Ένας διαχειριστής εγγύησης εργάζεται για ένα κατάστημα λιανικής πώλησης ή διανομής και επικοινωνεί με τους κατασκευαστές για ελαττωματικά εξαρτήματα ή επισκευές για ένα συγκεκριμένο προϊόν, όπως ηλεκτρονικά εξαρτήματα ή μονάδες. Αυτός ο εργαζόμενος γράφει αιτήματα εγγύησης, συλλέγει και αποστέλλει αποτυχημένα εξαρτήματα και συνεργάζεται με το λογιστήριο για να διασφαλίσει ότι όλα τα αιτήματα για ανταλλακτικά και εργασίες πληρώνονται πλήρως. Στην πραγματικότητα, αυτή η διοικητική θέση μπορεί να επιβλέπει έναν αριθμό άλλων εργαζομένων με εγγύηση εάν η επιχείρηση είναι σχετικά μεγάλη, όπως μια αντιπροσωπεία αυτοκινήτων.
Τα νέα εξαρτήματα που είναι ελαττωματικά αποστέλλονται κανονικά στον κατασκευαστή για χρηματική πίστωση, ειδικά εάν πρόκειται για εργατικό δυναμικό για την αντικατάσταση και τη ρύθμιση του εξαρτήματος. Κάθε κατασκευαστής επιθεωρεί τα ανταλλακτικά που επιστρέφονται και διανέμει πίστωση στην εγκατάσταση που διεκδικεί το έργο. τα ανταλλακτικά πιστώνονται συνήθως στο κόστος και οι ώρες εργασίας πληρώνονται με βάση τις προδιαγραφές του κάθε κατασκευαστή. Οι διαχειριστές εγγύησης πρέπει να βεβαιωθούν ότι κάθε αξίωση πληρώνεται για να διατηρούνται σωστά τα επίπεδα αποθέματος και η διαδικασία επισκευής να είναι κερδοφόρα και δίκαιη.
Αρχικά, ο διαχειριστής εγγύησης πρέπει να ετοιμάσει ένα τυποποιημένο έντυπο για την υποβολή της αξίωσης. η φόρμα απαιτεί κανονικά τον αριθμό και την περιγραφή του εξαρτήματος, καθώς και όλες τις πληροφορίες σχετικά με την αποτυχία και την αντικατάσταση. Ο διαχειριστής πρέπει να επαληθεύσει ότι οι απαιτούμενες ώρες εργασίας είναι σωστές για τη συγκεκριμένη αντικατάσταση ανταλλακτικών. Πολλοί κατασκευαστές θα αγνοήσουν μια αξίωση εάν οι ώρες εργασίας που απαιτούνται είναι υπερβολικές για τη συγκεκριμένη εργασία επισκευής.
Τα αποτυχημένα εξαρτήματα πρέπει να επιστραφούν στον κατασκευαστή από τον διαχειριστή εγγύησης. Συνήθως, τα μέρη πρέπει να επισυνάπτονται στο έντυπο της αξίωσης για ταχεία επεξεργασία. τα χαμένα μέρη ή αξιώσεις μπορεί να απαιτούν έρευνα τόσο από τον κατασκευαστή όσο και από τον διαχειριστή, η οποία κοστίζει χρόνο και χρήμα. Ο διαχειριστής εγγύησης πρέπει να στείλει τα ανταλλακτικά και να διεκδικήσει μέσω ανιχνεύσιμης ναυτιλιακής εταιρείας, ώστε να είναι δυνατή η απόδειξη παράδοσης.
Η χρηματοδότηση εγγύησης ενδέχεται να διαρκέσει αρκετές εβδομάδες προτού το λογιστικό τμήμα δει τη χρηματική πίστωση από τον κατασκευαστή. Ο διαχειριστής εγγύησης θα πρέπει να διαθέτει υπολογιστικό φύλλο ή άλλη διαδικασία τεκμηρίωσης για να επιβεβαιώσει τις ανοικτές αξιώσεις. Ως αποτέλεσμα της τεκμηρίωσης, οι εργαζόμενοι μπορούν να ασχοληθούν με τη λογιστική εάν τυχόν αξιώσεις διατηρούνται ή έχουν χαθεί. τυχόν ζητήματα μπορούν να επιλυθούν εγκαίρως για να εξασφαλιστεί μια γρήγορη διαδικασία πληρωμής.
Οι μεγαλύτερες εγκαταστάσεις επισκευής, ειδικά στην αυτοκινητοβιομηχανία, έχουν συνήθως έναν διαχειριστή που επιβλέπει έναν αριθμό άλλων εργαζομένων. Η ομάδα στο σύνολό της θα μοιράσει τα καθήκοντα εγγύησης μεταξύ κάθε υπαλλήλου για να εξασφαλίσει ταχεία πληρωμή. Ο κύριος διαχειριστής μπορεί απλώς να επιβλέπει τους εργαζόμενους και να απαντά σε τυχόν ασυνήθιστα ζητήματα που μπορεί να προκύψουν.