Η σύνταξη μιας προσωπικής επιστολής είναι αρκετά διαφορετική από τη σύνταξη μιας επαγγελματικής ή επαγγελματικής επιστολής. Μπορεί να είναι λιγότερο επίσημο σε ύφος, αλλά θα πρέπει να περιέχει στοχαστικό περιεχόμενο και να αντικατοπτρίζει τη γνώση του ατόμου που απευθύνεται. Ανάλογα με το άτομο στο οποίο γράφει κάποιος, το ανεπίσημο στυλ και η διεύθυνση μπορεί να ποικίλλει.
Ο χαιρετισμός μιας προσωπικής επιστολής μπορεί να μοιάζει με επαγγελματική επιστολή. Μπορεί να αναφέρει το όνομα και τη διεύθυνση του ατόμου στο οποίο γράφει κάποιος πριν γράψει «Αγαπητή θεία Τζέιν» ή «Γεια σου Φρεντ». Αυτός ο κανόνας είναι ευέλικτος ειδικά όταν κάποιος γράφει ένα προσωπικό γράμμα σε πολύ στενούς συγγενείς ή καλούς φίλους. Για εκείνους με τους οποίους κάποιος έχει σύντομη γνωριμία, σκεφτείτε την πιο επίσημη συμπερίληψη της διεύθυνσης πριν από τον χαιρετισμό.
Ο πραγματικός χαιρετισμός της προσωπικής επιστολής μπορεί επίσης να είναι αρκετά άτυπος, ανάλογα με το κοινό. Ένας καλός φίλος μπορεί να αποκαλείται «Hey Pal!» ή «Hiya Annie!» Η πιο επίσημη προσωπική επιστολή θα πρέπει να ξεκινά με το παραδοσιακό «Αγαπητέ θείο Ρούφους» ακολουθούμενο από κόμμα. Μπορεί κανείς να χρησιμοποιήσει το θαυμαστικό στη θέση του κόμματος για μια ενθουσιώδη, άτυπη προσωπική επιστολή.
Μετά τον χαιρετισμό, αρχίζει κανείς την πρώτη παράγραφο. Είναι καλό να κάνετε απλώς εσοχή σε αυτήν την παράγραφο. Δεν χρειάζεται να παραταχθεί απευθείας κάτω από το τέλος του «Αγαπητέ», όπως απαιτείται σε επαγγελματικές επιστολές. Διατηρήστε τις παραγράφους από πέντε έως επτά προτάσεις.
Το κλείσιμο της επιστολής δεν απαιτεί το επίσημο «Με εκτίμηση» της επαγγελματικής επιστολής. Ένα προσωπικό γράμμα μπορεί να είναι κοντά με «Ευχαριστώ», «Θερμά», «Αγάπη» ή «Μείνετε ψύχραιμοι!» Αυτό θα πρέπει να ακολουθείται με την υπογραφή κάποιου. Ωστόσο, το κλείσιμο θα πρέπει να κεφαλαιοποιηθεί.
Υπάρχει συζήτηση για το εάν η προσωπική επιστολή πρέπει να είναι δακτυλογραφημένη ή χειρόγραφη. Το χειρόγραφο είναι προτιμότερο και αυτό πρέπει να γίνεται με μπλε ή μαύρο μελάνι. Εάν η εκτύπωση ή η κουρτίνα κάποιου είναι πολύ ακατάστατη, η πληκτρολόγηση είναι αποδεκτή. Στο τέλος του χαιρετισμού, τοποθετήστε το διάστημα τρεις έως τέσσερις φορές και πληκτρολογήστε το όνομα κάποιου. Αφήστε αρκετό χώρο για μια υπογραφή με μαύρο ή μπλε μελάνι. Οποιοσδήποτε τύπος υστερόγραφου (PS) θα πρέπει επίσης να μονογραφείται με μελάνι.
Δεδομένου ότι οι περισσότεροι που πληκτρολογούν το κάνουν τώρα σε έναν υπολογιστή, υπάρχουν πολλές γραμματοσειρές για να διαλέξετε. Επιλέξτε μια απλή γραμματοσειρά και σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε μια μεγαλύτερη γραμματοσειρά για μέλη της οικογένειας που ενδέχεται να έχουν ελαφρά μείωση της όρασης λόγω ηλικίας ή άλλων ιατρικών παθήσεων. Σκεφτείτε μια γραμματοσειρά 14 σημείων ή 16 σημείων, αντί για γραμματοσειρά 12 σημείων.
Όπως με κάθε γραπτό υλικό, φροντίστε να ελέγξετε την προσωπική επιστολή για ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη. Χρησιμοποιήστε υγρό χαρτί για να αλλάξετε ένα λάθος ή χρησιμοποιήστε ορθογραφικό και γραμματικό έλεγχο στον υπολογιστή. Αυτό θα βοηθήσει στην εξάλειψη προφανών σφαλμάτων ή τυπογραφικών σφαλμάτων που μειώνουν την ποιότητα της προσωπικής επιστολής κάποιου.
Αυτές οι παραπάνω προτάσεις είναι απλώς κατευθυντήριες γραμμές. Για παράδειγμα, δύο νεαροί καλύτεροι φίλοι μπορεί να αντιστοιχούν με μωβ μελάνι. Ωστόσο, εάν ένας γιος ή μια κόρη σκοπεύει να γράψει ένα σημείωμα σε έναν συγγενή, σκεφτείτε να τους ζητήσετε να γράψουν με πιο σκούρο μαύρο ή μπλε μελάνι. Μεταξύ των στενών φίλων, ωστόσο, οτιδήποτε πάει αρκεί να μην προσβάλει κανένα από τα δύο μέρη.