Το γραφείο αντιπροσωπείας είναι ένα επιχειρηματικό γραφείο με περιορισμένη λειτουργικότητα που ανοίγει σε μια δικαιοδοσία όπου η επιχείρηση δεν έχει ακόμη άδεια λειτουργίας. Αυτός ο τύπος γραφείου μπορεί να ανοίξει σε ορισμένες εγχώριες καταστάσεις, αλλά έχει έναν συγκεκριμένο νομικό ορισμό στις διεθνείς εμπορικές σχέσεις που αναγνωρίζεται στις περισσότερες χώρες σε όλο τον κόσμο. Οι χώρες ορίζουν συνήθως ένα γραφείο αντιπροσωπείας με τον ίδιο τρόπο, αλλά διαφέρουν κάπως ως προς τους τύπους δραστηριοτήτων που το γραφείο είναι εξουσιοδοτημένο να διεξάγει στη χώρα.
Οι επιχειρήσεις πρέπει να έχουν άδεια ή να είναι εγγεγραμμένες για να δραστηριοποιούνται σε κάθε δικαιοδοσία στην οποία σκοπεύει να έχει παρουσία. Η παρουσία δεν είναι απλώς η πώληση αγαθών μέσω ενός αντιπροσώπου στη δικαιοδοσία, όπως ένα κατάστημα λιανικής, αλλά αναφέρεται σε πραγματικές λειτουργίες στη δικαιοδοσία, όπως η διατήρηση ενός γραφείου ή μιας εγκατάστασης παραγωγής. Στις ΗΠΑ, μια επιχείρηση πρέπει πρώτα να εγγραφεί σε μια πολιτεία για να ξεκινήσει τη λειτουργία της και στη συνέχεια να εγγραφεί ως ξένη οντότητα σε οποιαδήποτε πολιτεία σκοπεύει να έχει παρουσία. Μια αμερικανική επιχείρηση που θέλει να ιδρύσει ένα γραφείο ή μια εγκατάσταση στην Κίνα πρέπει να είναι εγγεγραμμένη σωστά στις ΗΠΑ και επίσης να λάβει άδεια από την Κίνα για να δραστηριοποιηθεί ως ξένη οντότητα εντός των συνόρων της.
Στις διεθνείς εμπορικές σχέσεις, μια αλλοδαπή οντότητα που θέλει να εγκαταστήσει δραστηριότητες σε άλλη χώρα ζητά άδεια να ιδρύσει ένα γραφείο αντιπροσωπείας ή ένα υποκατάστημα. Ένα γραφείο αντιπροσωπείας είναι εξουσιοδοτημένο να διεξάγει μόνο ορισμένες περιορισμένες δραστηριότητες στη χώρα υποδοχής. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη διατήρηση της παρουσίας για την εισαγωγή των ανθρώπων στα προϊόντα της επιχείρησης, τη συμμετοχή σε εμπορικές εκθέσεις και τη διανομή δειγμάτων, τη διενέργεια μελετών αγοράς και τη διεξαγωγή άλλων ειδών προκαταρκτικών δραστηριοτήτων που δεν περιλαμβάνουν την κατασκευή ή την πώληση προϊόντων.
Ένα υποκατάστημα έχει σημαντικά περισσότερες εξουσίες για τη διεξαγωγή επιχειρήσεων. Μπορεί να δημιουργήσει πραγματικές λειτουργίες, να αγοράσει και να πουλά προϊόντα και να εκτελέσει τις περισσότερες από τις λειτουργίες που μια εγγεγραμμένη εταιρεία είναι εξουσιοδοτημένη να κάνει από το νόμο. Οι επιχειρήσεις που ιδρύουν υποκαταστήματα σε μια χώρα έχουν δεσμευτεί να παραμείνουν σε αυτήν την αγορά, καθώς η άδεια ίδρυσης υποκαταστήματος κοστίζει συνήθως πολύ περισσότερο από ένα για τη δημιουργία ενός γραφείου αντιπροσωπείας.
Η πιο σημαντική εγχώρια κατάσταση όπου χρησιμοποιείται ο όρος γραφείο αντιπροσωπείας είναι στον τραπεζικό τομέα. Οι τράπεζες υποχρεούνται να λάβουν άδεια λειτουργίας από τη δικαιοδοσία που θα ρυθμίζει τις δραστηριότητές τους. Στις ΗΠΑ, αυτό μπορεί να είναι μια πολιτειακή κυβέρνηση. Εάν λάβει άδεια από ένα κράτος, η τράπεζα μπορεί να λειτουργήσει μόνο εντός αυτού του κράτους. Εάν θέλει να δημιουργήσει παρουσία σε άλλη πολιτεία, μπορεί να δημιουργήσει ένα γραφείο αντιπροσωπείας, αλλά το γραφείο θα μπορεί να παρέχει μόνο ορισμένους τύπους εξυπηρέτησης πελατών, όπως την εκτέλεση εγγράφων δανείου, και δεν μπορεί να δέχεται καταθέσεις ή να πραγματοποιεί άλλες χρηματικές συναλλαγές .