Ένας ειδικός βάσης δεδομένων διαχειρίζεται το πρόγραμμα λογισμικού για μια εταιρεία. Ο τύπος πληροφοριών που συλλέγει και διαχειρίζεται ένας ειδικός βάσης δεδομένων είναι συνήθως πληροφορίες για τις προοπτικές και τους πελάτες της επιχείρησης. Ενώ ο ειδικός διαχειρίζεται τα δεδομένα που περιλαμβάνονται στο πρόγραμμα λογισμικού, ο διευθυντής συνεργάζεται επίσης με διάφορους άλλους υπαλλήλους της εταιρείας για τη συλλογή, παρακολούθηση και κοινή χρήση των πληροφοριών που συλλέγονται.
Το πρώτο βήμα που κάνει ένας τεχνικός βάσης δεδομένων όταν εργάζεται σε εργοδότη ή πελάτη είναι να καθορίσει τις ανάγκες του πελάτη. Οι βάσεις δεδομένων χρησιμοποιούνται σε όλους τους τύπους βιομηχανιών, αλλά κάθε επιχείρηση ή εταιρεία έχει τις δικές της συγκεκριμένες ανάγκες και απαιτήσεις. Μόλις ο ειδικός στη βάση δεδομένων αξιολογήσει τις ανάγκες της εταιρείας, ο τεχνικός βάσης δεδομένων μπορεί να αξιολογήσει το τρέχον λογισμικό.
Η αξιολόγηση του τρέχοντος λογισμικού βάσης δεδομένων επιτρέπει στον ειδικό της βάσης δεδομένων να καθορίσει εάν η εταιρεία συλλέγει τις πληροφορίες που πρέπει. Για ορισμένες εταιρείες, ενδέχεται να συλλέγει πληροφορίες όπως το όνομα και τη διεύθυνση αλληλογραφίας του πελάτη, μαζί με έναν αριθμό τηλεφώνου, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ένα αρχείο της αγοραστικής συμπεριφοράς του πελάτη με την εταιρεία.
Ο τεχνικός βάσης δεδομένων μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτές τις πληροφορίες για να αναφέρει τα ευρήματα σε διαφορετικά τμήματα της εταιρείας. Για παράδειγμα, ένας ειδικός βάσης δεδομένων μπορεί συνήθως να εκτελεί αναφορές από το λογισμικό. Αυτές οι αναφορές μπορούν να βοηθήσουν το τμήμα μάρκετινγκ να καθορίσει πώς οι καμπάνιες μάρκετινγκ επηρεάζουν την αγοραστική συμπεριφορά των πελατών. Το τμήμα μάρκετινγκ χρησιμοποιεί επίσης τις πληροφορίες που συλλέγει ο τεχνικός της βάσης δεδομένων για να στείλει υλικό μάρκετινγκ, συμπεριλαμβανομένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φυλλαδίων, εκστρατειών άμεσης αλληλογραφίας, κουπονιών, καταλόγων και πολλά άλλα.
Ο ειδικός αφιερώνει επίσης πολύ χρόνο στην ενημέρωση των πληροφοριών που υπάρχουν στο λογισμικό. Για παράδειγμα, εάν το τμήμα μάρκετινγκ στείλει μια καρτ ποστάλ σε ολόκληρη τη βάση δεδομένων που περιλαμβάνει έναν κωδικό κουπονιού, ο ειδικός δεδομένων θα συνεργαστεί με τους πωλητές που λαμβάνουν τις παραγγελίες στο διαδίκτυο και μέσω τηλεφώνου για να παρακολουθήσουν την απάντηση στην καμπάνια απευθείας αλληλογραφίας.
Ο ειδικός στη βάση δεδομένων θα λάβει επίσης καρτ ποστάλ που επιστρέφονται ως μη παραδοτέα για διάφορους λόγους. Ο ειδικός μπορεί να επικοινωνήσει με τον πελάτη σε μια προσπάθεια να ενημερώσει τα στοιχεία επικοινωνίας του στο σύστημα ή να αφαιρέσει οποιαδήποτε από τις πληροφορίες που δεν είναι πλέον έγκυρες. Εάν η ταχυδρομική κάρτα επιστραφεί με νέα διεύθυνση, αλλά το ταχυδρομείο δεν μπορεί να την προωθήσει επειδή η προώθηση έχει λήξει, τότε ο τεχνικός της βάσης δεδομένων μπορεί να ενημερώσει τη διεύθυνση στη βάση δεδομένων.