Οι επιστολές πρότασης είναι συνοδευτικές επιστολές που περιλαμβάνονται σε επιχειρηματικές προτάσεις για να εισαγάγουν τους ανθρώπους στη φύση της πρότασης και την εταιρεία που υποβάλλει την πρόταση. Όπως και άλλοι τύποι συνοδευτικών επιστολών, οι επιστολές πρότασης έχουν σχεδιαστεί για να εξοικειώσουν γρήγορα τον αναγνώστη με τις απαραίτητες πληροφορίες, ενώ παράλληλα πείθουν τον αναγνώστη ότι ο συντάκτης της επιστολής είναι η καλύτερη επιλογή για τη δουλειά. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια επιστολή πρότασης πρέπει να ακολουθεί μια συγκεκριμένη μορφή και στυλ, ενώ σε άλλες περιπτώσεις, μπορεί να είναι πιο ελεύθερης μορφής.
Μια τυπική επιστολή πρότασης περιλαμβάνει μια σύντομη συζήτηση για το πρόβλημα που πρέπει να αντιμετωπίσει η πρόταση και μια επισκόπηση των σημαντικών πληροφοριών της πρότασης. Οι επιστολές πρότασης συνήθως περιλαμβάνουν εκτιμήσεις χρόνου και κόστους μαζί με μια σύντομη εξήγηση για το πώς θα λειτουργήσει η πρόταση. Η επιστολή πρότασης μπορεί επίσης να αναφέρει λεπτομερώς την εμπειρία, τα προσόντα και τις πιστοποιήσεις του ατόμου ή της εταιρείας που παρέχει την πρόταση και μπορεί επίσης να περιλαμβάνει το ιστορικό της εταιρείας και πληροφορίες ιστορικού. Σε όλο το κείμενο, το έγγραφο έχει έναν πειστικό τόνο που έχει σχεδιαστεί για να ενθαρρύνει τον αναγνώστη να εξετάσει το συνημμένο υλικό πρότασης.
Υπάρχει μια σειρά από πλαίσια στα οποία μπορεί να γραφτεί μια επιστολή πρότασης. Όταν μια εταιρεία ή οργανισμός υποβάλλει ένα αίτημα για πρόταση (RFP), τα άτομα που απαντούν στο RFP συνήθως γράφουν επιστολές πρότασης με τις υποβολές τους. Ένα RFP συνήθως περιλαμβάνει κατευθυντήριες γραμμές για προτάσεις που θα δώσουν στους ανθρώπους μια καλή ιδέα για το τι πρέπει να συμπεριληφθεί σε μια επιστολή πρότασης, που κυμαίνονται από τα προσόντα του συγγραφέα έως μια εκτίμηση των δαπανών που θα συνεπάγονται. Τα βιβλία αναφοράς που παρέχουν πληροφορίες σχετικά με την επαγγελματική αλληλογραφία έχουν συχνά πολλά δείγματα προτάσεων, έτσι ώστε οι αναγνώστες να μπορούν να εξοικειωθούν με τη σύνταξη προτάσεων προτού χρειαστεί να συντάξουν επίσημα μια πρόταση.
Ορισμένες επιστολές πρότασης είναι ανεπιθύμητες. Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν προτάσεις για να πουλήσουν τα προϊόντα τους σε δυνητικούς νέους πελάτες, επειδή η επικοινωνία μέσω ταχυδρομείου μπορεί να είναι φθηνή και πολύ οικονομική. Για παράδειγμα, ένας κατασκευαστής λογισμικού γραφείου μπορεί να στείλει μαζική αλληλογραφία σε πολλά γραφεία και να αναμένει τουλάχιστον κάποιο ενδιαφέρον από εταιρείες που θα απαντήσουν με παραγγελίες ή αιτήματα για περισσότερες πληροφορίες. Η μη ζητηθείσα επιστολή πρότασης τείνει να είναι πιο γενικής φύσης, ώστε να μπορεί να σταλεί σε πολλά άτομα.
Μπορεί να είναι δύσκολο να βρείτε ένα πρότυπο πρότασης που να μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να απαντήσετε σε ένα αίτημα για πρόταση, επειδή κάθε αίτημα και κάθε πρόταση μπορεί να είναι πολύ διαφορετικά. Συνήθως απαιτείται πολλή έρευνα για να συγκεντρωθεί η πρόταση και η γλώσσα πρέπει να είναι ειδικά προσαρμοσμένη για τον αναγνώστη. Ωστόσο, μπορεί να βοηθήσει στη συγκέντρωση ενός βασικού σχεδίου που χρησιμοποιείται στη συγγραφή προτάσεων, ώστε να διασφαλιστεί ότι κάθε απαραίτητη πτυχή μιας πρότασης καλύπτεται πλήρως. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει επίσης να κρατούν αντίγραφα παλαιών προτάσεων και επιστολών προτάσεων, σημειώνοντας αυτές που είναι επιτυχημένες, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην ανάπτυξη μελλοντικών προτάσεων.
SmartAsset.