Ένας επεξεργαστής εγγράφων χειρίζεται τα εισερχόμενα έγγραφα και την καταχώρηση δεδομένων για να συνεχίσει να λειτουργεί ομαλά. Χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, δικηγορικά γραφεία, ασφαλιστικές εταιρείες και πάροχοι υγειονομικής περίθαλψης, χρησιμοποιούν επεξεργαστές εγγράφων, μεταξύ άλλων. Δεν απαιτείται ειδική εκπαίδευση για θέσεις σε αυτόν τον τομέα, εκτός εάν τα άτομα ενδιαφέρονται για προηγμένους εποπτικούς ρόλους. Ορισμένοι εργοδότες ενδέχεται να απαιτούν πτυχία πανεπιστημίου ή ειδικές πιστοποιήσεις από επόπτες, ώστε να μπορούν να εκτελούν τις εργασίες τους πιο αποτελεσματικά, ενώ άλλοι μπορεί να προωθήσουν έμπειρο προσωπικό χωρίς ειδική εκπαίδευση.
Όταν τα έγγραφα φτάνουν στον ιστότοπο, ο επεξεργαστής εγγράφων τα ελέγχει για να βεβαιωθεί ότι είναι ακριβή και πλήρη. Εάν δεν είναι, μπορούν να σταλούν πίσω στον αρχικό πελάτη ή μέλος του προσωπικού. Σε μια τράπεζα, για παράδειγμα, ο υπεύθυνος δανείου είναι υπεύθυνος για τη μεταφορά ενός πλήρους πακέτου δανείου. Εάν τα έγγραφα λείπουν ή δεν είναι ακριβή, ο επεξεργαστής εγγράφων μπορεί να τα επιστρέψει στον υπεύθυνο δανείου για να επιλύσει το πρόβλημα πριν συνεχίσει τη διαδικασία αίτησης δανείου.
Τα πλήρη έγγραφα μπορούν να εισαχθούν σε βάσεις δεδομένων, είτε με μη αυτόματη μεταφορά πληροφοριών είτε με σάρωση τους. Οι επεξεργαστές εγγράφων αρχειοθετούν τα πρωτότυπα, χρησιμοποιώντας το σύστημα αρχειοθέτησης της εταιρείας και διασφαλίζοντας ότι το ψηφιακό αρχείο περιλαμβάνει σημειώσεις σχετικά με τη φυσική τοποθεσία ή τις τεμαχίζουν αφού παράγουν νόμιμα αποδεκτά φαξ. Αφού επαληθευτούν όλες οι πληροφορίες, ο επεξεργαστής εγγράφων μπορεί να τις απελευθερώσει στο σύστημα για χρήση από άλλο προσωπικό. Οι άνθρωποι μπορούν να αναζητήσουν τα φυσικά έγγραφα για αναφορά ή να κοιτάξουν τα ψηφιακά αρχεία για να συλλέξουν πληροφορίες για να υποστηρίξουν δραστηριότητες όπως η καταβολή ασφαλιστικών πληρωμών ή η επιβεβαίωση της κατάστασης ενός πελάτη σε ένα δικηγορικό γραφείο.
Αυτή η εργασία απαιτεί άνεση και εξοικείωση με τα συστήματα αρχειοθέτησης, χειρισμό ευαίσθητου υλικού και εργασία με βάσεις δεδομένων. Ορισμένοι επεξεργαστές εγγράφων έχουν ειδική εκπαίδευση για τον χειρισμό καθηκόντων όπως ιατρική χρέωση και κωδικοποίηση ή προκαταρκτική αναθεώρηση αιτήσεων υποθηκών. Άλλοι εστιάζουν στην εισαγωγή και αποθήκευση δεδομένων και μπορεί να μην χρειάζονται ειδικές δεξιότητες. Οι ευκαιρίες αλληλεπίδρασης με τους πελάτες είναι συνήθως περιορισμένες για έναν επεξεργαστή εγγράφων, εκτός εάν έχουν την ευθύνη να επικοινωνήσουν με τους πελάτες για να τους ζητήσουν να αντιμετωπίσουν ελλιπή έγγραφα.
Το περιβάλλον εργασίας είναι συνήθως παρόμοιο με αυτό των περισσότερων γραφείων. Οι επεξεργαστές εγγράφων μπορεί να περνούν πολλές ώρες μπροστά από τον υπολογιστή και πρέπει να είναι σε θέση να χειριστούν κάποια κάμψη και ανύψωση για πρόσβαση σε εγγραφές. Οι διακοπές είναι συνήθως δομημένες μέσα στην ημέρα και η εργασία μπορεί να είναι πιο αυτοκατευθυνόμενη, καθώς οι άνθρωποι δεν χρειάζονται άμεση επίβλεψη ανά πάσα στιγμή όταν χειρίζονται βασικές εργασίες που σχετίζονται με την επεξεργασία εγγράφων. Τα άτομα με ενδιαφέρον για ρόλους διαχείρισης μπορεί να χρειαστεί να παρακολουθήσουν επιπλέον εκπαίδευση ή πιστοποίηση, καθώς και να επιδείξουν ικανότητα και διάθεση για μάθηση στο χώρο εργασίας.