Μια εταιρεία θα χρησιμοποιεί συχνά σημειώσεις στις οικονομικές καταστάσεις για να εξηγήσει τις οικονομικές πληροφορίες πέρα από τους αριθμούς που αναφέρονται στις εκθέσεις. Αυτές οι σημειώσεις μπορούν να συνοδεύουν την επίσημη δημοσιοποίηση οικονομικών πληροφοριών σε εξωτερικούς ενδιαφερόμενους φορείς. Οι σημειώσεις μπορεί να περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με χρέη, συνεχιζόμενη δραστηριότητα, λογαριασμούς και υποχρεώσεις. Οι σημειώσεις στις οικονομικές καταστάσεις παρέχουν συχνά επεξήγηση συγκεκριμένων συναλλαγών ή οικονομικών πληροφοριών στις καταστάσεις. Οι πρόσθετες πληροφορίες παρέχουν σαφήνεια ή παρέχουν καλύτερες πληροφορίες για τα ενδιαφερόμενα μέρη.
Οι σημειώσεις στην οικονομική κατάσταση σχετικά με το χρέος παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τους όρους αποπληρωμής, τις επερχόμενες πληρωμές με μπαλονάκι ή τις αλλαγές στο δάνειο ανά προηγούμενες συμφωνίες. Αυτές οι πληροφορίες είναι σημαντικές για τα άτομα για να μετρήσουν την ικανότητα μιας εταιρείας να διαχειρίζεται τη μόχλευση της. Για παράδειγμα, μια εταιρεία που αντιμετωπίζει αργή ταμειακή ροή με μια επερχόμενη πληρωμή με μπαλόνι μπορεί να χρειαστεί να εξηγήσει πώς σχεδιάζει να πραγματοποιήσει αυτήν την πληρωμή. Η αναχρηματοδότηση ενός δανείου μπορεί επίσης να αποτελεί μέρος αυτών των σημειώσεων.
Μια εταιρεία προσφέρει πληροφορίες σχετικά με την ικανότητά της να παραμείνει συνεχιζόμενη δραστηριότητα στις σημειώσεις των οικονομικών καταστάσεων. Συνέχιση της δραστηριότητας σημαίνει ότι μια εταιρεία έχει τη δυνατότητα να παραμείνει στην επιχείρηση για το εγγύς μέλλον. Οι ελεγκτές είναι συχνά πιο χρήσιμοι στην προετοιμασία αυτής της δήλωσης. Οι επενδυτές δεν έχουν συνήθως τη δυνατότητα να αναθεωρήσουν τις οικονομικές πληροφορίες μιας εταιρείας. Ως εκ τούτου, βασίζονται στους ελεγκτές για να εξετάσουν τις πληροφορίες και να σχολιάσουν την ικανότητα της εταιρείας να παραμείνει συνεχιζόμενη δραστηριότητα.
Οι συγκεκριμένοι λογαριασμοί μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν σημειώσεις στις οικονομικές καταστάσεις. Μεταξύ των πιο συνηθισμένων είναι τα αποθέματα και οι αποσβέσεις. Οι λογαριασμοί αποθέματος ενδέχεται να απαιτούν σημειώσεις για διαγραφές, απαρχαιωμένο απόθεμα, μέθοδο αποτίμησης ή άλλες πληροφορίες. Αυτό επιτρέπει στους ενδιαφερόμενους να προσδιορίσουν πόσο καλά μια εταιρεία διαχειρίζεται τα προϊόντα της. Οι λογαριασμοί απόσβεσης απαιτούν επεξήγηση σχετικά με την επίσημη μέθοδο προετοιμασίας για τον υπολογισμό των εξόδων απόσβεσης.
Οι υποχρεώσεις αντιπροσωπεύουν χρήματα που οφείλονται από μια εταιρεία σε άλλο μέρος. Οι σημειώσεις στις οικονομικές καταστάσεις μπορούν να παρέχουν οποιαδήποτε ανάλυση είναι απαραίτητη για τα ενδιαφερόμενα μέρη. Οι κοινές πληροφορίες που εξηγούνται μπορεί να περιλαμβάνουν γιατί υπάρχει μια ξαφνική αύξηση των υποχρεώσεων, πώς μια εταιρεία θα μειώσει συγκεκριμένες υποχρεώσεις ή την ανάγκη για βραχυπρόθεσμα δάνεια για να βοηθήσουν στην εκτέλεση των καθημερινών λειτουργιών. Αυτές οι σημειώσεις μπορεί να εμφανίζονται λιγότερο συχνά στις οικονομικές καταστάσεις.
Οι δημόσιες εταιρείες έχουν συχνά συγκεκριμένες απαιτήσεις για τη συμπερίληψη σημειώσεων στις οικονομικές καταστάσεις. Τα διοικητικά όργανα θα αποφασίσουν ποιες συγκεκριμένες συναλλαγές ή λογαριασμούς θα χρειαστούν πρόσθετες καταστάσεις. Αυτές οι πληροφορίες περιλαμβάνουν πληροφορίες απαραίτητες προκειμένου οι επενδυτές να είναι καλά ενημερωμένοι σχετικά με τις συγκεκριμένες συναλλαγές μιας εταιρείας. Οι απαιτήσεις επικεντρώνονται στη μη παραπλάνηση των επενδυτών σχετικά με την οικονομική υγεία της εταιρείας.