Ένας ειδικός στις εγκαταστάσεις, που μερικές φορές ονομάζεται επίσης συντονιστής εγκαταστάσεων, συνήθως εργάζεται ως ομάδα υπεύθυνη για διάφορα καθήκοντα που σχετίζονται με τη συντήρηση κτιρίων για μια επιχείρηση. Οι ειδικοί στις εγκαταστάσεις μπορούν να εκτελέσουν μια σειρά καθηκόντων, συμπεριλαμβανομένων των ταχυδρομικών μεταφορών και της αποστολής, του προγραμματισμού συνεδρίων και των επισκευών και συντήρησης. Αυτοί οι υπάλληλοι μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνοι για διάφορες πτυχές της ασφάλειας των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένου του συντονισμού των αντιδράσεων έκτακτης ανάγκης και της εκπαίδευσης του προσωπικού σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές. Ανάλογα με το επίπεδο ευθύνης, ένας ειδικός στις εγκαταστάσεις μπορεί επίσης να επιβλέπει άλλα μέλη της ομάδας.
Οι ειδικοί στις εγκαταστάσεις που είναι κυρίως υπεύθυνοι για τον συντονισμό αλληλογραφίας ή την αποστολή και παραλαβή μπορούν να εκτελέσουν μια σειρά από καθημερινές εργασίες. Μπορούν να παραδίδουν εισερχόμενη αλληλογραφία στους υπαλλήλους και να συντονίζουν την εξερχόμενη αλληλογραφία. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η περιγραφή της θέσης εργασίας μπορεί να περιλαμβάνει την ανάπτυξη διαδικασιών για τον χειρισμό του γραφείου και της ταχυδρομικής αλληλογραφίας, καθώς και την παροχή βοήθειας στους υπαλλήλους που πρέπει να στείλουν πακέτα ή άλλα αντικείμενα.
Εάν ο προγραμματισμός συνεδρίων είναι η κύρια λειτουργία ενός ειδικού σε εγκαταστάσεις, τα καθήκοντα εργασίας μπορεί να περιλαμβάνουν το συντονισμό όλων των πτυχών των συναντήσεων και των λειτουργιών του γραφείου. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την παραγγελία προμηθειών τροφοδοσίας και επιχείρησης, τον προγραμματισμό αιθουσών συνεδριάσεων και την παραγγελία οποιουδήποτε απαραίτητου εξοπλισμού και την παροχή βοήθειας σε οποιονδήποτε εξωτερικό συμμετέχοντα στη συνάντηση. Αυτός ο τύπος εγκαταστάσεων μπορεί επίσης να απαιτεί συντονισμό τυχόν τεχνικών ή οπτικοακουστικών λειτουργιών που πρέπει να προκύψουν.
Η εκτέλεση επισκευών και συντήρησης κτιρίων είναι μια άλλη πιθανή ευθύνη για έναν εργαζόμενο στις εγκαταστάσεις. Η εργασία μπορεί να απαιτήσει από ένα άτομο να απαντήσει άμεσα σε αιτήματα και να εκτελέσει τις επισκευές. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τη λήψη αιτημάτων των εργαζομένων και τη μεταφορά τους σε άλλο τμήμα ή εξωτερικό προμηθευτή για επίλυση. Η διατήρηση μιας βάσης δεδομένων ή ενός συστήματος ηλεκτρονικής παρακολούθησης για την καταγραφή αυτών των τύπων δραστηριοτήτων μπορεί επίσης να αποτελεί μέρος της θέσης.
Οι ειδικοί στις εγκαταστάσεις ενδέχεται επίσης να είναι υπεύθυνοι για την ανάπτυξη και την ενημέρωση των πολιτικών ασφάλειας και αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης των εργαζομένων. Μπορεί να αναπτύξουν συγκεκριμένες πολιτικές για εκκενώσεις, να παρέχουν ειδοποίηση για το κλείσιμο κτιρίου ή να παρέχουν πρώτες βοήθειες σε τραυματισμένους υπαλλήλους. Εκτός από την ανάπτυξη των πολιτικών, ένας ειδικός στις εγκαταστάσεις μπορεί επίσης να πραγματοποιεί εκπαιδεύσεις εργαζομένων και ενημερωτικές συνεδρίες σχετικά με αυτές. Μπορούν επίσης να είναι υπεύθυνοι για τη συντήρηση του κτιριακού εξοπλισμού όπως απινιδωτές έκτακτης ανάγκης ή πυροσβεστήρες και την αντικατάστασή τους όπως απαιτείται.
Σε εποπτικό ρόλο, ένας ειδικός στις εγκαταστάσεις μπορεί να είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση του προσωπικού άλλων εγκαταστάσεων και την πρόσληψη νέων υπαλλήλων. Μπορεί να είναι η κύρια επαφή στην ομάδα εγκαταστάσεων για άλλους υπαλλήλους της εταιρείας. Μπορούν επίσης να είναι υπεύθυνοι για την εκπροσώπηση της ομάδας εγκαταστάσεων σε ανώτερο προσωπικό.