Τα συγκεκριμένα καθήκοντα εργασίας ενός ειδικού εγγραφής μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τον κλάδο στον οποίο εργάζεται ο εν λόγω επαγγελματίας. Γενικά, ο ειδικός εγγραφής θα συνεργαστεί με πελάτες ή πελάτες για να λάβει σχετικές πληροφορίες και να εισαγάγει αυτές τις πληροφορίες σε ένα σύστημα υπολογιστή που διαχειρίζεται δεδομένα πελατών. Πολλοί τέτοιοι ειδικοί εργάζονται στον κλάδο της υγειονομικής περίθαλψης. θα εργαστούν στη ρεσεψιόν ή στη ρεσεψιόν μιας κλινικής, νοσοκομείου ή άλλου ιατρικού κέντρου και θα δώσουν στους ασθενείς τα κατάλληλα χαρτιά για να συμπληρώσουν. Στη συνέχεια, ο ειδικός θα διαχειριστεί αυτές τις πληροφορίες σε αρχεία τόσο σε υπολογιστές όσο και σε έντυπη μορφή.
Στον κλάδο της υγειονομικής περίθαλψης, ο ειδικός εγγραφής μπορεί να έχει άλλα καθήκοντα, συμπεριλαμβανομένης της ανάθεσης ασθενών σε συγκεκριμένα δωμάτια ή κρεβάτια, διαχείριση βάρδιων εργαζομένων ή συντονισμός εξοπλισμού σε όλο το κτίριο. Άλλα καθήκοντα του ειδικού καταχώρισης μπορεί να περιλαμβάνουν την υποβολή εγγράφων εισαγωγής καθώς και την απαλλαγή από χαρτιά για όταν ο ασθενής είναι έτοιμος να εγκαταλείψει μια εγκατάσταση. Ο ειδικός πρέπει να έχει πλήρη κατανόηση των τοπικών νόμων και κανονισμών σχετικά με τα έγγραφα που έχει ανατεθεί να διαχειριστεί. Οι ανησυχίες για την προστασία της ιδιωτικής ζωής είναι διαδεδομένες, ειδικά στον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης, και εάν η γραφειοκρατία είναι κακή, οι νόμοι ενδέχεται να παραβιαστούν.
Τα καθήκοντα εργασίας μπορεί να διαφέρουν για τον ειδικό εγγραφής σε άλλους κλάδους. Ένας ειδικός ταξινόμησης οχημάτων, για παράδειγμα, θα ασχοληθεί αποκλειστικά με τη διαχείριση αρχείων και εγγραφών για την ιδιοκτησία οχήματος, τις άδειες οδήγησης, τις άδειες και άλλα ειδικά έγγραφα ή εγκρίσεις. Είναι απαραίτητη η εξοικείωση με τις λειτουργίες του υπολογιστή και θα απαιτηθεί επαγγελματική κατάρτιση, ώστε ο ειδικός να μπορεί να μάθει οποιοδήποτε συγκεκριμένο λογισμικό χρησιμοποιείται σε μια συγκεκριμένη ρύθμιση. Ενώ δεν απαιτείται καθορισμένο επίπεδο εκπαίδευσης για να γίνει ειδικός εγγραφής σε πολλές περιπτώσεις, σχεδόν όλοι οι εργοδότες προτιμούν υποψηφίους που έχουν ολοκληρώσει το λύκειο καθώς και κάποια μεταδευτεροβάθμια εκπαίδευση.
Τα προγράμματα πιστοποίησης ή τα προγράμματα πτυχίου συνεργατών είναι συχνά διαθέσιμα, ώστε οι υποψήφιοι να μπορούν να λάβουν την απαραίτητη κατάρτιση. Μόλις προσληφθεί ένας υποψήφιος, είναι πιθανό να υποβληθεί σε επαγγελματική κατάρτιση για αρκετούς μήνες ή και χρόνια, ανάλογα με την πολυπλοκότητα της εργασίας. Μπορεί να απαιτείται κάποια ειδική μεταδευτεροβάθμια εκπαίδευση, ειδικά εάν ο ειδικός εργάζεται στον κλάδο της υγειονομικής περίθαλψης, αλλά και πάλι, οι απαιτήσεις θα διαφέρουν ανάλογα με τη θέση και τους τοπικούς νόμους ή κανονισμούς. Η κατάρτιση στην ιατρική ορολογία, για παράδειγμα, μπορεί να απαιτηθεί από έναν εργοδότη υγειονομικής περίθαλψης, ώστε ο ειδικός να έχει μια σταθερή κατανόηση της διαδικασίας ένδειξης διαφόρων ιατρικών διαδικασιών και λειτουργιών.