Η λειτουργία ενός εταιρικού καταχωρητή εξαρτάται από το πλαίσιο στο οποίο χρησιμοποιείται ο τίτλος. Υπάρχουν δύο συνηθισμένες εφαρμογές του τίτλου. Ένας εταιρικός καταχωρητής είναι η κυβερνητική οντότητα που εξουσιοδοτεί σχηματισμούς επιχειρήσεων και ρυθμίζει εξουσιοδοτημένες οντότητες μέχρι να διαλυθούν επίσημα. Οι εταιρικοί καταχωρητές μπορούν επίσης να είναι χρηματοπιστωτικά ιδρύματα που προσλαμβάνονται από εταιρείες για να διατηρούν αρχείο ιδιοκτησίας των εκκρεμών μετοχών και ομολόγων της για σκοπούς τήρησης αρχείων και να εμποδίζουν την εταιρεία να εκδίδει περισσότερα αποδεκτά αποθέματα. Και στις δύο περιπτώσεις, ο εταιρικός καταχωρητής λειτουργεί κυρίως ως αρχειοθέτης πληροφοριών για να παρακολουθεί την τρέχουσα λίστα εγγραφών.
Σε χώρες με ιδιωτικούς επιχειρηματικούς τομείς, όπως οι ΗΠΑ, το Ηνωμένο Βασίλειο και ο Καναδάς, ο εταιρικός καταχωρητής είναι η κρατική υπηρεσία που χορηγεί άδειες σε επιχειρήσεις να λειτουργούν. Είναι ο τόπος όπου οι εταιρείες καταθέτουν τα καταστατικά τους για να ξεκινήσουν επίσημα την εταιρεία και όπου άλλοι τύποι οντοτήτων καταθέτουν τα έγγραφα σχηματισμού τους. Αυτοί οι οργανισμοί είναι καταχωρητές επειδή διατηρούν το δημόσιο αρχείο εξουσιοδοτημένων επιχειρηματικών οντοτήτων εντός δικαιοδοσίας. Συνήθως, ένα κοινό μπορεί να επικοινωνήσει με το γραφείο καταχώρισης για να καθορίσει την κατάσταση της εγγραφής επιχείρησης μιας εταιρείας.
Οι κρατικοί καταχωρητές διαχειρίζονται επίσης τις ετήσιες υποχρεώσεις αρχειοθέτησης των επιχειρήσεων και παρέχουν διοικητικές υπηρεσίες, μια τέτοια επεξεργασία αλλάζει την εγγραφή μιας εταιρείας, παρέχοντας αντίγραφα εγγράφων και πιστοποιώντας την κατάσταση της εταιρείας. Ο καταχωρητής εταιρειών σε αυτό το πλαίσιο διαχειρίζεται επίσης τη διάλυση εταιρειών και χτυπά την εξουσία μιας εταιρείας να ασκεί δραστηριότητες στη δικαιοδοσία από το αρχείο όταν κλείνει τις πόρτες της. Στις ΗΠΑ, για παράδειγμα, κάθε πολιτεία έχει έναν εταιρικό καταχωρητή, ο οποίος είναι συνήθως ο υπουργός Εξωτερικών. Οι εργαζόμενοι στο τμήμα επιχειρήσεων του γραφείου γραμματέα εκτελούν μια σειρά διοικητικών καθηκόντων που διατηρούν το δημόσιο αρχείο των εγγεγραμμένων επιχειρηματικών οντοτήτων.
Η άλλη κοινή χρήση του τίτλου εταιρικού καταχωρητή είναι ο διορισμός ενός χρηματοπιστωτικού ιδρύματος για τη διατήρηση του αρχείου των εκκρεμών τίτλων μιας εταιρείας. Τεχνικά, μια εταιρεία μπορεί να διορίσει οποιονδήποτε για να διατηρήσει αυτό το αρχείο. Σε πολλές μικρές εταιρείες, για παράδειγμα, ο γραμματέας του διοικητικού συμβουλίου μπορεί να έχει αυτό το καθήκον και τον τίτλο. Ωστόσο, για τις μεγάλες εταιρείες με εκατομμύρια εκκρεμείς μετοχές, η μόνη πρακτική προσέγγιση είναι να διατηρήσει το ιστορικό ιδιοκτησίας ένας ειδικός.
Τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα που λειτουργούν ως καταχωρητές εταιρειών παρακολουθούν τα ονόματα και τις διευθύνσεις των σημερινών κατόχων μετοχών και ομολόγων. Κάθε φορά που μια ασφάλεια αλλάζει χέρια, η αλλαγή καταγράφεται και καταγράφεται. Αυτά τα ιδρύματα εργάζονται χέρι-χέρι με μεσίτες και εμπόρους για να συλλέξουν αυτές τις πληροφορίες. Αν και το αρχείο που διατηρείται από τον εταιρικό καταχωρητή δεν καθορίζει την ιδιοκτησία, επιτρέπει στην εταιρεία να αποστέλλει σημαντικές ειδοποιήσεις στους ιδιοκτήτες, όπως απαιτείται από τις ρυθμιστικές αρχές. Το χρηματοπιστωτικό ίδρυμα παρακολουθεί επίσης τον συνολικό αριθμό εκκρεμών μετοχών, οπότε η εταιρεία δεν εκδίδει περισσότερες μετοχές από τις εγκεκριμένες.