Σημειώσεις είναι όταν ένας ακροατής συνοψίζει μια διάλεξη, μια ομιλία ή μια παρουσίαση στα πιο σημαντικά σημεία και καταγράφει αυτά τα σημεία για μελλοντική χρήση. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τον ακροατή να θυμάται τι ειπώθηκε, ώστε να μπορεί να ανακαλείται και να χρησιμοποιείται πιο αποτελεσματικά. Η λήψη σημειώσεων μπορεί να είναι σημαντική κάθε φορά που ο ακροατής πρέπει να γνωρίζει ή να θυμάται έναν σημαντικό όγκο πληροφοριών που του/της είπε ο ομιλητής, γιατί χωρίς τη χρήση σημειώσεων, μπορεί να είναι δύσκολο να θυμηθεί όλα όσα ειπώθηκαν. Πολλοί ειδικοί συνιστούν πέντε συμβουλές για τη λήψη και τη χρήση σημειώσεων: καταγραφή, μείωση, απαγγελία, προβληματισμό και επανεξέταση.
Στην καταγραφή σημειώσεων, η καταγραφή είναι η πράξη της καταγραφής όσων λέγονται από τον ομιλητή. Ωστόσο, αντί να συντάσσει ο ακροατής μια πλήρη απομαγνητοφώνηση, η τήρηση σημειώσεων περιλαμβάνει την καταγραφή των κύριων σημείων, των πιο σημαντικών πληροφοριών ή οτιδήποτε είναι νέο ή μπορεί να είναι δύσκολο να θυμηθεί κανείς. Αυτές οι σημειώσεις θα μπορούσαν να είναι πλήρεις προτάσεις, λέξεις-κλειδιά ή οτιδήποτε είναι πιο χρήσιμο για τον σημειωματάριο.
Αφού τελειώσει η ομιλία του ομιλητή, ο σημειωματάριος μπορεί να μειώσει τις σημειώσεις του. Αυτό περιλαμβάνει τη διερεύνηση των σημειώσεων και τη διαγραφή ή τη διαγραφή οτιδήποτε είναι ασήμαντο ή περιττό. Όταν κρατάτε σημειώσεις, ο ακροατής μπορεί να μην συνειδητοποιήσει αμέσως τι είναι σημαντικό ή ασήμαντο. Μπορεί επίσης να μην γνωρίζει την επανάληψη ή τον πλεονασμό κατά τη λήψη των σημειώσεων. Ο σημειωματάριος μπορεί να μειώσει την ποσότητα των σημειώσεων και μπορεί να αναδιοργανώσει ή να ενοποιήσει τις σημειώσεις στην πιο χρήσιμη μορφή.
Στη συνέχεια, ο σημειωματάριος μπορεί να απαγγείλει και να προβληματιστεί. Αυτό περιλαμβάνει την ανάγνωση των υπόλοιπων σημειώσεων —συχνά δυνατά, έτσι ώστε ο σημειωματάριος να μπορεί να τις ακούει και να τις διαβάζει — και να συλλογίζεται τις πληροφορίες. Ο σημειωματάριος μπορεί να απομνημονεύσει ορισμένες ή όλες τις σημειώσεις και θα πρέπει να βεβαιωθεί ότι κατανοεί όλες τις πληροφορίες αντί να μπορεί απλώς να τις επαναλάβει. Οτιδήποτε είναι ασαφές θα πρέπει να γίνει σαφές, ίσως επικοινωνώντας με τον αρχικό ομιλητή για να διευκρινιστεί ένα θέμα ή να κάνετε ερωτήσεις. Ο σημειωματάριος θα μπορούσε επίσης να αναζητήσει απαντήσεις από άλλες πηγές, όπως βιβλία, διαδικτυακό υλικό, άλλους ειδικούς ή ακόμα και άλλα άτομα που άκουσαν τον ίδιο ομιλητή.
Το τελευταίο βήμα είναι ο σημειωματάριος να επανεξετάσει τις σημειώσεις. Αυτό συνήθως γίνεται ως προετοιμασία για τη χρήση των πληροφοριών με κάποιο τρόπο, όπως πριν από μια δοκιμή ή ένα επιχειρηματικό έργο. Κάνοντας μια γενική περίληψη των σημειώσεων σε αυτό το στάδιο μπορεί να βοηθήσει τον σημειωτή να κρατήσει τις σκέψεις του οργανωμένες και μπορεί να βοηθήσει να διασφαλίσει ότι όλες οι απαραίτητες πληροφορίες θα απομνημονευθούν.
Μαζί με τα πέντε R’s, υπάρχουν μερικές απλές συμβουλές για την τήρηση σημειώσεων. Η χρήση ευανάγνωστου χειρόγραφου μπορεί να διασφαλίσει ότι δεν θα χαθούν πληροφορίες. Άρθρα όπως «α» και «το» καθώς και άλλες κοινές λέξεις ενδέχεται να παραλείπονται κατά την καταγραφή, ώστε οι πληροφορίες να καταγράφονται πιο γρήγορα και να χρησιμοποιείται λιγότερος χώρος.
Η εισαγωγή υποτίτλων που υποδεικνύουν διαφορετικά θέματα ή σημεία συζήτησης μπορεί να είναι χρήσιμη. Οι σημειωματάριοι θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν την ημερομηνία, έναν τίτλο ή το γενικό θέμα και έναν αριθμό σελίδας σε κάθε σελίδα των σημειώσεων και θα πρέπει να είναι βέβαιο ότι στερεώνουν μαζί τυχόν χαλαρά χαρτιά, όπως με ένα συρραπτικό. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή της ανάμειξης ή μερικής απώλειας των σημειώσεων από διαφορετικά θέματα ή των ομιλητών.