Συνήθως, μια επιστολή απαίτησης για μικρές αξιώσεις συντάσσεται σε επιχειρηματική μορφή. Συνήθως θα πρέπει να συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας, καθώς και το πλήρες όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη που θέλετε. Συνήθως θα χρειαστεί να υπογράψετε και να χρονολογήσετε την επιστολή επίσης. Εκτός από αυτά τα βασικά, μια επιστολή απαίτησης θα πρέπει να αναφέρει σαφώς τον σκοπό της και να υποβάλει αίτημα διακανονισμού εντός συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος. Για να ενημερώσετε τον παραλήπτη ότι σκέφτεστε σοβαρά να αναλάβετε δράση, μπορείτε επίσης να τον ενημερώσετε για το τι σκοπεύετε να κάνετε εάν δεν ικανοποιηθούν οι απαιτήσεις σας.
Η πρώτη παράγραφος μιας επιστολής απαίτησης μικροδιαφορών θα πρέπει συνήθως να περιλαμβάνει μια σαφή δήλωση του ποιος είστε και τι θέλετε. Μπορείτε να συστηθείτε ονομαστικά και να συμπεριλάβετε άλλες ταυτοποιητικές πληροφορίες που σχετίζονται με το όνομά σας με τον παραλήπτη. Εάν, για παράδειγμα, ο παραλήπτης είναι πελάτης της μικρής σας επιχείρησης, είναι λογικό να συστηθείτε ως ιδιοκτήτης της επιχείρησης. Αφού συστηθείτε, μπορείτε στη συνέχεια να δηλώσετε τον σκοπό της επιστολής σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δηλώσετε ότι γράφετε για μια οικονομική αξίωση που έχετε κατά του παραλήπτη.
Η επιστολή σας μπορεί επίσης να εξετάσει εν συντομία τις λεπτομέρειες της υπόθεσης. Εάν, για παράδειγμα, ο παραλήπτης σας οφείλει χρήματα για μια αποστολή προϊόντων, πιθανότατα θα θέλετε να το συμπεριλάβετε στην επιστολή απαίτησής σας. Μπορεί επίσης να κάνετε καλά να δηλώσετε το ακριβές χρηματικό ποσό που σας οφείλει ο παραλήπτης, ώστε να μην υπάρξουν παρεξηγήσεις αργότερα.
Μια επιστολή απαίτησης μικροδιαφορών συνήθως περιλαμβάνει μια συγκεκριμένη απαίτηση καθώς και μια προθεσμία εντός της οποίας θέλετε να γίνει η ενέργεια. Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε από τον παραλήπτη να πληρώσει τα χρήματα που οφείλετε εντός συγκεκριμένου αριθμού εργάσιμων ημερών ή έως μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Αφού δηλώσετε ξεκάθαρα τι περιμένετε από τον παραλήπτη και το χρονικό πλαίσιο που επιτρέπετε για διακανονισμό, μπορείτε να συνεχίσετε γράφοντας ποια θα είναι η επόμενη πορεία ενέργειάς σας εάν δεν συμμορφωθεί. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενημερώσετε τον παραλήπτη ότι θα διεκδικήσετε την αξίωση στο δικαστήριο μικροδιαφορών εάν δεν πληρώσει εντός της προθεσμίας.
Μερικές φορές τα θέματα μικρών αξιώσεων μπορεί να είναι συναισθηματικά φορτισμένα, αλλά μια επιστολή απαίτησης μικρών αξιώσεων υποτίθεται ότι εμμένει στα γεγονότα και διατηρεί έναν σταθερό, επιχειρηματικό τόνο. Συνήθως θα πρέπει να αποφεύγετε συναισθηματικές εξηγήσεις και απειλές. Μπορεί επίσης να κάνετε καλά να αποφύγετε να προσθέτετε περιττές πληροφορίες και λεπτομέρειες, καθώς τα λόγια σας ενδέχεται να χρησιμοποιηθούν εναντίον σας στο δικαστήριο.