Πολλοί υπάλληλοι γραφείου, είτε αυτό το γραφείο είναι στο σπίτι είτε σε μια επιχείρηση, έχουν ένα έργο που το βρίσκουν δύσκολο: να βρουν χρόνο και/ή διάθεση να οργανώσουν ένα γραφείο. Το γραφείο ενός ατόμου είναι συνήθως μια νησίδα ατομικότητας στο γραφείο και η προσπάθεια οργάνωσης ενός γραφείου μπορεί να είναι αποθαρρυντική. Για να οργανώσει ένα γραφείο, ένα άτομο πρέπει να σιγουρευτεί τι είναι πραγματικά απαραίτητο, να είναι πρόθυμο να πετάξει τα περιττά και να επινοήσει ένα σύστημα για να διατηρεί το γραφείο τακτοποιημένο.
Ένα σημαντικό εμπόδιο που αντιμετωπίζουν πολλοί άνθρωποι όταν προσπαθούν να οργανώσουν ένα γραφείο είναι η έλλειψη χώρου αποθήκευσης. Για τους υπαλλήλους γραφείου που πρέπει να διατηρούν αρχεία ή υλικό «εξερχόμενων» για κάποιο χρονικό διάστημα, ο χώρος αποθήκευσης είναι κρίσιμος. Ωστόσο, εάν απλά δεν μπορεί να αποκτηθεί, μια καλή λύση είναι ένα προσεγμένο κουτί αποθήκευσης που μπορεί να κάθεται διακριτικά κάτω από το γραφείο. Θα πρέπει, ωστόσο, να «ξεριζώνεται» περιστασιακά, για να αφαιρεθεί το περιττό υλικό, αφήνοντας χώρο για πιο πρόσφατες εγγραφές.
Ένα αρχείο στοίβαξης είναι μια ευλογία για όσους δεν έχουν αποθηκευτικό χώρο που προσπαθούν να οργανώσουν ένα γραφείο. Ένα αρχείο στοίβαξης είναι μια σειρά από πλατφόρμες προσαρτημένες σε μια ενιαία βάση. Πολλά έχουν έξι έως οκτώ πλατφόρμες για διάφορες κατηγορίες υλικών. Ένα αρχείο στοίβαξης δημιουργεί ένα υπέροχο φάκελο εισερχομένων, καθώς η εργαζόμενη μπορεί να βάλει τα χέρια της σε συγκεκριμένα αρχεία πιο γρήγορα. Δεδομένου ότι ένα αρχείο στοίβαξης είναι κατακόρυφο, δεν καταλαμβάνει περισσότερο χώρο στο γραφείο από ένα μεμονωμένο φάκελο εισερχομένων, καθιστώντας το ιδανικό για μέσα εξοικονόμησης χώρου.
Αυτά τα υλικά που χρησιμοποιούνται συχνότερα θα πρέπει να τοποθετούνται πιο κοντά στον εργαζόμενο. Η θήκη τηλεφώνου, στυλό και μολυβιού θα πρέπει να είναι όλα κοντά σας, μαζί με ένα σημειωματάριο, για να σημειώνετε αριθμούς ή άλλες πληροφορίες. Ωστόσο, αυτά τα στοιχεία δεν πρέπει να παρεμβαίνουν στη χρήση του πληκτρολογίου ή του ποντικιού του υπολογιστή. Ένα μικρό επιτραπέζιο ημερολόγιο, αντί για ένα ημερολόγιο, μπορεί να είναι καλύτερο για όσους προσπαθούν να οργανώσουν ένα γραφείο μικρότερων διαστάσεων. Όσοι έχουν περισσότερο χώρο στο γραφείο μπορεί να θέλουν ένα μεγάλο ημερολόγιο επιτραπέζιο.
Ένα μικρό κουτί ή αρχείο θα πρέπει να είναι πάντα διαθέσιμο για διάφορα έγγραφα, αλληλογραφία και άλλα αντικείμενα. Ωστόσο, θα πρέπει να καθαρίζεται τουλάχιστον δύο φορές το μήνα. Τα αντικείμενα που δεν χρησιμοποιούνται συχνά, αλλά εξακολουθούν να χρειάζονται, θα πρέπει να τοποθετούνται σε ένα συρτάρι γραφείου.
Ο υπάλληλος γραφείου θα πρέπει να επιδιώξει να οργανώσει ένα γραφείο με τρόπο που θα του/της δίνει τη μέγιστη απόδοση. Ορισμένα καταστήματα ειδών γραφείου πωλούν ακόμη και γραφεία οργάνωσης για να βοηθήσουν τους εργαζόμενους σε αυτόν τον σκοπό. Αυτά είναι χρήσιμα εάν ο εργαζόμενος έχει τον χώρο γραφείου για να φιλοξενήσει τον διοργανωτή. Ο καλύτερος τρόπος για να οργανώσετε ένα γραφείο, ωστόσο, είναι να περιορίσετε την εκροή στο ελάχιστο. Αυτό σημαίνει ότι θα απορρίψετε οτιδήποτε αχρησιμοποίητο σε περισσότερο από ένα μήνα ή οτιδήποτε είναι απίθανο να χρησιμοποιηθεί ξανά. Ακόμη και τα συρτάρια του γραφείου πρέπει να καθαρίζονται περιστασιακά. Όσο χρονοβόρο κι αν είναι, η οργάνωση ενός γραφείου θα εξοικονομήσει χρόνο μακροπρόθεσμα και θα βοηθήσει τον εργαζόμενο να είναι πιο αποτελεσματικός.