Οι pro forma οικονομικές καταστάσεις είναι αναφορές που συνοψίζουν συγκεκριμένες οικονομικές δραστηριότητες χρησιμοποιώντας μια διάταξη εγκεκριμένη σύμφωνα με τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές (GAAP). Υπάρχουν τρεις ευρέως χρησιμοποιούμενες καταστάσεις: ισολογισμός, κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων και ταμειακές ροές. Όλα αυτά συνήθως περιλαμβάνονται σε οποιαδήποτε επίσημη παραγωγή οικονομικών καταστάσεων, τόσο για επενδυτές όσο και για αξιολόγηση φόρου εισοδήματος.
Ένας ισολογισμός έχει σχεδιαστεί για να παρέχει μια περίληψη των υπολοίπων σε όλους τους διαφορετικούς χρηματοοικονομικούς λογαριασμούς. Τα περιουσιακά στοιχεία παρατίθενται στην αριστερή πλευρά και οι υποχρεώσεις και οι ιδιοκτήτες ή τα ίδια κεφάλαια είναι στα δεξιά. Τα σύνολα για κάθε πλευρά πρέπει να ταιριάζουν.
Σε κάθε ενότητα των pro forma οικονομικών καταστάσεων, οι λογαριασμοί αναλύονται σε κατηγορίες με βάση τα κοινά σημεία. Για παράδειγμα, τα περιουσιακά στοιχεία θα περιλαμβάνουν μετρητά και άλλα ρευστά περιουσιακά στοιχεία, πάγια στοιχεία ενεργητικού και εισπρακτέους λογαριασμούς. Οι υποχρεώσεις θα περιλαμβάνουν τυχόν χρέη και πληρωτέους λογαριασμούς. Οι πραγματικές αξίες που εμφανίζονται στον ισολογισμό βασίζονται στα υπόλοιπα στους λογαριασμούς σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία, η οποία αναγράφεται στην κορυφή της κατάστασης.
Σε αυτές τις αναφορές περιλαμβάνεται πάντα μια κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων. Αυτό το έγγραφο βασίζεται στη δραστηριότητα για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο, συνήθως ενός έτους. Η αναφορά παραθέτει τα συνολικά έσοδα από όλες τις πηγές και όλα τα έξοδα που σχετίζονται με αυτά τα έσοδα. Τα έσοδα αφαιρούνται από τα συνολικά έξοδα για να παρέχουν τα καθαρά έσοδα ή ζημιές για την περίοδο.
Η κατάσταση ταμειακών ροών δείχνει μια πιο λεπτομερή ανάλυση όλων των ταμειακών και ρευστών περιουσιακών στοιχείων. Αυτό περιλαμβάνει μετρητά σε τραπεζικό λογαριασμό, βραχυπρόθεσμες επενδύσεις, ομόλογα με δυνατότητα μετρητά, εισπρακτέους λογαριασμούς και άλλα ρευστά περιουσιακά στοιχεία. Ο σκοπός αυτής της έκθεσης είναι να δείξει τη ρευστότητα της επιχείρησης, η οποία αντικατοπτρίζει τα συνολικά διαθέσιμα και προσβάσιμα κεφάλαια της επιχείρησης.
Οι pro forma οικονομικές καταστάσεις εκδίδονται συνήθως στο τέλος του οικονομικού έτους. Πριν από αυτό, το λογιστικό τμήμα εξετάζει προσεκτικά όλες τις αναφορές και τις οικονομικές συναλλαγές για να διασφαλίσει ότι περιλαμβάνονται όλα τα σχετικά δεδομένα. Ο χρόνος μπορεί να είναι πολύ σημαντικός στη λογιστική, και η παράλειψη στοιχείων για την αναφορά τους στο επόμενο οικονομικό έτος πρέπει να εξηγείται στις σημειώσεις μιας οικονομικής κατάστασης.
Όλες αυτές οι καταστάσεις παρέχονται συνήθως σε μια ελεγκτική εταιρεία για να αποτελέσουν τη βάση για έναν οικονομικό έλεγχο. Η εταιρεία είναι υπεύθυνη για την επισκόπηση των χρηματοοικονομικών συναλλαγών και την παροχή γραπτής γνώμης σχετικά με την ακρίβεια και την πληρότητα των καταστάσεων. Οι ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις πρέπει να περιλαμβάνουν αυτή τη γνώμη όταν παρέχονται σε εξωτερικούς επενδυτές, μετόχους ή χρηματοπιστωτικά ιδρύματα.