Η σύνταξη μιας επιστολής έξωσης είναι σε μεγάλο βαθμό θέμα ενημέρωσης των ενοικιαστών σχετικά με το νόμο προκειμένου να προστατεύονται τα δικά τους δικαιώματα. Η επιστολή έξωσης πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις σχετικές πληροφορίες και μόνο αυτές τις πληροφορίες. Είναι απολύτως απαραίτητο να συμπεριλάβετε την ημερομηνία κατά την οποία ο ενοικιαστής πρέπει να εκκενώσει το ακίνητο, τον λόγο της έξωσης και μια αναφορά στους σχετικούς νόμους που διέπουν το χρονικό διάστημα που ο ενοικιαστής έχει δικαίωμα διαμονής. Σε ορισμένες χώρες, ο νόμος δεν προστατεύει τους ενοικιαστές και δεν απαιτείται επιστολή έξωσης. Όπου οι ενοικιαστές έχουν δικαιώματα, οι τοπικές νομικές υπηρεσίες μπορούν συνήθως να παρέχουν συμβουλές σχετικά με το πώς να συντάξετε μια επιστολή έξωσης.
Για να ξεκινήσετε, πρέπει να βάλετε το όνομά σας και την ημερομηνία στο γράμμα. Είναι σημαντικό να απευθυνθείτε στους ενοίκους και ονομαστικά. Δεν χρειάζεται να περιλαμβάνονται άτυποι χαιρετισμοί σε μια επιστολή έξωσης.
Πρώτον, η επιστολή πρέπει να περιέχει πληροφορίες σχετικά με το γιατί εκδιώκονται οι ενοικιαστές. Εάν, για παράδειγμα, οι ενοικιαστές εκδιώκονται λόγω παραβίασης της σύμβασης μίσθωσης, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι τεκμηριώνετε με σαφήνεια στην επιστολή ποια ήταν η παράβαση. Κάποιος πρέπει να σημειώσει την ακριβή θέση στη μίσθωση όπου μπορούν να βρεθούν αυτές οι πληροφορίες. Εάν οι ενοικιαστές εκδιώκονται επειδή δεν πληρώνουν ενοίκιο, θα πρέπει να δηλώσετε πόσο καιρό δεν έχει καταβληθεί το ενοίκιο.
Στη συνέχεια, η επιστολή έξωσης θα πρέπει να ζητήσει από τους ενοικιαστές να εκκενώσουν τις εγκαταστάσεις εντός ορισμένου αριθμού ημερών. Οι σχετικοί νόμοι σχετικά με τον αριθμό των απαραίτητων ημερών μπορούν να βρεθούν σε ένα τοπικό δικαστήριο ή ακόμα και σε μια βιβλιοθήκη. Η αναφορά σε αυτούς τους νόμους θα κάνει το γράμμα να ακούγεται πιο επίσημο και θα διασφαλίσει ότι ο ενοικιαστής αντιλαμβάνεται τη σοβαρότητα της κατάστασης. Εάν πρέπει να γίνουν και άλλες ενέργειες, όπως ο καθαρισμός του σπιτιού ή η αφαίρεση φυτών, θα πρέπει να αναφέρονται και σε αυτήν την ενότητα.
Ίσως είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβετε μια προειδοποίηση στην επιστολή σχετικά με το τι θα συμβεί εάν ο ενοικιαστής δεν φύγει. Αν κάποιος σκοπεύει να καλέσει την αστυνομία, για παράδειγμα, αυτό θα πρέπει να αναφέρεται στην επιστολή. Δεν είναι νομικά απαραίτητο να το κάνετε αυτό, αλλά μπορεί να είναι σκόπιμο γιατί κάτι τέτοιο μπορεί να εμποδίσει τον ενοικιαστή να αντισταθεί στην έξωση.
Το γράμμα πρέπει να τελειώνει με μια επίσημη επικύρωση και το όνομα κάποιου. Ολόκληρη η επιστολή θα πρέπει να είναι δακτυλογραφημένη, αλλά και με το χέρι. Η χρήση επαγγελματικής γραμματοσειράς και επαγγελματικού χαρτιού για το γράμμα θα το κάνει να φαίνεται επίσημο. Ουσιαστικά, μια ειδοποίηση έξωσης θα πρέπει να αντιμετωπίζεται όπως κάθε άλλο επαγγελματικό έγγραφο και να αντιπροσωπεύει την επιχείρηση που το στέλνει.
Μετά τη σύνταξη της επιστολής, κάποιος πρέπει να δημιουργήσει ένα αντίγραφο για τα αρχεία του και να παραδώσει την επιστολή με το χέρι στους ενοίκους. Δεν είναι απαραίτητο ο ιδιοκτήτης να παραδώσει την επιστολή προσωπικά, αλλά είναι σημαντικό οι ενοικιαστές να μην μπορούν να ισχυριστούν ότι δεν έλαβαν ποτέ την επιστολή. Εάν οι ενοικιαστές αγνοήσουν την επιστολή, το αντίγραφο που έχει γίνει θα είναι σημαντικό για τις δικαστικές διαδικασίες σχετικά με την έξωση. Η πιθανότητα το έγγραφο να μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε νομικές διαδικασίες καθιστά ιδιαίτερα σημαντική τη χρήση επίσημης γλώσσας στην επιστολή και να μην περιλαμβάνει απειλές, παράλογη γλώσσα ή αποδεικτικά στοιχεία προσωπικών συγκρούσεων.