Οι ετικέτες αλληλογραφίας είναι συνήθως κομμάτια χαρτιού με κόλλα στο πίσω μέρος που μπορούν να επικολληθούν σε πακέτα ή φακέλους για να προσδιορίσουν το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη. Μπορούν επίσης να αναφέρουν το όνομα και τη διεύθυνση του ατόμου που στέλνει την αλληλογραφία. Αν και δεν είναι απαραίτητες κατά την αποστολή μικρών ποσοτήτων αλληλογραφίας, οι ετικέτες αλληλογραφίας μπορεί να είναι απαραίτητες και να εξοικονομούν χρόνο για άτομα που πρέπει να στείλουν μεγάλο όγκο αλληλογραφίας.
Οι ετικέτες διεύθυνσης επιστροφής είναι πιο εύκολο να βρεθούν και μπορούν να παραγγελθούν φθηνά από διάφορους προμηθευτές. Μπορούν επίσης να δημιουργηθούν εύκολα με μια σειρά προγραμμάτων λογισμικού ή με χρήση ετικετογράφου ή εκτυπωτή στο σπίτι. Μπορεί να χρειαστεί λίγη περισσότερη δουλειά για να δημιουργήσετε μια λίστα ετικετών για την αλληλογραφία που αποστέλλεται. Πολλές εταιρείες στρέφονται σε προγράμματα υπολογιστών για να τις βοηθήσουν να δημιουργήσουν ετικέτες όπως απαιτείται.
Πολλά προγράμματα επεξεργασίας κειμένου διαθέτουν λογισμικό δημιουργίας ετικετών που μπορεί να μετατρέψει ένα μοναδικό σύνολο διευθύνσεων σε ετικέτες. Οι άνθρωποι χρειάζεται μόνο να προσθέσουν ειδικό αυτοκόλλητο χαρτί στον εκτυπωτή τους και να καθορίσουν το μέγεθος κάθε ετικέτας στο χαρτί για να λάβουν τα απαραίτητα αποτελέσματα. Μερικές φορές οι εταιρείες που αποστέλλουν διάφορα πράγματα τακτικά κάνουν μία ετικέτα τη φορά καθώς έρχονται οι παραγγελίες, αλλά άλλες φορές μια επιχείρηση μπορεί να χρειαστεί να στείλει μαζική αλληλογραφία σε όλους στη λίστα αλληλογραφίας της. Αυτό θα ήταν σύνηθες για την αποστολή πραγμάτων όπως εγκυκλίους πωλήσεων ή ενημερωτικά δελτία.
Οι ετικέτες αλληλογραφίας στους παραλήπτες μπορεί να περιλαμβάνουν πολλές πληροφορίες ανάλογα με το τι αποστέλλεται. Τα πακέτα μπορεί όχι μόνο να έχουν πληροφορίες διεύθυνσης, αλλά μπορεί επίσης να έχουν γραμμικούς κώδικες ή άλλα χαρακτηριστικά που προορίζονται για την αναγνώριση του περιεχομένου του πακέτου. Ορισμένες ετικέτες αλληλογραφίας έχουν προειδοποιήσεις όπως η λέξη “εύθραυστο” ή καθορίζουν ρυθμίσεις παράδοσης και άλλες υποδεικνύουν πληρωμή των εξόδων αποστολής. Συνήθως οτιδήποτε τυπώνεται σε ετικέτα που δημιουργείται από μια εταιρεία πρέπει να συμμορφώνεται με οποιουσδήποτε νόμους ή κώδικες υπάρχουν για τις ταχυδρομικές υπηρεσίες της χώρας ή για τη ναυτιλιακή εταιρεία που χρησιμοποιείται.
Ένα από τα κοινά παράπονα σχετικά με τη δημιουργία ετικετών αλληλογραφίας είναι το κόστος του χαρτιού ετικετών. Μπορεί να κοστίσει πολύ περισσότερο από το μέσο χαρτί εκτύπωσης. Από την άλλη πλευρά, αν και αυτό το κόστος είναι υψηλό, συνήθως δεν συγκρίνεται με το κόστος εγκαίρως της φυσικής εγγραφής διευθύνσεων. Ένας εκτυπωτής μπορεί να εκτυπώσει χιλιάδες ετικέτες σε λίγα λεπτά, ενώ ένας μόνο υπάλληλος που κάνει αυτή τη δουλειά μπορεί να πάρει ώρες για να την ολοκληρώσει.