Οι συσκευές εγγραφής κλήσεων είναι χρήσιμες σε πολλές περιπτώσεις. Μια συσκευή εγγραφής τηλεφώνου είναι ιδανική όταν διεξάγετε μια εσωτερική τηλεδιάσκεψη μεταξύ των μελών του γραφείου, όταν μιλάτε με έναν πελάτη ή απλώς όταν θέλετε να ηχογραφήσετε μια συνομιλία με έναν φίλο ή συγγενή. Με τα χρόνια, ορισμένα σχέδια για τη συσκευή εγγραφής κλήσεων έχουν γίνει κοινά, με μερικά να είναι ιδανικά για οικιακή χρήση και άλλα καλύτερα για ρυθμίσεις γραφείου. Λαμβάνοντας υπόψη το σχεδιασμό, το κόστος και τη λειτουργία είναι τα κύρια σημεία που πρέπει να σκεφτείτε όταν πρέπει να αγοράσετε τη σωστή συσκευή εγγραφής για τις ανάγκες σας.
Με το σχέδιο, υπάρχουν πολλές επιλογές. Η συσκευή εγγραφής κλήσεων που είναι κατάλληλη για εσάς μπορεί να είναι μια απλή συσκευή εγγραφής τηλεφώνου που είναι εξοπλισμένη για συνεχή αναπαραγωγή. Με αυτόν τον τύπο, ξεκινάτε χειροκίνητα τη διαδικασία εγγραφής και συνεχίζεται μέχρι να σταματήσετε την εγγραφή. Μια συσκευή εγγραφής κλήσεων αυτού του τύπου είναι ιδανική για ηχογράφηση συνομιλιών ή συζητήσεων με πελάτες ή ακόμα και για χρήση σε μια κλήση συνδιάσκεψης.
Η ηλεκτρονική συσκευή εγγραφής τηλεφώνου διατίθεται και σε μοντέλα με φωνητική ενεργοποίηση. Αυτός ο σχεδιασμός είναι ιδανικός για λόγους συνεχούς παρακολούθησης, καθώς η εγγραφή δεν ενεργοποιείται εκτός εάν υπάρχει κάτι για εγγραφή. Εάν η ιδέα είναι να καταγράψετε όλες τις εισερχόμενες κλήσεις στην επιχείρησή σας, αυτή η επιλογή είναι συχνά μια εξαιρετική επιλογή. Οι περισσότερες σύγχρονες συσκευές εγγραφής συνεχούς αναπαραγωγής και ενεργοποίησης φωνής συνδέονται εύκολα στο τηλέφωνο και χρησιμοποιούν ηλεκτρονική μνήμη για την εγγραφή και τη διατήρηση των εγγραφών.
Είναι ακόμα δυνατή η αγορά μικρών μαγνητοφώνων τηλεφώνου επίσης. Χρησιμοποιούνται κυρίως σε οικιακό περιβάλλον, απαιτούν τη χρήση μικροκασέτας, η οποία είναι απλώς μια μικρότερη έκδοση της παλαιότερης τεχνολογίας ακουστικών κασετών του τελευταίου μισού του 20ού αιώνα. Οι συσκευές εγγραφής αυτού του τύπου περιορίζονται από την ποσότητα της κασέτας στην κασέτα, αλλά συνήθως μπορούν να εγγράψουν οπουδήποτε από μία ώρα έως ενενήντα λεπτά χωρίς πρόβλημα. Ένα μειονέκτημα είναι ότι πολλά μοντέλα απαιτούν τη διακοπή της διαδικασίας εγγραφής και την ανατροπή της κασέτας προκειμένου να χρησιμοποιηθεί η πλήρης διάρκεια εγγραφής.
Για άτομα που πραγματοποιούν τηλεφωνικές κλήσεις χρησιμοποιώντας λογισμικό υπολογιστή, υπάρχουν συσκευές εγγραφής και συνοδευτικό λογισμικό που συνδέονται απευθείας στο σύστημα. Συνήθως αναφέρεται ως Voice over Internet Protocol ή VoIP recorder, μια συσκευή εγγραφής κλήσεων αυτού του τύπου λειτουργεί εύκολα τόσο ως καταγραφέας κλήσεων όσο και ως συσκευή εγγραφής, δημιουργώντας μια μόνιμη εγγραφή δεδομένων οποιασδήποτε εισερχόμενης ή εξερχόμενης κλήσης. Οι συσκευές εγγραφής αυτού του τύπου έχουν τεράστια χωρητικότητα και ορισμένα μοντέλα αποθηκεύουν ακόμη και τα αρχεία εγγραφής δεδομένων στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας, καθιστώντας την ανάκτηση εξαιρετικά εύκολη.
Μαζί με τη λειτουργία και το σχεδιασμό, το κόστος είναι επίσης σημαντικό στοιχείο. Για περιστασιακή χρήση, μια βασική συσκευή εγγραφής κλήσεων είναι πιθανό να λειτουργεί μια χαρά. Ωστόσο, εάν η ιδέα είναι να εξασφαλίσετε μια συσκευή εγγραφής που να χρησιμοποιείται σε επιχειρηματικό περιβάλλον, απαιτείται κάτι πιο στιβαρό. Θα χρειαστείτε μια συσκευή εγγραφής που να λειτουργεί επίσης ως οθόνη τηλεφωνικής γραμμής και να ενεργοποιεί τη λειτουργία εγγραφής μόλις συνδεθεί μια κλήση, καθώς και μια συσκευή που επιτρέπει την εύκολη αποθήκευση και ανάκτηση των εγγραφών. Λάβετε υπόψη ότι όσο περισσότερες δυνατότητες χρειάζεστε, τόσο υψηλότερη είναι η τιμή για τη συσκευή εγγραφής. Το επιπλέον κόστος θα αξίζει τον κόπο για την επιχείρησή σας, καθώς υπάρχει μεγάλη πιθανότητα μια καλής ποιότητας συσκευή εγγραφής κλήσεων να διαρκέσει για χρόνια πριν χρειαστεί αντικατάσταση.