλήρη αποστολή της πληρωμής. Υποθέτοντας ότι η συναλλαγή πραγματοποιείται στα μέσα ενός λογιστικού μήνα και οι όροι πληρωμής είναι 30 ημέρες, ο αγοραστής μπορεί να μην καταβάλει την πληρωμή στον τρέχοντα λογιστικό μήνα. Σε αυτήν την περίπτωση, η συναλλαγή προσδιορίζεται ως ανοικτή ή σε εκκρεμότητα όταν κλείσει αυτός ο λογιστικός μήνας.
Σχεδόν για κάθε επιχείρηση που δεν βασίζεται σε άμεσες πληρωμές αγαθών ή υπηρεσιών θα έχει ανοιχτές συναλλαγές που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη στα λογιστικά αρχεία της εταιρείας. Η διαδικασία της γήρανσης βοηθά να συμβαδίζει με την κατάσταση αυτών των ανοιχτών συναλλαγών και παρέχει την ευκαιρία να προσδιοριστεί εάν μια συγκεκριμένη συναλλαγή παραμένει ανοικτή για ένα ασυνήθιστο χρονικό διάστημα. Για παράδειγμα, εάν η παλαίωση σε ένα συγκεκριμένο τιμολόγιο είναι τώρα στις 45 ημέρες και ο πελάτης πληρώνει συνήθως σε 28 έως 30 ημέρες, η εταιρεία μπορεί να ξεκινήσει επαφή με τον πελάτη για να βεβαιωθεί ότι το τιμολόγιο παραλήφθηκε. Από αυτήν την οπτική γωνία, η παρακολούθηση της κατάστασης των ανοικτών συναλλαγών διευκολύνει τη διαχείριση των προσπαθειών είσπραξης και τη σωστή επίβλεψη ή άλλα ζητήματα που μπορεί να καθυστερήσουν την πληρωμή των πελατών.
Η διαχείριση του ποσού των ανοικτών συναλλαγών είναι πολύ σημαντική για τη χρηματοπιστωτική σταθερότητα κάθε επιχείρησης. Προκειμένου να διασφαλιστεί ότι εισπράττονται αρκετά έσοδα με συνέπεια για την αποπληρωμή των χρεών της εταιρείας, οι επιχειρήσεις συχνά οργανώνουν διαδικασίες χρέωσης για να παρέχουν άφθονες ευκαιρίες στους πελάτες να αποστέλλουν πληρωμές το συντομότερο δυνατό. Κάτι τόσο απλό όσο το να γνωρίζουμε ποιες ημέρες του μήνα ο πελάτης αφιερώνει για να μειώσει τους ελέγχους για τα εκκρεμή τιμολόγια και να χρονομετρήσει την παράδοση ενός τιμολογίου σε αυτόν τον πελάτη μπορεί να βοηθήσει στη μείωση της ανατροπής μεταξύ τιμολόγησης και απόδειξης πληρωμής, μια στρατηγική που βοηθά επίσης στη διατήρηση του αριθμού και τη νομισματική αξία των ανοικτών συναλλαγών εντός αποδεκτού εύρους.
SmartAsset.