Συνήθως ένας διαχειριστής προτάσεων θα έχει την ευθύνη να διαχειρίζεται όλες τις προτάσεις ενός οργανισμού. Αυτό περιλαμβάνει τον συντονισμό της διαδικασίας πρότασης, την προετοιμασία των πραγματικών προτάσεων και την παρουσίαση προτάσεων σε πιθανούς πελάτες. Ο διαχειριστής της πρότασης θα αφιερώσει αρκετό χρόνο στην εξέταση αιτημάτων για πρόταση (RFP), επιβεβαιώνοντας τις απαιτήσεις με πιθανούς πελάτες και μετά ξεκινώντας τη διαδικασία της πρότασης. Συνήθως εργάζεται σε προθεσμία, θα είναι υπεύθυνος για την ανάθεση όλων των καθηκόντων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας πρότασης, ενώ επιβλέπει τη συγγραφή, την επεξεργασία, την εικονογράφηση και όλες τις άλλες προσπάθειες παραγωγής που σχετίζονται με την πρόταση. Επιπλέον, θα αναπτύξει ένα πρόγραμμα προτάσεων, θα προσδιορίσει τις πιο επείγουσες εργασίες και θα αναθέσει προτεραιότητες προτάσεων σύμφωνα με εσωτερικά αναπτυγμένες διαδικασίες.
Μόλις ένας διαχειριστής πρότασης λάβει RFP, θα διαβάσει ολόκληρο το έγγραφο, εστιάζοντας στην κατανόηση των προδιαγραφών και των προσδοκιών του πελάτη, καθώς και τις σχετικές προθεσμίες και τον προϋπολογισμό. Κατά τη διαδικασία αναθεώρησης, ο διαχειριστής προτάσεων θα κρατά συχνά σημειώσεις και θα σημειώνει ερωτήσεις που θα διευκρινίσει με τον πελάτη πριν ξεκινήσει. Από εκεί και πέρα, θα καταρτίσει ένα σχέδιο πρότασης, θα περιγράψει κάθε στάδιο της πρότασης καθώς και τις απαιτήσεις της και θα περιγράψει ένα χρονοδιάγραμμα μέχρι την προθεσμία της πρότασης. Η ανάθεση καθηκόντων είναι μέρος της διαδικασίας σχεδιασμού κατά την οποία ο διευθυντής θα προσλάβει οργανωτικούς και υπεργολαβικούς πόρους, καθώς και εμπειρογνωμοσύνη για να συμβάλει στην πρόταση.
Η αποτελεσματική εποπτεία είναι κεντρικής σημασίας για τη δουλειά του διαχειριστή προτάσεων, μόλις η πρόταση βρίσκεται σε εξέλιξη. Καθοδηγώντας όλα τα μέλη της ομάδας στην ομάδα πρότασης, θα διαδώσει τις απαιτούμενες πληροφορίες και θα επιβλέψει την παραγωγή όλων των σελίδων πρότασης, συμπεριλαμβανομένης τόσο της αισθητικής όσο και του γραπτού περιεχομένου. Πραγματοποιώντας περιοδικές αναθεωρήσεις της προόδου, θα βεβαιωθεί ότι η πρόταση είναι σύμφωνη με το αίτημα του πελάτη. Με την ολοκλήρωση του πρώτου σχεδίου, ο διαχειριστής της πρότασης θα επανεξετάσει το σχέδιο για ακρίβεια και συνέπεια, καθώς και για να διασφαλίσει ότι η πρόταση ευθυγραμμίζεται με τα αιτήματα του πελάτη. Στη συνέχεια, θα επιστρέψει το έγγραφο στην ομάδα προτάσεων για οποιεσδήποτε και όλες τις αναθεωρήσεις πριν προωθήσει στον υποψήφιο πελάτη.
Χρησιμεύοντας ως εκπρόσωπος του οργανισμού για προτάσεις, ο διαχειριστής προτάσεων θα πραγματοποιεί επίσης τακτικές επισκέψεις στον ιστότοπο για να αλληλεπιδρά με τους πελάτες, εκτός από τη συμμετοχή σε συνέδρια πλειοδότη. Κατόπιν έγκρισης από έναν πελάτη σχετικά με μια υποβληθείσα πρόταση, θα συμμετάσχει επίσης στην οριστικοποίηση και εφαρμογή της σύμβασης. Συχνά, αυτό περιλαμβάνει τη διαπραγμάτευση για τις τελικές συμφωνίες καθώς και την ενημέρωση του οργανισμού του / της κατά την έναρξη σχετικά με τις προτεινόμενες εργασίες. Η διεξαγωγή συναντήσεων προσωπικού σε περίπτωση αποτυχίας μιας πρότασης είναι επίσης κρίσιμη για τη δουλειά.