Ο βοηθός γραφείου είναι ένας ασαφής όρος που μπορεί να περιγράψει πολλούς διαφορετικούς τύπους εργασιών που εργάζονται σε ένα γραφείο. Μπορεί μερικές φορές να χρησιμοποιηθεί συνώνυμα με λέξεις όπως διοικητικός βοηθός ή μπορεί να αναφέρεται σε προσωπικό υποστήριξης γραφείου που βοηθά το έργο διοικητικών βοηθών, εκτελεστικών βοηθών ή γραμματέων. Ο μέσος βοηθός γραφείου μπορεί να εργάζεται σε διάφορες εργασίες στο περιβάλλον του γραφείου και γενικά χρειάζεται βασικές δεξιότητες γραφείου για τη δουλειά.
Ένας βοηθός γραφείου αυτού του τελευταίου τύπου μπορεί να κάνει οποιαδήποτε από τις ακόλουθες εργασίες:
Απαντήστε στα τηλέφωνα
Αρχείο και οργάνωση πληροφοριών
Λάβετε μηνύματα
Κάνω θελήματα
Τύπος
Κάντε εισαγωγή δεδομένων ή επεξεργασία κειμένου
Εργασία για την υποστήριξη του άλλου προσωπικού γραφείου
Λειτουργήστε εξοπλισμό γραφείου όπως φωτοαντιγραφικά μηχανήματα ή φαξ
Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένα προγράμματα όπως το Microsoft Word, το Excel ή το Access
Παρέχετε υποστήριξη πελατών
Βοήθεια με τη λογιστική γραφείου
Οι πιο προηγμένοι βοηθοί γραφείου θα μπορούσαν να είναι υπεύθυνοι για τη λειτουργία ενός γραφείου, την άμεση υποστήριξη στελεχών και την εποπτεία άλλων υπαλλήλων γραφείου. Συνήθως, όταν η υποστήριξη σε στελέχη ή υπαλλήλους υψηλού επιπέδου είναι πιο άμεση, ο βοηθός γραφείου μπορεί να ονομαστεί διοικητικός ή εκτελεστικός βοηθός. Εάν ο βοηθός γραφείου εποπτεύει άλλους υπαλλήλους, μπορεί να ονομαστεί διευθυντής γραφείου.
Συχνά, οι βοηθοί γραφείου πρέπει να είναι «υπάλληλοι όλων των επαγγελμάτων». Πρέπει να έχουν καλές δεξιότητες πληκτρολόγησης, να είναι πρόθυμοι να λαμβάνουν παραγγελίες από άλλους υπαλλήλους, να είναι έτοιμοι να εργαστούν σε διάφορες ικανότητες και να έχουν τουλάχιστον αρχική γνώση τυπικού λογισμικού γραφείου. Η εργασία μπορεί να διαφέρει από μέρα σε μέρα και μπορεί να εξαρτάται από τις τρέχουσες ανάγκες του γραφείου. Ενδέχεται να εισάγετε δεδομένα τη μία ημέρα, να καταθέσετε την επόμενη ημέρα και να στείλετε φαξ ή να στείλετε διαφημιστικό υλικό σε άλλη ημέρα. Μερικές φορές, εάν το γραφείο βασίζεται στην εξυπηρέτηση πελατών, ο βαθμός στον οποίο είστε απασχολημένοι μπορεί να εξαρτάται από την κίνηση των πελατών.
Ένας βοηθός γραφείου μπορεί να έχει ολοκληρώσει προγράμματα πιστοποίησης μέσω εμπορικών σχολείων ή κοινοτικών κολλεγίων. Άλλοι έχουν απολυτήρια λυκείου και λίγοι δεν τους λείπουν. Οι κυριότερες δεξιότητες που αναζητούν είναι η ικανότητα πληκτρολόγησης γρήγορα και με ακρίβεια, οι καλοί τρόποι τηλεφώνου, οι καλές δεξιότητες ανθρώπων και η αποδεδειγμένη ικανότητα οργάνωσης. Άλλες εταιρείες θέλουν να βεβαιωθούν ότι μπορείτε να εργαστείτε με λογισμικό γραφείου και ορισμένες εταιρείες απαιτούν από εσάς να κάνετε δοκιμές σε τέτοιο λογισμικό για να αποδείξετε την ικανότητά τους.
Όταν οι βοηθοί γραφείου είναι πραγματικά άμεσοι βοηθοί σε επαγγελματίες, οι δουλειές τους μπορεί να είναι πιο εστιασμένες. Ουσιαστικά θα κάνουν ό, τι εργασίες γραφείου χρειάζονται, έτσι ώστε ο επαγγελματίας να μην το κάνει. Οι διοικητικοί και εκτελεστικοί βοηθοί τείνουν να έχουν περισσότερη εμπειρία με λογισμικό γραφείου και συχνά λειτουργούν μεταξύ των πελατών και των στελεχών τους. Μπορούν να διαχειρίζονται γραφεία και να προσλαμβάνουν και να πυροβολούν βοηθούς γραφείου που μπορούν να τους βοηθήσουν με το έργο τους για την υποστήριξη του επαγγελματία.
Δεδομένου ότι ο όρος μπορεί να σημαίνει τόσα πολλά πράγματα, το εύρος αμοιβών μπορεί επίσης να είναι μεταβλητό. Ο βοηθός γραφείου με ελάχιστες δεξιότητες γραφείου μπορεί να κάνει κάτι παραπάνω από τον κατώτατο μισθό. Οι διοικητικοί βοηθοί μπορούν να επιβάλλουν υψηλότερο μισθό, με μέσο μισθό στην περιοχή των $ 30,000 δολαρίων ΗΠΑ (USD). Πολλοί κάνουν πολλά περισσότερα από αυτό, ανάλογα με την εμπειρία και τις εργασιακές τους ευθύνες.