Ο όρος “εκτός βιβλίων” είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται συχνά για να περιγράψει πληρωμές που υποβάλλονται σε δημοπρασία αλλά δεν καταγράφονται στα οικονομικά αρχεία μιας επιχείρησης. Στα περισσότερα έθνη, οι φορολογικοί νόμοι επιτρέπουν αυτού του είδους τις πληρωμές σε πολύ περιορισμένο εύρος καταστάσεων, με πολλές από αυτές τις επιτρεπόμενες περιπτώσεις να έχουν να κάνουν με τη βραχυπρόθεσμη παροχή υπηρεσιών που είναι κάτω από ένα ορισμένο ποσό και επομένως δεν υπόκεινται σε παρακράτηση . Ο ίδιος ο όρος μερικές φορές συνδέεται με μια προσπάθεια πληρωμής μετρητών για υπηρεσίες που σύμφωνα με το νόμο πρέπει να καταγράφονται στα λογιστικά βιβλία μιας εταιρείας και να υπόκεινται σε παρακράτηση φόρου και αναφορά.
Όσον αφορά τις καταστάσεις που επιτρέπουν νόμιμα πληρωμές που είναι εκτός λογαριασμών, οι ειδικοί φορολογικοί νόμοι παρέχουν ορισμένες εξαιρέσεις από την παρακράτηση, συχνά ταξινομώντας τις πληρωμές ως κάτι διαφορετικό από τους μισθούς. Για παράδειγμα, η περιστασιακή απασχόληση που περιλαμβάνει αμοιβή κάτω από ένα συγκεκριμένο ποσό και για όχι περισσότερο από μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο ενδέχεται να μην υπόκειται σε παρακράτηση και μπορεί συχνά να πληρωθεί νόμιμα από λογαριασμό μικρομετρητών και όχι από λογαριασμό μισθοδοσίας. Τα φιλοδωρήματα που είναι κάτω από ένα ορισμένο ποσό κάθε μήνα μερικές φορές δεν απαιτείται να αναφέρονται ως εισόδημα και θεωρούνται εκτός βιβλίων.
Από καιρό σε καιρό, οι εργοδότες μπορεί να προσφέρουν στους πιθανούς εργαζομένους την ευκαιρία να ξεπεράσουν τα βιβλία, συχνά συμφωνώντας να πληρώσουν τον εργαζόμενο σε μετρητά. Αν και στο μπροστινό μέρος αυτό μπορεί να φαίνεται ελκυστικό, η συμφωνία με αυτόν τον τύπο συμφωνίας πληρωμής μπορεί να οδηγήσει σε μια σειρά ζητημάτων. Εφόσον οι μισθοί δεν αναφέρονται ως εισόδημα και δεν φορολογούνται, αυτοί οι μισθοί δεν πιστώνονται σε κανένα εθνικό σύστημα συντάξεων ή κοινωνικής ασφάλισης που λειτουργεί από μια ομοσπονδιακή κυβέρνηση. Αυτό πιθανότατα θα έχει δυσμενή επίδραση στο ποσό των παροχών που λαμβάνονται κατά τα έτη συνταξιοδότησης.
Η εξόφληση των βιβλίων σημαίνει επίσης ότι ο εργαζόμενος δεν απολαμβάνει κανένα από τα οφέλη που προσφέρονται σε άλλους εργαζόμενους που αμείβονται με τα βιβλία. Δεν είναι δυνατή η συμμετοχή σε πρόγραμμα ομαδικής ασφάλισης. Οι διακοπές και οι προσωπικές ημέρες δεν συγκεντρώνονται και η λήψη αποζημιώσεων πένθους όταν πεθάνει ένα αγαπημένο πρόσωπο είναι εξαιρετικά απίθανο. Σε περίπτωση που ο εργαζόμενος τραυματιστεί στην εργασία του, η κάλυψη αποζημίωσης του εργάτη που είναι διαθέσιμη σε άλλους εργαζόμενους δεν θα παραταθεί.
Ίσως ο μεγαλύτερος κίνδυνος εξόφλησης των βιβλίων έρχεται όταν οι φορολογικές αρχές αντιληφθούν την παράνομη δραστηριότητα. Ακόμα κι αν ο εργοδότης δεν παρακρατεί φόρους, ο εργαζόμενος παραμένει υπεύθυνος για την παρακολούθηση και την αναφορά όλων των εισοδημάτων στις αρμόδιες φορολογικές υπηρεσίες. Σε αντίθετη περίπτωση, μπορεί να επιβληθούν πρόστιμα και κυρώσεις στους καθυστερούμενους φόρους, κατάσχεση περιουσίας για τη διευθέτηση της φορολογικής οφειλής και πιθανώς ακόμη και σε ποινή φυλάκισης. Για αυτόν τον λόγο, η συμφωνία να σβήσετε τα βιβλία για μεγάλο χρονικό διάστημα είναι σπάνια μια σοφή κίνηση και θα μπορούσε να οδηγήσει σε μεγάλη δυσκολία αργότερα.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η εξάλειψη των βιβλίων δεν είναι το ίδιο με την εργασία ως ανεξάρτητος εργολάβος. Ένας ανεξάρτητος εργολάβος δεν χαρακτηρίζεται ως υπάλληλος, αλλά ως πάροχος συγκεκριμένων υπηρεσιών. Οι εταιρείες αναφέρουν τακτικά τις πληρωμές σε ανεξάρτητους εργολάβους στις φορολογικές υπηρεσίες και αυτοί οι εργολάβοι είναι υπεύθυνοι για τον υπολογισμό και την πληρωμή φόρων για τυχόν πληρωμές που λαμβάνονται στο πλαίσιο αυτού του τύπου συμφωνίας.