Ένας ταξιδιωτικός προγραμματιστής είναι ένας πράκτορας που οργανώνει πακέτα διακοπών και ταξιδιών για πελάτες. Εκτελούν διάφορες εργασίες κατά τη διάρκεια και μετά από διαβούλευση με έναν πελάτη, όπως ο καθορισμός δρομολογίου, η κράτηση πτήσεων, η ενοικίαση αυτοκινήτου ή εξοπλισμός αναψυχής, όλα με επίκεντρο το ταξίδι να γίνει όσο το δυνατόν πιο ομαλά. Η κύρια προτεραιότητα για έναν προγραμματιστή ταξιδιού είναι ο συντονισμός διαφόρων πτυχών ενός ταξιδιού. Η εργασία απαιτεί πολλαπλές εργασίες, προγραμματισμό, διαπραγμάτευση και άλλες διαπροσωπικές δεξιότητες επικοινωνίας.
Για διακοπές, ένας προγραμματιστής ταξιδιού πρέπει να συμβουλευτεί στενά τον πελάτη του. Σε πολλές περιπτώσεις, οι πελάτες που ζητούν τη βοήθεια ενός προγραμματιστή ταξιδιού για τις διακοπές τους το κάνουν επειδή θέλουν να αγοράσουν ένα συνολικό πακέτο αντί να χρειάζεται να συντονίσουν οι ίδιοι κάθε πτυχή των διακοπών τους. Για παράδειγμα, ένας προγραμματιστής ταξιδιού θα πρέπει να καθορίσει εάν ο πελάτης πρέπει να πετάξει, να αποπλεύσει ή να φύγει με αυτοκίνητο ή τρένο. Γενικά οι πελάτες είναι σε θέση να διατυπώσουν τις ακριβείς απαιτήσεις τους κατά τη διάρκεια μιας διαβούλευσης, αλλά σε πολλές περιπτώσεις ο προγραμματιστής ταξιδιού πρέπει να τις εκθέσει μέσω μιας συνόδου ερωτήσεων και απαντήσεων.
Μόλις διευθετηθεί η μέθοδος διέλευσης, ένας προγραμματιστής ταξιδιού θα πρέπει στη συνέχεια να βρει τα καταλύματα που ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες του πελάτη. Αν και αυτό μπορεί να ακούγεται απλό, αλλά πολλοί πελάτες δεν είναι σίγουροι σε τι τύπο μέρους θα ήθελαν να μείνουν. Πολλοί διαφορετικοί παράγοντες παίζουν ρόλο στον καθορισμό των καταλληλότερων καταλυμάτων για έναν πελάτη – τιμή, τοποθεσία στην πόλη προορισμού, εγγύτητα σε συγκεκριμένα αξιοθέατα ή δραστηριότητες, επίπεδο πολυτέλειας και αισθητική ευαισθησία.
Οι σχεδιαστές ταξιδιών κανονίζουν συνήθως όλα τα πράγματα που θα κάνει ο πελάτης τους στις διακοπές τους και διασφαλίζουν ότι δεν θα προκύψουν συγκρούσεις προγραμματισμού. Ο προγραμματιστής θα βρει τις δραστηριότητες και τις εκδρομές που ταιριάζουν καλύτερα στα γούστα και τα ενδιαφέροντα των πελατών του, ενώ διασφαλίζει ότι αυτές οι δραστηριότητες ταιριάζουν στον προϋπολογισμό του πελάτη του. Αυτό απαιτεί από τον προγραμματιστή ταξιδιού να εξοικειωθεί με τους πελάτες του και να δημιουργήσει ένα επίπεδο σχέσης μαζί τους, αποκτώντας μια αίσθηση του τι απολαμβάνουν.
Ωστόσο, οι σχεδιαστές ταξιδιών δεν περιορίζονται στην οργάνωση διακοπών. Σε πολλές περιπτώσεις, προσλαμβάνονται για να οργανώσουν επαγγελματικά ταξίδια, τα οποία απαιτούν υψηλό επίπεδο συντονισμού και ικανότητας. Μπορεί επίσης να τους ζητηθεί να οργανώσουν εταιρικές αποδράσεις, σεμινάρια και συνέδρια ή οτιδήποτε άλλο απαιτεί δεξιότητες για το συντονισμό ταξιδιωτικών δρομολογίων για τους ανθρώπους.