Στις περισσότερες δικαιοδοσίες, όλα όσα συμβαίνουν σε μια δικαστική υπόθεση καταγράφονται σε αυτό που αναφέρεται ως δελτίο. Κατά κανόνα, κάθε δικαστήριο έχει ένα άτομο που είναι υπεύθυνο για την εισαγωγή πληροφοριών στο φύλλο δεδομένων για κάθε περίπτωση. Ο γραμματέας, όπως τον αποκαλούν, θα έχει γενικά μια ποικιλία γραφειοκρατικών καθηκόντων εντός του δικαστικού γραφείου, η αρχή των οποίων είναι η διατήρηση των φυλλαδίων σε κάθε φάκελο της υπόθεσης, καθώς και στο μηχανογραφικό σύστημα του δικαστηρίου, εάν υπάρχει.
Οι υπάλληλοι που εργάζονται σε δικαστικό γραφείο μπορεί να διαφέρουν κάπως ανάλογα με τη δικαιοδοσία τους. Ωστόσο, υπάρχουν μερικοί βασικοί υπάλληλοι που βρίσκονται στα περισσότερα δικαστικά γραφεία. Τα περισσότερα δικαστήρια έχουν έναν δικαστικό επιμελητή, του οποίου η δουλειά είναι να διατηρεί την τάξη στο δικαστήριο, έναν δημοσιογράφο που καταγράφει τη διαδικασία και έναν υπάλληλο που διατηρεί τους φακέλους του δικαστηρίου. Ανάλογα με το μέγεθος του δικαστηρίου, ο γραμματέας μπορεί επίσης να εκτελεί άλλα καθήκοντα γραμματείας ή μπορεί να επικεντρώνεται μόνο στη συντήρηση των φακέλων.
Όταν ανοίγει μια δικαστική υπόθεση, πρέπει να δημιουργηθεί ένας φυσικός φάκελος για την παρακολούθηση όλων των καταθέσεων της υπόθεσης. Σε πολλά δικαστήρια, δημιουργείται επίσης ηλεκτρονικός φάκελος στο μηχανογραφικό σύστημα του δικαστηρίου. Ένα από τα πρώτα έγγραφα που τοποθετούνται στο αρχείο θα είναι ένα φύλλο σύνδεσης. Το φύλλο θήκης είναι απλώς ένα κομμάτι χαρτί που επιτρέπει την τήρηση αρχείου για όλα όσα συμβαίνουν στην υπόθεση και την ημερομηνία κατά την οποία συνέβη.
Όταν υποβάλλεται αίτηση σε δικαστική υπόθεση, ο εισαγωγέας πρέπει γενικά να υποβάλει τον ισχυρισμό στον υπάλληλο. Στη συνέχεια, ο υπάλληλος θα σφραγίσει το έγγραφο με την ημερομηνία και την ώρα που κατατέθηκε. Το πρωτότυπο έγγραφο μπορεί στη συνέχεια να τοποθετηθεί απευθείας στον φάκελο ή να διαβιβαστεί στον δικαστή για έλεγχο, ανάλογα με το ποιος είναι ο κατατεθειμένος λόγος. Η καταχώριση της κατάθεσης μπορεί επίσης να χρειαστεί να γίνει στο μηχανογραφικό σύστημα καταγραφής του δικαστηρίου.
Εκτός από την παρακολούθηση των εγγράφων που έχουν κατατεθεί σε μια υπόθεση, ένα δελτίο μπορεί επίσης να περιλαμβάνει μια περίληψη των δικαστικών διαδικασιών. Για παράδειγμα, εάν πραγματοποιηθεί μια πρώτη ακρόαση ή προδικαστική ακρόαση, το φύλλο πρόσβασης θα υποδεικνύει μια βασική περίληψη του τι συνέβη στην ακρόαση. Ο γραμματέας είναι υπεύθυνος για την καταχώριση μιας περίληψης της διαδικασίας κάθε φορά που η υπόθεση είναι ενώπιον του δικαστηρίου. Όταν η υπόθεση τερματιστεί, ο υπάλληλος της docket θα είναι υπεύθυνος για το σωστό κλείσιμο του αρχείου.