Οι σύμβουλοι EHR συμβουλεύουν τους οργανισμούς υγειονομικής περίθαλψης σχετικά με τα συστήματα υπολογιστών που τους επιτρέπουν να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις ηλεκτρονικών αρχείων υγειονομικής περίθαλψης. Ορισμένες εθνικές κυβερνήσεις απαιτούν τώρα να αποθηκεύονται ηλεκτρονικά τα αρχεία υγείας των ασθενών. Αυτός ο κανονισμός αφορά τους γιατρούς, τα νοσοκομεία, τα κέντρα διαβίωσης με βοήθεια και κάθε άλλο τύπο οργανισμού υγειονομικής περίθαλψης. Οι σύμβουλοι EHR αναλύουν και αξιολογούν το τρέχον σύστημα αρχειοθέτησης ενός οργανισμού και κάνουν συστάσεις υλικού και λογισμικού με βάση τις ατομικές ανάγκες του οργανισμού.
Προηγουμένως, τα αρχεία υγειονομικής περίθαλψης των ασθενών διατηρούνταν σε χαρτί και καταχωρούνταν επιτόπου. Εάν οι ασθενείς μεταφέρονταν σε διαφορετικό γιατρό ή ζητούσαν υπηρεσίες από νέο νοσοκομείο, τα αρχεία τους συχνά δεν ήταν εύκολα προσβάσιμα. Ένα ηλεκτρονικό αρχείο ασθενών, από την άλλη πλευρά, είναι προσβάσιμο από ένα κοινό δίκτυο και βοηθά τους παρόχους υγειονομικής περίθαλψης να αντιμετωπίσουν σωστά τις ανάγκες των ασθενών. Δεδομένου ότι οι οργανισμοί υγειονομικής περίθαλψης δεν ειδικεύονται σε συστήματα τεχνολογίας πληροφοριών, πρέπει να συμβουλεύονται εξωτερικούς φορείς που έχουν εμπειρία σε αυτόν τον τομέα.
Οι σύμβουλοι EHR ειδικεύονται στο να βοηθούν τους οργανισμούς υγειονομικής περίθαλψης να εντοπίσουν και να εφαρμόσουν ένα κατάλληλο σύστημα. Για να γίνει αυτό, ο σύμβουλος θα συλλέξει βασικές πληροφορίες για την εταιρεία, συμπεριλαμβανομένης της ιστορίας, της στρατηγικής, της κουλτούρας και των τρεχουσών πολιτικών και διαδικασιών. Ανάλογα με τον προϋπολογισμό του οργανισμού υγειονομικής περίθαλψης και τις τρέχουσες λειτουργίες εργασίας, οι σύμβουλοι EHR θα συστήσουν πολλά προϊόντα. Συχνά αφιερώνουν αρκετό χρόνο σε συνεντεύξεις με υπαλλήλους του οργανισμού για να πάρουν μια αίσθηση για το πώς είναι οργανωμένοι και τι θέλει να επιτύχει ο οργανισμός. Οι σύμβουλοι EHR επικεντρώνονται στο να βοηθήσουν τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων σε έναν οργανισμό υγειονομικής περίθαλψης να αξιολογήσουν μια ποικιλία επιλογών.
Οι σύμβουλοι θα προσπαθήσουν να παράσχουν μια σειρά αμερόληπτων συστάσεων και θα βοηθήσουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Οι ηθικοί σύμβουλοι EHR θα ενημερώσουν τον οργανισμό για τα διάφορα οφέλη και μειονεκτήματα που σχετίζονται με κάθε διαθέσιμη επιλογή. Θα παράσχουν επίσης στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων το συνολικό κόστος και την εκτιμώμενη απόδοση της επένδυσης. Για παράδειγμα, ένα μικρό ιατρείο με μία τοποθεσία που διαθέτει υπάρχον σύστημα υπολογιστών πιθανότατα θα λάβει μια σειρά συστάσεων που περιλαμβάνουν πολλά πακέτα λογισμικού και πιθανώς μία που περιλαμβάνει αναβάθμιση του υλικού.
Συνήθως, οι σύμβουλοι θα παρέχουν επίσης εκπαίδευση και βοήθεια εφαρμογής για το νέο σύστημα. Δεδομένου ότι το προσωπικό του οργανισμού υγειονομικής περίθαλψης θα χρειαστεί να μεταβεί σε νέες διαδικασίες και προγράμματα λογισμικού, οι σύμβουλοι EHR μπορεί να συμμετέχουν σε αρχικές εκπαιδευτικές συνεδρίες που διδάσκουν στους εργαζόμενους πώς να αξιοποιούν στο έπακρο το νέο σύστημα. Μπορούν επίσης να εκπαιδεύσουν τον οργανισμό σχετικά με τους κυβερνητικούς κανονισμούς και πώς το λογισμικό τους καθιστά συμβατούς με αυτούς.