Το γραφείο διαβατηρίων είναι ένα κυβερνητικό γραφείο που δέχεται και επεξεργάζεται αιτήσεις διαβατηρίων. Η διαδικασία διαφέρει ελαφρώς μεταξύ των χωρών, αλλά σε γενικές γραμμές οι κανόνες και ο τρόπος εφαρμογής τους είναι οι ίδιοι. Σε ένα γραφείο διαβατηρίων η αίτηση, η ταυτότητα και τα τέλη γίνονται δεκτά και στη συνέχεια όλα επαληθεύονται αργότερα. Σε περίπου έξι εβδομάδες ένα διαβατήριο ταχυδρομείται στο σπίτι του αιτούντος.
Ο κύριος σκοπός ενός γραφείου διαβατηρίων είναι να δέχεται αιτήσεις, έγγραφα και τέλη για διεκπεραίωση. Οι διαδικασίες μπορεί να διαφέρουν μεταξύ των χωρών και ακόμη και μεταξύ διαφορετικών τύπων γραφείων στην ίδια χώρα. Στις Ηνωμένες Πολιτείες υπάρχουν δύο είδη γραφείων διαβατηρίων, συμπεριλαμβανομένων των περιφερειακών γραφείων και των γραφείων αποδοχής διαβατηρίων.
Τα περιφερειακά γραφεία είναι μεγάλα κέντρα που βρίσκονται σε περιορισμένο αριθμό τοποθεσιών σε όλες τις ΗΠΑ και έχουν σχεδιαστεί για να παρέχουν ολοκληρωμένες υπηρεσίες διαβατηρίων. Αυτό περιλαμβάνει την πραγματική επεξεργασία των εγγράφων. Άτομα που χρειάζονται διαβατήριο σε λιγότερο από δύο εβδομάδες, που έχουν ασυνήθιστες καταστάσεις ή παρατυπίες στη γραφειοκρατία θα πρέπει να πάνε σε ένα από αυτά τα γραφεία. Εκεί, το προσωπικό έχει ειδική εκπαίδευση και πόρους που του δίνουν τη δυνατότητα να αντιμετωπίσει περίπλοκες καταστάσεις.
Υπάρχουν επίσης χιλιάδες γραφεία αποδοχής διαβατηρίων σε όλη τη χώρα. Αυτές οι εγκαταστάσεις συνδυάζονται με άλλα κυβερνητικά γραφεία, όπως βιβλιοθήκες και ταχυδρομεία, για να επισπεύσουν τη διαδικασία αίτησης διαβατηρίου. Σε αυτά τα κοινά γραφεία, η τυπική διαδικασία είναι ο αιτών να υποβάλλει όλα τα έγγραφα σε ένα άτομο στο γραφείο που έχει εκπαιδευτεί στη λήψη εγγράφων αίτησης διαβατηρίου. Αυτός ο τύπος γραφείου διαβατηρίων συνήθως κάνει λίγα περισσότερα από το να δέχεται έγγραφα, να τα ελέγχει σε σχέση με μια λίστα απαιτούμενων εγγράφων και να εκδίδει μια απόδειξη στον αιτούντα. Η επεξεργασία πραγματοποιείται στο περιφερειακό γραφείο.
Σε ένα περιφερειακό γραφείο διαβατηρίων, τα έγγραφα λαμβάνονται, οι αιτήσεις και τα τέλη γίνονται δεκτά και όλα τα έγγραφα ελέγχονται για πληρότητα. Τα άτομα που έχουν προβλήματα με τη γραφειοκρατία μπορούν να προγραμματίσουν ένα ραντεβού με έναν εργαζόμενο που είναι σε θέση να βοηθήσει στην επίλυση ποικίλων ζητημάτων, συμπεριλαμβανομένων των ελλειπόντων εγγράφων ή της άτυπης τεκμηρίωσης. Κατά τη διάρκεια του ραντεβού στο γραφείο διαβατηρίων, ο αιτών επικουρείται στην επίλυση τυχόν σφαλμάτων ή παραλείψεων που θα μπορούσαν ενδεχομένως να εμποδίσουν την έκδοση διαβατηρίου. Μερικές φορές αυτό απαιτεί από τον αιτούντα να φύγει και να επιστρέψει με συγκεκριμένα έγγραφα, αλλά συχνά το πρόβλημα μπορεί να αντιμετωπιστεί επιτόπου από τον πράκτορα διαβατηρίων.
Αφού ολοκληρωθεί το αρχικό μέρος της διαδικασίας, το προσωπικό του περιφερειακού γραφείου διαβατηρίων θα εξετάσει τα έγγραφα για να διασφαλίσει ότι είναι πλήρη και έγκυρα. Μόλις διαπιστωθεί ότι όλα είναι εντάξει, θα εκδοθεί διαβατήριο και θα ταχυδρομηθεί στον αιτούντα. Ορισμένα περιφερειακά γραφεία μπορούν επίσης να παρέχουν αμέσως μια κάρτα διαβατηρίου για να επιτρέψουν τα ταξίδια σε ορισμένες χώρες και μπορούν να χρησιμοποιηθούν αντί για διαβατήριο.