Μια γραπτή επιστολή προσφυγής είναι ένα έγγραφο που είναι κατάλληλο όταν υπάρχει κάποιο είδος ένστασης σε μια απόφαση που έχει εκδοθεί. Σε νομικό πλαίσιο, μια επιστολή έφεσης μπορεί να συνταχθεί από δικηγόρο ως έκκληση προς τους νομοθέτες να ανακαλέσουν μια απόφαση που ορίζει επί του παρόντος κάποια πτυχή της τοπικής νομοθεσίας. Σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, μια επιστολή προσφυγής μπορεί να εκδοθεί από έναν προμηθευτή σε έναν πωλητή με την ελπίδα να αποκατασταθεί μια χαμένη εργασιακή σχέση ή ως μέσο για έναν εργαζόμενο να ζητήσει από τον εργοδότη να αναστρέψει κάποια πρόσφατη αλλαγή στη διαδικασία. Στον πυρήνα της, μια επιστολή προσφυγής είναι απλώς μια προσπάθεια να ζητηθεί από μια αρχή να επανεξετάσει κάποια ενέργεια ή απόφαση που έχει λάβει χώρα.
Η πραγματική μορφή μιας επιστολής προσφυγής είναι πολύ απλή και απλή. Με πολύ μικρή αλλαγή από το ένα περιβάλλον στο άλλο, αυτή η βασική μορφή λειτουργεί εξίσου καλά για την έκκληση προς τους τοπικούς αξιωματούχους να ανακαλέσουν μια πρόσφατη απόφαση να μετατρέψουν έναν μονόδρομο σε δρόμο διπλής κατεύθυνσης όπως κάνει ένας εργαζόμενος να ζητά από έναν εργοδότη να το επανεξετάσει μια πρόσφατη αλλαγή σε μια πολιτική διακοπών. Σε όλες τις περιπτώσεις, η επιστολή προσφυγής θα πρέπει να είναι δακτυλογραφημένη και όχι χειρόγραφη και θα πρέπει να είναι δομημένη σε τυπική μορφή επαγγελματικής επιστολής.
Η αρχική παράγραφος μιας επιστολής έκκλησης καθορίζει ποιος συντάσσει την επιστολή και ποια σχέση έχει ο συγγραφέας με το θέμα που θα εξεταστεί. Μαζί με τον προσδιορισμό της ταυτότητας του συγγραφέα, η πρώτη παράγραφος προσδιορίζει επίσης με σαφήνεια το θέμα που αποτελεί αντικείμενο προσφυγής. Μόλις αυτά τα δύο γεγονότα εδραιωθούν σταθερά, ο συγγραφέας μπορεί να προχωρήσει στην εκτίμησή του/της.
Κατά τη δεύτερη παράγραφο της γραπτής έκκλησης, ο συγγραφέας εξετάζει εν συντομία τη φύση του ζητήματος που αποτελεί αντικείμενο ανησυχίας. Τα βασικά γεγονότα πρέπει να δηλώνονται όσο το δυνατόν πιο ξεκάθαρα, χωρίς καμία προσπάθεια εισαγωγής συναισθημάτων στη δήλωση των γεγονότων. Η χρήση μιας μορφής με κουκκίδες ως μέρος αυτής της παραγράφου μπορεί να είναι χρήσιμη για να επιστήσουμε ιδιαίτερη προσοχή στο σκεπτικό πίσω από την τρέχουσα απόφαση.
Μετά τη διαπίστωση των γεγονότων που χρησιμοποιήθηκαν για τη λήψη της τρέχουσας απόφασης, η επιστολή έφεσης προχωρά για να ξεκινήσει η εξέταση της υπόθεσης για την επανεξέταση αυτής της απόφασης. Εδώ ο συγγραφέας θα χρησιμοποιήσει άλλα στοιχεία για να αντικρούσει τη βάση της αρχικής απόφασης. Η ιδέα είναι να παρασχεθεί επαρκής λόγος για να δοθεί μια δεύτερη ματιά στην απόφαση εξετάζοντας τις πληροφορίες που χρησιμοποιήθηκαν προηγουμένως μαζί με αυτές τις νέες πληροφορίες που επισημαίνονται στην επιστολή προσφυγής. Όπως και η δεύτερη παράγραφος, αυτό το τμήμα της επιστολής έκκλησης μπορεί να χρησιμοποιεί κουκκίδες ως τρόπο για να επιστήσει την προσοχή σε γεγονότα που σχετίζονται ιδιαίτερα με την κατάσταση.
Η τελευταία παράγραφος της επιστολής έφεσης θα πρέπει απλώς να συνοψίζει τη θέση του συντάκτη και να παροτρύνει τον παραλήπτη της επιστολής να λάβει υπόψη όλα τα γεγονότα που παρουσιάζονται ως βάση για την αναίρεση της τρέχουσας απόφασης. Όλα τα λόγια που χρησιμοποιούνται σε αυτήν την παράγραφο θα πρέπει να στοχεύουν στην προώθηση μιας δίκαιης και αμερόληπτης προσέγγισης στην επαναξιολόγηση, χωρίς να δημιουργούνται αρνητικές αντιλήψεις για οποιονδήποτε συμμετείχε στη λήψη της απόφασης που βρίσκεται τώρα υπό έφεση.
Στην πραγματικότητα, είναι σημαντικό μια επιστολή έκκλησης να παραμένει σχετικά απαλλαγμένη από κάθε είδους συναισθήματα που υποδηλώνουν έλλειψη ευφυΐας ή προσοχής στη λεπτομέρεια από την πλευρά οποιουδήποτε εμπλέκεται στη λήψη της αρχικής απόφασης. Ο σκοπός μιας επιστολής έκκλησης δεν είναι να υποτιμήσει τις δεξιότητες ή τις διαδικασίες σκέψης άλλου ατόμου ή ομάδας ατόμων. Για το λόγο αυτό, ο συντάκτης μιας επιστολής έφεσης θα πρέπει να περιορίσει κάθε συναισθηματικό βερνίκι σε περιγραφές της υποστήριξής του/της για επανεξέταση της απόφασης.
Είναι επίσης σημαντικό η τελευταία παράγραφος της επιστολής έκκλησης να παρέχει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ο αναγνώστης μπορεί να επικοινωνήσει με τον συγγραφέα για περαιτέρω αλληλεπίδραση σχετικά με το θέμα. Ανεξάρτητα από τη φύση του θέματος που εξετάζουμε, είναι απαραίτητο να ευχαριστήσουμε τον αναγνώστη για τον χρόνο του/της για τη διατήρηση μιας επαγγελματικής στάσης.