Το χρονοδιάγραμμα πληρωμών είναι μια διαδικασία που βοηθά στον καθορισμό πότε, πώς και με ποια μορφή οφείλονται οι πληρωμές για μια συγκεκριμένη αγορά. Η ιδέα πίσω από τον καθορισμό αυτού του είδους χρονοδιαγράμματος είναι να επιτραπεί τόσο στον αγοραστή όσο και στον πωλητή να θέτουν εύλογες προσδοκίες για πληρωμές για αγαθά και υπηρεσίες που παραδίδονται ως μέρος της συναλλαγής. Υπάρχουν αρκετοί διαφορετικοί τρόποι για να δομηθεί ένα χρονοδιάγραμμα, ανάλογα με τους όρους που έχουν συμφωνηθεί από τα δύο μέρη, αν και τα περισσότερα χρονοδιαγράμματα θα περιλαμβάνουν μερικά βασικά στοιχεία.
Μεταξύ των βασικών θεμάτων που αντιμετωπίζονται ως μέρος ενός χρονοδιαγράμματος πληρωμών είναι το ποσό της πληρωμής που θα υποβληθεί σε προσφορά. Αυτό είναι εύκολα ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία της διαδικασίας, καθώς το ποσό πληρωμής επιτρέπει στον αγοραστή να γνωρίζει τι πρέπει να πληρώσει και στον πωλητή να γνωρίζει πόσα να περιμένει στην απόδειξη. Σε συνδυασμό με το ποσό πληρωμής, η ημερομηνία έναρξης είναι επίσης σημαντική, καθώς αυτή η ημερομηνία προσδιορίζεται όταν πρέπει να γίνει η πρώτη πληρωμή.
Ο καθορισμός της συχνότητας πληρωμής είναι επίσης βασικό στοιχείο οποιουδήποτε προγράμματος πληρωμών. Αυτό περιλαμβάνει τον προσδιορισμό εάν οι πληρωμές πρόκειται να υποβάλλονται σε προσφορά σε εβδομαδιαία, μηνιαία ή ετήσια βάση ή οποιοδήποτε άλλο τακτικό πρόγραμμα που είναι αποδεκτό από τον αγοραστή και τον πωλητή. Συνήθως, το χρονοδιάγραμμα θα περιλαμβάνει επίσης μια συγκεκριμένη ημερομηνία για κάθε περίοδο πληρωμής που θεωρείται η ημερομηνία λήξης της υποχρέωσης. Για παράδειγμα, η ημερομηνία πληρωμής μιας εβδομαδιαίας οφειλής μπορεί να προσδιορίζεται ως κάθε Παρασκευή, ενώ η ημερομηνία πληρωμής μιας μηνιαίας υποχρέωσης μπορεί να είναι η 15η κάθε μήνα, έως ότου η οφειλή διακανονιστεί πλήρως.
Δεν είναι ασυνήθιστο για ένα πρόγραμμα πληρωμών να περιλαμβάνει αυτό που είναι γνωστό ως κυλιόμενη ημερομηνία. Αυτός είναι απλώς ένας μηχανισμός που καθιστά δυνατή την προσαρμογή της ημερομηνίας πληρωμής σε περίπτωση που η ημερομηνία πέφτει σε μη εργάσιμη ημέρα λόγω αργιών ή άλλων γεγονότων. Για παράδειγμα, εάν μια πληρωμή πρέπει να γίνει στις 25 κάθε μήνα, η ημερομηνία πληρωμής Δεκεμβρίου μπορεί να προσαρμοστεί στις 26 Δεκεμβρίου προκειμένου να καλύψει τις διακοπές των Χριστουγέννων.
Ένα τελευταίο κοινό στοιχείο οποιουδήποτε προγράμματος πληρωμών είναι η ημερομηνία λήξης της ημερομηνίας λήξης της υποχρέωσης. Αυτή είναι η ημερομηνία λήξης της τελευταίας πληρωμής προκειμένου να διακανονιστεί πλήρως η οφειλή. Ανάλογα με τους όρους της σύμβασης μεταξύ του αγοραστή και του πωλητή, αυτή μπορεί επίσης να είναι η τελευταία ημερομηνία κατά την οποία ο αγοραστής μπορεί να διακανονίσει την οφειλή χωρίς να υπολογίζονται πρόσθετοι τόκοι ή προμήθειες υπερημερίας. Υποθέτοντας ότι ο πωλητής συμμορφώνεται με όλους τους όρους του χρονοδιαγράμματος πληρωμών, η οφειλή καταβάλλεται πλήρως κατά ή πριν από την ημερομηνία λήξης και η συναλλαγή θεωρείται ολοκληρωμένη.