Τα πρακτικά είναι επίσημες θέσεις εργασίας παρόμοιες με πρακτικές που, όπως και με άλλες θέσεις εργασίας, απαιτούν συνοδευτική επιστολή. Για να γράψουν μια πρακτική επιστολή, τα άτομα πρέπει να λάβουν δεδομένα σχετικά με τη θέση και την εταιρεία, να συγκρίνουν τις ανάγκες της εταιρείας με αυτά που μπορούν να παρέχουν, να συμπεριλάβουν στοιχεία επικοινωνίας, να εξηγήσουν γιατί γράφουν και πώς είναι προσόντα, πώς θα ικανοποιήσουν τις απαιτήσεις του πρακτική, ζητήστε συνέντευξη ενώ προσκαλείτε αλληλογραφία και δώστε ένα επίσημο κλείσιμο που αναφέρει λεπτομερώς τυχόν περιβλήματα. Αυτό δεν διαφέρει πολύ από τη συγγραφή συνολικής επιστολής εργασίας. Το γράμμα δεν πρέπει να έχει μήκος περισσότερο από μία έως δύο σελίδες.
Μια πρακτική επιστολή, παρόμοια με άλλες συνοδευτικές επιστολές εργασίας, πρέπει πάντα να προσαρμόζεται στον οργανισμό ή τον οργανισμό στον οποίο το άτομο θέλει να εργαστεί. Έτσι, το πρώτο βήμα για τη συγγραφή ενός από αυτά τα έγγραφα είναι να λάβετε ορισμένες πληροφορίες όχι μόνο για τη διαθέσιμη πρακτική θέση, αλλά και για την εταιρεία ή τον οργανισμό γενικότερα. Εξετάζοντας τα προϊόντα και τις υπηρεσίες της εταιρείας, τη δήλωση της επιχειρηματικής αποστολής, ακόμη και την τρέχουσα τιμή της μετοχής της εταιρείας, είναι όλοι οι καλοί τρόποι για να διαπιστώσετε πώς λειτουργεί η επιχείρηση και πώς τα πρακτικά καθήκοντα ταιριάζουν στο γενικό πεδίο των στόχων του οργανισμού.
Στη συνέχεια, κοιτάξτε την πρακτική ανάρτηση σε βάθος, προσδιορίζοντας τις ακριβείς δεξιότητες, γνώσεις ή ικανότητες που πρέπει να έχει ένας επιτυχημένος υποψήφιος για τη θέση. Αυτό επιτρέπει σε ένα άτομο να συγκρίνει αυτό που θέλει η εταιρεία με αυτό που μπορεί να προσφέρει. Ο στόχος είναι να αποδείξει στην εταιρεία ότι η υποψήφια ταιριάζει με την εκπαίδευση και την εμπειρία της.
Μόλις ένα άτομο καταλάβει τις δεξιότητες, τις γνώσεις και τις ικανότητες που διαθέτει που ταιριάζουν με τις απαιτήσεις της εταιρείας, ήρθε η ώρα να φτάσουμε στη φυσική σύνταξη της επιστολής πρακτικής. Ως επίσημη αλληλογραφία, το έγγραφο πρέπει να έχει περιθώρια μιας ίντσας, να έχει γραμματοσειρά τουλάχιστον 12 σημείων και να χρησιμοποιεί παραγράφους μπλοκ με ενιαία απόσταση γραμμών. Τα στοιχεία επικοινωνίας για τον υποψήφιο θα πρέπει να περιλαμβάνονται, είτε να είναι δικαιολογημένα στο επάνω μέρος του γράμματος είτε να είναι δικαιολογημένα κάτω από το δακτυλογραφημένο όνομα του υποψηφίου στο κάτω μέρος. Τα στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη βρίσκονται πάντα στην κορυφή, κάτω από τη διεύθυνση του υποψηφίου εάν παρέχονται. Η επιστολή πρέπει επίσης να έχει ημερομηνίες και θεματικές ενότητες, καθώς και έναν εναρκτήριο χαιρετισμό που απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο άτομο.
Η πρώτη παράγραφος μιας επιστολής πρακτικής χρησιμεύει για να εξηγήσει το σκοπό της επιστολής και πώς άκουσε ο υποψήφιος τη θέση πρακτικής. Αυτή η παράγραφος εκφράζει επίσης ενδιαφέρον για εργασία στην εταιρεία. Η δεύτερη παράγραφος είναι όπου η υποψήφια μπορεί να εισέλθει σε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την εκπαίδευση, την εμπειρία και τις δεξιότητές της, συνδέοντάς τα με αυτά που απαιτεί η εταιρεία από τους αιτούντες. Ορισμένες από αυτές τις ενότητες μπορεί να εκφράζονται με κουκκίδες, αν το επιθυμείτε, αλλά το περιεχόμενο πρέπει πάντα να περιγράφει τι έχει πετύχει ή μπορεί να κάνει ο υποψήφιος και με ποιον, και όχι ποιος είναι ο υποψήφιος – δηλαδή να χρησιμοποιεί ρήματα, όχι επίθετα και επιρρήματα.
Αφού είναι σαφές ότι ο υποψήφιος είναι κατάλληλος και κατάλληλος για τη θέση πρακτικής άσκησης, ο υποψήφιος θα πρέπει να διευκρινίσει λεπτομέρειες της πρακτικής, όπως ημερομηνίες έναρξης και λήξης ή απαιτήσεις πτυχίου. Θα πρέπει να εξηγήσει πώς μπορεί να συμμορφωθεί με αυτές τις λεπτομέρειες, όπως να λάβει το πτυχίο της τον μήνα πριν από την έναρξη της πρακτικής άσκησης. Εάν υπάρχουν πιθανές συγκρούσεις, η υποψήφια πρέπει να συζητήσει πώς σκοπεύει να επιλύσει αυτά τα ζητήματα.
Η τελευταία παράγραφος μιας επιστολής πρακτικής εκφράζει ότι, λαμβάνοντας υπόψη όλα τα άλλα που έχει συζητήσει ο υποψήφιος, αισθάνεται ότι είναι κατάλληλη για την πρακτική άσκηση και θα έχει την ευκαιρία να πάρει συνέντευξη για το έργο. Αυτή η ενότητα εκφράζει επίσης ευγνωμοσύνη στον παραλήπτη που αφιέρωσε χρόνο για να διαβάσει και να εξετάσει την επιστολή, εξηγώντας τον καλύτερο τρόπο επικοινωνίας με τον υποψήφιο. Εάν η πρακτική ανάρτηση απαιτούσε βιογραφικό σημείωμα ή άλλη τεκμηρίωση για την υποβολή αίτησης στη θέση, η τελευταία παράγραφος σημειώνει ότι αυτά τα στοιχεία περιλαμβάνονται επίσης στην επιστολή.
Τα τελευταία στοιχεία ενός πρακτικού γράμματος είναι η φράση λήξης, όπως “Με εκτίμηση”, το πλήρες όνομα του υποψηφίου και μια γραμμή περιβλήματος που υποδεικνύει τον αριθμό ή τον τύπο των περιβλημάτων, εάν υπάρχουν. Μετά τη συμπερίληψη αυτών των στοιχείων, ο υποψήφιος θα πρέπει να διορθώσει το γράμμα για τυπογραφικά και γραμματικά λάθη. Σε αυτό το σημείο, η επιστολή είναι έτοιμη για εκτύπωση και αποστολή.